Τρόπος ορισμού γενικών λογιστικών επιλογών στο QuickBooks 2013

Η καρτέλα Εταιρικές Προτιμήσεις του QuickBooks 2013 παρέχει τα ακόλουθα πέντε πλαίσια ελέγχου γενικής λογιστικής, καθώς και προειδοποιήσεις ημερομηνίας και ρυθμίσεις ημερομηνίας κλεισίματος. (Τα πλαίσια ελέγχου είναι πιθανώς αυτονόητα για οποιονδήποτε έχει κάνει λίγη λογιστική με το QuickBooks, αλλά για τους νέους χρήστες QuickBooks, ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή του τι κάνει ο καθένας.)

• Χρήση αριθμών λογαριασμού: Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση αριθμών λογαριασμού, εάν επιλεγεί, σας δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε έναν αριθμό λογαριασμού για μια συναλλαγή. Το συσχετισμένο πλαίσιο ελέγχου, Εμφάνιση μόνο του χαμηλότερου δευτερεύοντος λογαριασμού, λέει στο QuickBooks να εμφανίζει μόνο το όνομα και τον αριθμό λογαριασμού ενός δευτερεύοντος λογαριασμού (εάν χρησιμοποιείτε έναν) αντί για την πλήρη κληρονομιά του λογαριασμού.

  Εάν χρησιμοποιείτε πολλά επίπεδα δευτερευόντων λογαριασμών, αυτή η επιλογή μπορεί πραγματικά να καθαρίσει τις προβολές, διευκολύνοντας τον προσδιορισμό του λογαριασμού που κοιτάζετε.

• Απαιτούνται λογαριασμοί: Το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί, εάν επιλεγεί, ενημερώνει το QuickBooks ότι πρέπει να καθορίσετε έναν λογαριασμό για μια συναλλαγή. Αυτό βγάζει νόημα. Εάν δεν χρησιμοποιείτε λογαριασμούς για να παρακολουθείτε τα ποσά που εισρέουν και εξέρχονται από την επιχείρηση, δεν κάνετε πραγματικά λογιστική. Δεν θα είχε ποτέ νόημα να αποεπιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί.

• Χρήση παρακολούθησης κλάσης για συναλλαγές: Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης σάς επιτρέπει να πείτε στα QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε όχι μόνο λογαριασμούς για την παρακολούθηση των οικονομικών σας πληροφοριών, αλλά και τάξεις. Οι τάξεις σάς επιτρέπουν να διαχωρίζετε τις πληροφορίες σε επίπεδο λογαριασμού με άλλο τρόπο. Αυτό ακούγεται περίπλοκο, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλό.

  Η λίστα λογαριασμών, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδα ανά κατηγορίες εσόδων και εξόδων. Μπορείτε να παρακολουθείτε τα έξοδα χρησιμοποιώντας κατηγορίες όπως μισθοί, ενοίκιο και προμήθειες. Επομένως, οι τάξεις σάς παρέχουν έναν τρόπο να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες σε άλλη διάσταση.

  Για παράδειγμα, μπορείτε να διαιρέσετε το κόστος των μισθών σε εκείνους τους μισθούς που δαπανήθηκαν για δύο διαφορετικές τοποθεσίες της επιχείρησής σας. Ένας εστιάτορας με δύο εστιατόρια μπορεί να θέλει να το κάνει αυτό. Σημειώστε ότι το QuickBooks παρέχει επίσης ένα πλαίσιο που μπορείτε να επιλέξετε για να υποδείξετε ότι το QuickBooks θα σας ζητήσει να εκχωρήσετε τάξεις.

• Αυτόματη εκχώρηση γενικού αριθμού καταχώρισης ημερολογίου : Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να εκχωρεί αριθμούς στις γενικές εγγραφές ημερολογίου που εισάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Δημιουργία καταχώρισης ημερολογίου. Θέλετε να αφήσετε επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου. Οι γενικές εγγραφές ημερολογίου, παρεμπιπτόντως, συνήθως καταχωρούνται από το CPA σας ή τον επαγγελματία λογιστή σας.

• Προειδοποίηση κατά τη δημοσίευση μιας συναλλαγής σε αδιανέμητα κέρδη: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου ενημερώνει το QuickBooks να εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα κάθε φορά που εσείς ή κάποιος άλλος επιχειρεί να χρεώσει ή να πιστώσει απευθείας τον λογαριασμό κερδών εις νέο. (Κανονικά, δεν θέλετε να χρεώσετε ή να πιστώσετε απευθείας τον λογαριασμό κερδών εις νέο και μόνο εξειδικευμένοι λογιστές θα εισάγουν τις συναλλαγές απευθείας στα κέρδη εις νέο σε κάθε περίπτωση.)

• Προειδοποιήσεις ημερομηνίας: Τα πλαίσια Προειδοποιήσεις ημερομηνίας ενημερώνουν το QuickBooks να σας προειδοποιεί όταν εσείς ή κάποιος άλλος εισάγετε μια συναλλαγή με μια ημερομηνία πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Εάν επισημάνετε οποιοδήποτε από τα πλαίσια Προειδοποιήσεις ημερομηνίας, θέλετε επίσης να καθορίσετε πόσες ημέρες βρίσκονται πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον.

• Ρυθμίσεις ημερομηνίας κλεισίματος: Το πλαίσιο Ημερομηνία κλεισίματος σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε μια ημερομηνία πριν από την οποία δεν είναι δυνατή η αλλαγή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Με άλλα λόγια, εάν ορίσετε την ημερομηνία κλεισίματος στις 31 Δεκεμβρίου 2011, λέτε στο QuickBooks ότι δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks πριν από αυτήν την ημερομηνία.

  Αυτό σημαίνει ότι κάποιος δεν μπορεί να τροποποιήσει μια συναλλαγή που έχει ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματός σας χωρίς να λάβει ένα τρομακτικό προειδοποιητικό μήνυμα. Σημαίνει επίσης ότι κάποιος δεν μπορεί να εισαγάγει μια συναλλαγή χρησιμοποιώντας μια ημερομηνία πριν από αυτήν την ημερομηνία κλεισίματος.

  Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας/κωδικού πρόσβασης για να εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να καθορίσετε μια ημερομηνία λήξης και να δημιουργήσετε τον κωδικό πρόσβασης που απαιτείται όταν κάποιος θέλει να προσθέσει μια παλιά συναλλαγή ή να τροποποιήσει μια παλιά συναλλαγή.

Πριν από πολύ καιρό, οι προηγούμενες εκδόσεις του QuickBooks σάς επιτρέπουν επίσης να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε μια λειτουργία διαδρομής ελέγχου χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας στις Προτιμήσεις Λογιστικής. Ωστόσο, όλες οι πρόσφατες εκδόσεις του QuickBooks παρέχουν μια συνεχή διαδρομή ελέγχου, έτσι ώστε να μην βλέπετε πλέον λογιστική προτίμηση πλαισίου ελέγχου Ιχνηλάτησης ελέγχου.

Μια διαδρομή ελέγχου, παρεμπιπτόντως, απλώς διατηρεί μια λίστα με το ποιος κάνει ποιες αλλαγές στις συναλλαγές. Οι λογιστές, όπως ήταν αναμενόμενο, λατρεύουν τα μονοπάτια ελέγχου. Τα ίχνη ελέγχου επιτρέπουν σε κάποιον, όπως το CPA σας, να εισέλθει εκ των υστέρων και να καταλάβει γιατί ένα υπόλοιπο λογαριασμού είναι αυτό που είναι.