Τρόπος χρέωσης χρόνου στο QuickBooks 2021

Τις περισσότερες φορές, τα στοιχεία γραμμής που εμφανίζονται στα τιμολόγια του QuickBooks είναι στοιχεία που περιγράφετε στη λίστα Στοιχείων και, στη συνέχεια, ποσοτικοποιείτε απευθείας στο τιμολόγιο. Ωστόσο, σε ορισμένες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, ενδέχεται να πουλήσετε πολλές μονάδες του ίδιου προϊόντος. Μια δικηγόρος μπορεί να πουλάει ώρες ή μερικές ώρες νομικών συμβουλών και αυτός ο χρόνος μπορεί να είναι ό,τι πουλάει. Μια CPA μπορεί να πουλάει ώρες εργασίας συμβουλευτικής, λογιστικής ή φορολογικής προετοιμασίας.

Υπό αυτές τις συνθήκες, δεν θέλετε να αποστέλλεται ένα τιμολόγιο στον πελάτη με μια γραμμή που να λέει, για παράδειγμα, "Νομικές υπηρεσίες, 100 ώρες, 20.000 $" — εκτός εάν δεν θέλετε να παραμείνετε στην επιχείρηση. Αντίθετα, θέλετε ένα τιμολόγιο που να αναφέρει λεπτομερώς καθεμία από τις εργασίες που εκτέλεσε ο δικηγόρος: σχεδιασμός ακινήτων για 1,5 ώρα, αναθεώρηση σύμβασης για 4 ώρες, προετοιμασία νέας μίσθωσης ακινήτων για 2 ώρες κ.λπ. Για να παρέχετε αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας — λεπτομέρεια που βρίσκεται πραγματικά κάτω από το στοιχείο — χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα QuickBooks Time Tracking.

Το QuickBooks παρέχει δύο μεθόδους για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται που θα χρεωθεί σε ένα τιμολόγιο ως είδος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εβδομαδιαίο φύλλο ώρας ή μπορείτε να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μεμονωμένες δραστηριότητες. Περιγράφω εν συντομία πώς λειτουργούν και οι δύο μέθοδοι παρακολούθησης χρόνου. ούτε είναι δύσκολο. Οι επαγγελματίες πάροχοι υπηρεσιών (λογιστές, δικηγόροι, σύμβουλοι, αρχιτέκτονες, κ.λπ.) που χρεώνουν με βάση τον χρόνο που αφιερώνουν θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσουν μία από αυτές τις δυνατότητες για να βεβαιωθούν ότι διατηρούν ακριβή αρχεία του χρόνου που αφιερώνουν στην εργασία για έναν πελάτη ή πελάτη.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου

Για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου, επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Εβδομαδιαίου Φύλλου Χρονολογίου, που εμφανίζεται. Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου, χρησιμοποιήστε πρώτα το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε τον υπάλληλο, τον πωλητή ή άλλο άτομο που εκτελεί την υπηρεσία.

Θα πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε το όνομα αυτού του ατόμου από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα. Εάν δεν μπορείτε να επιλέξετε το όνομα του ατόμου από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα, πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο. Στη συνέχεια, όταν σας ζητηθεί, πείτε στο QuickBooks σε ποια λίστα (υπάλληλος, προμηθευτής ή άλλα ονόματα) πρέπει να προστεθεί το όνομα. Αφού προσθέσετε το όνομα του ατόμου που εκτέλεσε την εργασία, χρησιμοποιήστε τις στήλες του παραθύρου του Εβδομαδιαίου Φύλλου Χρονολογίου για να περιγράψετε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελέστηκε η εργασία, τον κωδικό υπηρεσίας, μια σύντομη περιγραφή ή σημείωση, το στοιχείο μισθοδοσίας ( εάν χρησιμοποιείτε QuickBooks για μισθοδοσία), την τάξη (αν παρακολουθείτε μαθήματα) και στη συνέχεια τις ώρες που ξοδεύετε ανά ημέρα.

Μπορείτε να εισαγάγετε όσες γραμμές θέλετε στο παράθυρο του Εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου. Κάθε γραμμή εμφανίζεται ξεχωριστά σε ένα τιμολόγιο. Οι πληροφορίες σημειώσεων εμφανίζονται στην περιοχή περιγραφής του τιμολογίου. Για το λόγο αυτό, θέλετε να χρησιμοποιήσετε κατάλληλες και περιγραφικές σημειώσεις.

Το παράθυρο του εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου

Χρονομέτρηση μεμονωμένες δραστηριότητες

Εάν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες υπηρεσίας καθώς πραγματοποιούνται, επιλέξτε Πελάτες→ Εισαγωγή ώρας→ Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Time/Enter Single Activity, όπως φαίνεται.

Το παράθυρο διαλόγου Time/Enter Single Activity

Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μεμονωμένη δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτέλεσε την υπηρεσία. Στο πλαίσιο Customer:Job, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελέστηκε η υπηρεσία. Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και (εάν παρακολουθείτε έναν υπάλληλο) το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο Μισθοδοσίας. Εάν παρακολουθείτε τάξεις, προβλέψιμα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σημειώσεις για να καταγράψετε μια σύντομη, κατάλληλη περιγραφή της υπηρεσίας. Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, επομένως να είστε προσεκτικοί σχετικά με το τι γράφετε.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε τον χρόνο που αφιερώσατε στην υπηρεσία:

• Καταγραφή χρόνου χειροκίνητα. Μπορείτε να καταγράψετε με μη αυτόματο τρόπο τον χρόνο που αφιερώνεται σε μια δραστηριότητα χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Διάρκεια για να εισαγάγετε την ώρα. Εάν αφιερώσατε 10 λεπτά, για παράδειγμα, εισαγάγετε 0:10 στο πλαίσιο Διάρκεια. Εάν αφιερώσατε 3 ώρες και 40 λεπτά, εισαγάγετε 3:40 στο πλαίσιο Διάρκεια.
• Ζητήστε από το QuickBooks να καταγράψει την ώρα. Μπορείτε επίσης να βάλετε το QuickBooks να καταγράφει τον χρόνο που αφιερώσατε στη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια όταν ξεκινάτε τη δραστηριότητα και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα. Εάν θέλετε να θέσετε σε παύση το χρονόμετρο (για παράδειγμα, ενώ δέχεστε μια τηλεφωνική κλήση), κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

Αφού χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Time/Enter Single Activity για να περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε, κάντε κλικ στο κουμπί Save & New ή Save & Close για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Billable (στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου) είναι επιλεγμένο. Επιλέγοντας το πλαίσιο Χρεώσιμη, λέτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει να διατηρήσει αυτό το αρχείο μιας χρεώσιμης δραστηριότητας για να συμπεριληφθεί αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο, τα οποία εμφανίζονται στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου, για να σελιδοποιήσετε εμπρός και πίσω στα αρχεία του χρονισμού της δραστηριότητάς σας. Σημειώστε, επίσης, ότι είναι διαθέσιμο ένα κουμπί Ορθογραφίας. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να ελέγξετε ορθογραφικά την περιγραφή των σημειώσεων που εισάγετε — κάτι που είναι καλή ιδέα, επειδή αυτές οι πληροφορίες θα εμφανιστούν αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Πώς να συμπεριλάβετε τον χρεώσιμο χρόνο σε ένα τιμολόγιο

Για να προσθέσετε χρεώσιμο χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε το τιμολόγιο με τον συνήθη τρόπο, όπως περιέγραψα προηγουμένως. Αφού προσδιορίσετε τον πελάτη (εάν έχετε εισαγάγει ώρα για τον πελάτη) και εάν παρακολουθείτε το κόστος για τον πελάτη, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά εάν θέλετε να χρεώσετε τον χρόνο ή το κόστος. Εάν απαντήσετε ναι, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους, που εμφανίζεται εδώ.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους

Η καρτέλα Ώρα αυτού του πλαισίου διαλόγου εμφανίζει καθεμία από τις φορές που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη. Για να προσθέσετε αυτούς τους χρόνους στο τιμολόγιο, κάντε κλικ στη στήλη Χρήση για την ώρα. (Η στήλη Χρήση είναι η πιο αριστερή στήλη, που εμφανίζει ένα σημάδι επιλογής.) Ή, εάν θέλετε να επιλέξετε όλες τις φορές, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks προσθέτει καθεμία από αυτές τις χρεώσιμες ώρες στο τιμολόγιο ως ξεχωριστές γραμμές. Αυτό το σχήμα δείχνει πώς εμφανίζονται οι πληροφορίες χρεώσιμης ώρας στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

Το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, χρέωση για χρεώσιμο χρόνο

Εάν αφήσετε μη επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Εκτύπωση επιλεγμένου χρόνου και κόστους ως ένα στοιχείο τιμολογίου, το QuickBooks τοποθετεί κάθε φορά που καταγράφετε τη σύνδεσή σας σε ξεχωριστή γραμμή του τιμολογίου, όπως φαίνεται. Ωστόσο, εάν επιλέξετε το πλαίσιο, το QuickBooks σάς επιτρέπει να συνδυάσετε μεμονωμένες εγγραφές χρόνου σε ένα μόνο στοιχείο γραμμής τιμολογίου. (Μπορεί να θέλετε να πειραματιστείτε λίγο με αυτήν τη δυνατότητα αν σας ενδιαφέρει.)

Μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αντικείμενα, Έξοδα ή Χιλιόμετρα για να δείτε λίστες των αντικειμένων, των εξόδων από την τσέπη σας ή των επαγγελματικών μιλίων που πραγματοποιήθηκαν για λογαριασμό ενός πελάτη. Προσθέτετε χρεώσεις σε ένα τιμολόγιο για τέτοιου είδους πράγματα με τον ίδιο τρόπο που προσθέτετε χρεώσεις για το χρόνο. Μπορείτε ακόμη να εφαρμόσετε μια σήμανση στα έξοδά σας από την τσέπη σας. Παρεμπιπτόντως, εάν θέλετε να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους και προβάλλετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρόνου/κόστους, που εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.