Τρόπος χρήσης του παραθύρου ρύθμισης προϋπολογισμών QuickBooks

Αφού καταλήξετε σε έναν προϋπολογισμό, πρέπει να καταγράψετε τον προϋπολογισμό σας στο QuickBooks . Για να δημιουργήσετε έναν νέο προϋπολογισμό στο QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εταιρεία→ Σχεδιασμός και Προϋπολογισμός→ Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Το QuickBooks ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου προϋπολογισμού, που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα, το οποίο χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε έναν νέο προϋπολογισμό. (Στοιχηματίστε ότι δεν θα το μαντέψατε.)

Σημείωση: Εάν έχετε ρυθμίσει προηγουμένως έναν προϋπολογισμό, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών αντί για το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου προϋπολογισμού. Εάν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου προϋπολογισμού.

Το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου προϋπολογισμού

2. Επιλέξτε την περίοδο χρήσης.

Προσδιορίστε το οικονομικό έτος για το οποίο σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε το οικονομικό έτος στο παρεχόμενο πλαίσιο κειμένου. Εάν κάνετε προϋπολογισμό για το οικονομικό έτος 2021, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά για να αλλάξετε το έτος σε 2021.

3. Επιλέξτε εάν θα δημιουργήσετε κέρδος και ζημίες ή προϋπολογισμό ισολογισμού.

Για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό κερδών και ζημιών, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Κέρδη και ζημίες, κάντε κλικ στο Επόμενο και προχωρήστε στο Βήμα 4. Για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό ισολογισμού, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ισολογισμός, κάντε κλικ στο Τέλος και μεταβείτε στο Βήμα 5.

Σημειώστε ότι χρησιμοποιείτε διαφορετική προσέγγιση για τους προϋπολογισμούς κερδών και ζημιών και τους προϋπολογισμούς ισολογισμού. Για τους προϋπολογισμούς κερδών και ζημιών, υπολογίζετε το ποσό των αναμενόμενων εσόδων ή εξόδων για τον λογαριασμό για τον μήνα. Για τους προϋπολογισμούς του ισολογισμού, υπολογίζετε το υπόλοιπο του τελικού λογαριασμού: το υπόλοιπο του τελικού λογαριασμού που αναμένεται για το περιουσιακό στοιχείο, το παθητικό ή τον λογαριασμό ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη στο τέλος του μήνα.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Πρόσθετα κριτήρια προϋπολογισμού κέρδους και ζημίας (δείτε την παρακάτω εικόνα), καθορίστε πρόσθετα κριτήρια προϋπολογισμού κέρδους και ζημίας και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εάν επιλέξατε να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό κερδών και ζημιών στο Βήμα 3, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Πελάτης:Εργασία για να επεκτείνετε περαιτέρω τον προϋπολογισμό σας ώστε να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες εργασίας. επιλέξτε το κουμπί επιλογής Class για να συμπεριλάβετε τάξεις στον προϋπολογισμό σας. ή απλώς επιλέξτε το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσθετα κριτήρια.

Σημείωση: Για τον προϋπολογισμό ανά τάξη, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση τάξης.

Οι επιλογές πρόσθετων κριτηρίων προϋπολογισμού κέρδους και ζημίας

5. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου προϋπολογισμού (δείτε την παρακάτω εικόνα), επιλέξτε εάν θα δημιουργήσετε τον προϋπολογισμό από την αρχή ή προηγούμενα δεδομένα.

Για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό από την αρχή και να ξεκινήσετε με μια καθαρή σελίδα, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία προϋπολογισμού από το μηδέν. Για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό με βάση τα πραγματικά δεδομένα σας από το προηγούμενο έτος, επιλέξτε το κουμπί επιλογής με τίτλο Δημιουργία προϋπολογισμού από τα πραγματικά δεδομένα του προηγούμενου έτους.

Επιλέγοντας εάν θα δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό από την αρχή

6. Κάντε κλικ στο Τέλος όταν τελειώσετε.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών

Πώς να εργαστείτε με έναν υπάρχοντα προϋπολογισμό

Για να επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα προϋπολογισμό στο QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εταιρεία→ Σχεδιασμός & Προϋπολογισμός→ Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών. Χρησιμοποιείτε αυτό το παράθυρο για να καταγράψετε το ποσό που αναμένετε για κάθε έσοδο και έξοδο για κάθε μήνα κατά τη διάρκεια του έτους κατά το οποίο σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό.

2. Επιλέξτε έναν προϋπολογισμό ή δημιουργήστε έναν νέο.

Επιλέξτε τον προϋπολογισμό με τον οποίο θέλετε να εργαστείτε από την αναπτυσσόμενη λίστα Προϋπολογισμός στο επάνω μέρος του παραθύρου. Για να δημιουργήσετε έναν νέο προϋπολογισμό (μπορείτε να έχετε όσους προϋπολογισμούς θέλετε), κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού. Για βοήθεια σχετικά με τη δημιουργία νέου προϋπολογισμού, ανατρέξτε στην προηγούμενη ενότητα.

3. (Προαιρετικό) Επιλέξτε πελάτη.

Συνήθως κάνετε προϋπολογισμό βάσει λογαριασμού. Εάν θέλετε να κάνετε τον προϋπολογισμό με περισσότερες λεπτομέρειες, υπολογίζοντας επίσης ποσά για πελάτες, θέσεις εργασίας ή τάξεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τρέχων πελάτης:Εργασία για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους πελάτες από τους οποίους αναμένετε έσοδα ή για τους οποίους δαπανάτε κόστος.

Σημείωση: Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας "Πελάτης: Εργασία" δεν εμφανίζεται εκτός εάν, όταν δημιουργήσατε τον προϋπολογισμό με τον οποίο εργάζεστε τώρα, υποδείξατε ότι θέλετε να κάνετε προϋπολογισμό ανά πελάτη.

4. Καταγράψτε τα προϋπολογιζόμενα ποσά για κάθε μήνα της χρήσης.

Πληκτρολογήστε τα ποσά που θέλετε να εγγραφείτε στον προϋπολογισμό για κάθε λογαριασμό στις κατάλληλες στήλες μήνα. Και πάλι, να θυμάστε ότι οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων εγγράφονται στον προϋπολογισμό ως το αναμενόμενο ποσό για τον μήνα. Τα ποσά του ενεργητικού, του παθητικού και των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη εγγράφονται στον προϋπολογισμό ως το τελικό υπόλοιπο του λογαριασμού που αναμένεται για το μήνα.

Για να αντιγράψετε το ποσό που έχει προϋπολογιστεί για ένα μήνα στα πλαίσια κειμένου για τους επόμενους μήνες, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή σε ολόκληρη.

5. (Προαιρετικό) Προσαρμόστε τα ποσά σειρών.

Εάν διαπιστώσετε ότι το ετήσιο σύνολο για έναν λογαριασμό δεν είναι αυτό που θέλετε, μπορείτε να επιστρέψετε και να αλλάξετε τα ποσά για κάθε μήνα, ώστε να αθροίζονται στο σωστό σύνολο ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή ποσών σειρών . Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Adjust Row Amounts, που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Έναρξη στο για να επιλέξετε τον μήνα με τον οποίο θέλετε να ξεκινήσετε (είτε τον πρώτο μήνα είτε τον τρέχοντα επιλεγμένο μήνα). Στη συνέχεια, επιλέξτε εάν θέλετε να αυξήσετε ή να μειώσετε τα ποσά που έχουν προϋπολογιστεί και κατά πόσο (εισάγοντας ένα ποσό σε δολάρια ή ένα ποσοστό). Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε. Το QuickBooks κλείνει το παράθυρο διαλόγου.

Το παράθυρο διαλόγου Adjust Row Amounts

6. Επαναλάβετε όσο χρειάζεται.

Επαναλάβετε τα βήματα 3 έως 5 για κάθε έναν από τους λογαριασμούς για τους οποίους θέλετε να καταγράψετε ποσά που έχουν προϋπολογιστεί.

Ναι, το ξέρω, είναι πολλή δουλειά. Για να ξέρετε, σε μεγάλες εταιρείες με εκατοντάδες ή χιλιάδες υπαλλήλους, δύο ή τρία άτομα περνούν μεγάλο μέρος ή ακόμα και όλο το χρόνο τους δουλεύοντας με τα δεδομένα που έχουν προϋπολογιστεί.