Τρόπος κοινής χρήσης αρχείων QuickBooks 2020

Εντάξει, εδώ είναι μια ωραία συμφωνία: Στο QuickBooks, μπορείτε να ρυθμίσετε δικαιώματα χρήστη, τα οποία σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε ποιος έχει πρόσβαση σε ποιες περιοχές των αρχείων σας QuickBooks. Στην πραγματικότητα, μπορείτε επίσης να εργαστείτε με το αρχείο QuickBooks σε δίκτυο και σε περιβάλλον πολλαπλών χρηστών, χρησιμοποιώντας μια ισχυρή δυνατότητα που ονομάζεται κλείδωμα εγγραφών.

Εάν εργάζεστε σε δίκτυο και πρέπει να χρησιμοποιήσετε ή απλώς θέλετε να μάθετε για τις δυνατότητες δικτύου QuickBooks, διαβάστε αυτό το άρθρο. Εάν είστε ο μόνος που χρησιμοποιεί QuickBooks, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το άρθρο.

Κοινή χρήση αρχείου QuickBooks σε δίκτυο

Δύο σημαντικά χαρακτηριστικά τροφοδοτούν τη δυνατότητα δικτύου πολλών χρηστών QuickBooks: δικαιώματα χρήστη και κλείδωμα εγγραφών. Η λειτουργία αδειών χρήστη δίνει σε πολλούς χρήστες ενός αρχείου QuickBooks μοναδικές ρυθμίσεις αδειών για πρόσβαση σε διαφορετικές περιοχές του QuickBooks. Το κλείδωμα εγγραφής, η δεύτερη δυνατότητα, επιτρέπει σε περισσότερα από ένα άτομα να συνδέονται και να εργάζονται ταυτόχρονα σε ένα αρχείο QuickBooks.

Δικαιώματα χρήστη

Το QuickBooks σάς δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε δικαιώματα χρήστη, έτσι ώστε να μπορείτε να δώσετε διαφορετικά προνόμια σε διαφορετικούς χρήστες QuickBooks. Η Jane Owner μπορεί να είναι σε θέση να κάνει ό,τι θέλει επειδή, μεταφορικά μιλώντας, είναι ο Da Man. Ο Joe Clerk, ωστόσο, μπορεί να μπορεί να εισάγει μόνο λογαριασμούς. Ο Joe, ένας ταπεινός υπάλληλος με ίσως αμφίβολη κρίση και διακριτικότητα, μπορεί να μην έχει τη δυνατότητα να δει την κατάσταση κερδών και ζημιών της εταιρείας, να εκτυπώσει επιταγές ή να καταγράψει πληρωμές πελατών. Αυτή η ιδέα έχει νόημα σε πρακτικό επίπεδο, σωστά; Σε μια κατάσταση στην οποία πολλά άτομα έχουν πρόσβαση στο αρχείο QuickBooks, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι εμπιστευτικές πληροφορίες παραμένουν εμπιστευτικές.

Θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι δεν μπορούν ηθελημένα ή ακούσια να αλλοιώσουν τα οικονομικά σας αρχεία. Δεν θέλετε κάποιος να εισάγει λανθασμένα δεδομένα (ίσως επειδή σκοντάφτει σε κάποια περιοχή του προγράμματος QuickBooks όπου δεν έχει καμία δουλειά). Και δεν θέλετε κάποιος να καταγράφει δόλια συναλλαγές — όπως ψεύτικες επιταγές — ώστε να μπορεί να πληρώσει μετρητά.

Νομίζω ότι αν αναλογιστείτε αυτά τα δικαιώματα χρήστη, θα συνειδητοποιήσετε ότι "Ε, ναι, αυτό έχει νόημα!" Οπότε δεν θα μιλήσω πολύ γι' αυτό. Επιτρέψτε μου να ολοκληρώσω ρίχνοντας μερικές γενικές παρατηρήσεις σχετικά με το πώς αποφασίζετε ποια δικαιώματα χρήστη είναι κατάλληλα:

• Εμπιστευτικότητα δεδομένων: Αυτό το ζήτημα πιθανώς έχει να κάνει περισσότερο με τη φιλοσοφία διαχείρισης σας. Όσο πιο ανοιχτοί είστε σε πράγματα, τόσο λιγότερο πιθανότατα θα πρέπει να ανησυχείτε για τους ανθρώπους που κατασκοπεύουν πράγματα. Θέλω να επισημάνω, ωστόσο, ότι η μισθοδοσία είναι πάντα ένα ευαίσθητο θέμα. Αν όλοι γνωρίζουν τι πληρώνονται όλοι οι άλλοι, προκύπτουν μερικές ενδιαφέρουσες συζητήσεις — αλλά το ήξερες ήδη.
• Καταστροφή δεδομένων: Όσον αφορά την καταστροφή δεδομένων, πρέπει να γνωρίζετε ότι οι άνθρωποι συνήθως εφαρμόζουν δύο γενικούς κανόνες:
  • Μην δίνετε στους ανθρώπους πρόσβαση σε εργαλεία που δεν ξέρουν να χρησιμοποιούν. Αυτό ζητά μόνο κόπο.
  • Βεβαιωθείτε ότι κανένα άτομο δεν μπορεί να περιπλανηθεί χωρίς επίβλεψη σε κάποια περιοχή του λογιστικού συστήματος — ειδικά εάν αυτό το άτομο καταγράφει ή χειρίζεται μετρητά.

Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ένα σύστημα φίλων στο οποίο οι άνθρωποι κάνουν πράγματα μαζί, έτσι ώστε οι άνθρωποι να ελέγχουν πάντα τη δουλειά των άλλων - ακόμα και έμμεσα. Μπορεί ο Τζο να καταγράφει έναν λογαριασμό, αλλά η Τζέιν πάντα κόβει την επιταγή για να πληρώσει τον λογαριασμό. Ίσως ο Raul καταγράφει τιμολόγια πελατών, αλλά ο Chang τα στέλνει. Μπορεί ο Σαούλ να καταγράφει τις αποδείξεις μετρητών, αλλά η Μπεθ τις καταθέτει. Βλέπεις το μοτίβο, σωστά; Αν δύο άτομα ασχολούνται με ένα συγκεκριμένο οικονομικό γεγονός - και πάλι, ειδικά ένα που περιλαμβάνει μετρητά - είναι πολύ καλή ιδέα ο Τζο και η Τζέιν, ο Ραούλ και ο Τσανγκ και ο Σαούλ και η Μπεθ να κοιτάξουν ο ένας πάνω από τους ώμους του άλλου.

Κλείδωμα αρχείων

Ο ευκολότερος τρόπος για να κατανοήσετε το κλείδωμα εγγραφών είναι να το συγκρίνετε με την άλλη ποικιλία κλειδώματος: το κλείδωμα αρχείων. Τα περισσότερα άλλα προγράμματα χρησιμοποιούν κλείδωμα αρχείων. Κλείδωμα αρχείουσημαίνει ότι εάν ένα άτομο στο δίκτυο έχει, ας πούμε, ανοιχτό ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου, κανένας άλλος στο δίκτυο δεν μπορεί να ανοίξει και στη συνέχεια να επεξεργαστεί αυτό το έγγραφο. Άλλοι μπορεί να μπορούν να ανοίξουν ένα αντίγραφο του εγγράφου που μπορούν να αποθηκεύσουν στους υπολογιστές τους, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν το αρχικό έγγραφο. Το λειτουργικό σύστημα κλειδώνει το αρχικό έγγραφο (το αρχείο) έτσι ώστε μόνο ένα άτομο να μπορεί να χαζεύει το αρχείο κάθε φορά. Αυτό το κλείδωμα διασφαλίζει την ακεραιότητα των δεδομένων και τις αλλαγές που κάνουν οι άνθρωποι στα δεδομένα. (Αν αυτή η δουλειά σχετικά με τη διασφάλιση της ακεραιότητας φαίνεται περίεργη, σκεφτείτε τη δυσκολία να βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές και των δύο ατόμων καταλήγουν σε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου που επεξεργάζονται και τα δύο άτομα ταυτόχρονα.)

Το κλείδωμα της εγγραφής λειτουργεί διαφορετικά. Με το κλείδωμα εγγραφής, περισσότερα από ένα άτομα στο δίκτυο μπορούν να ανοίξουν και να επεξεργαστούν το ίδιο αρχείο ταυτόχρονα, αλλά μόνο ένα άτομο μπορεί να εργαστεί με μια συγκεκριμένη εγγραφή.

Μια εγγραφή είναι μέρος ενός αρχείου. Σε ένα αρχείο λογαριασμών που οφείλετε σε προμηθευτές, για παράδειγμα, το αρχείο είναι ολόκληρη η συλλογή λογαριασμών. Οι μεμονωμένοι λογαριασμοί είναι εγγραφές μέσα στο αρχείο και περισσότερα από ένα άτομα μπορούν να ανοίξουν το αρχείο λογαριασμών. Ωστόσο, οι μεμονωμένοι λογαριασμοί - τα μεμονωμένα αρχεία που απαρτίζουν το αρχείο - κλειδώνονται όταν ένα άτομο αρπάζει ένα αρχείο.

Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να ακούγονται σαν υπερβολική σύγχυση, αλλά η διαφοροποίηση μεταξύ αρχείων και εγγραφών μέσα σε ένα αρχείο είναι αυτό που καθιστά δυνατή την κοινή χρήση αρχείων. Στο QuickBooks, για παράδειγμα, εάν η Jane εισάγει έναν λογαριασμό για την Alpha Company σε ένα αρχείο, ο Joe μπορεί να επεξεργαστεί έναν λογαριασμό για την Beta Corporation επειδή οι δύο λογαριασμοί είναι διαφορετικές εγγραφές. Λόγω του κλειδώματος των δίσκων, ωστόσο, η Τζέιν δεν μπορεί να ξεγελάσει τον λογαριασμό Beta Corporation που επεξεργάζεται ο Τζο. Και ο Τζο - πάλι, λόγω του κλειδώματος των δίσκων - δεν μπορεί να ασχοληθεί με τον λογαριασμό της Alpha Company που εισάγει η Τζέιν.

Γενικότερα, δεν υπάρχουν δύο άτομα που μπορούν να επεξεργαστούν την ίδια εγγραφή σε ένα αρχείο ταυτόχρονα. Το κλείδωμα εγγραφής επιτρέπει στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν ένα αρχείο σε περιβάλλον πολλών χρηστών, επειδή επιτρέπει σε περισσότερα από ένα άτομα να εργάζονται με ένα αρχείο.

Εγκατάσταση QuickBooks για χρήση δικτύου

Για να εγκαταστήσετε το QuickBooks για χρήση δικτύου, πρέπει πρώτα να εγκαταστήσετε το QuickBooks σε όλους τους υπολογιστές του δικτύου που πρέπει να έχουν πρόσβαση και να εργαστούν με το αρχείο QuickBooks. Αυτή η εργασία δεν είναι δύσκολη. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε το QuickBooks με φανταχτερό τρόπο για να μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία QuickBooks.

Πρέπει να αγοράσετε ένα αντίγραφο του QuickBooks για κάθε υπολογιστή που πρόκειται να εκτελέσει το πρόγραμμα. Εάν έχετε τρεις υπολογιστές στους οποίους θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks, πρέπει να αγοράσετε τρία αντίγραφα QuickBooks. Ή θα μπορούσατε να αγοράσετε μια ειδική έκδοση πολλαπλών θέσεων άδειας χρήσης του QuickBooks. Εάν επιχειρήσετε να εγκαταστήσετε ένα μόνο αντίγραφο του QuickBooks (με έναν κωδικό κλειδιού) σε πολλούς υπολογιστές, το QuickBooks δεν θα επιτρέψει σε δύο υπολογιστές που χρησιμοποιούν τον ίδιο κωδικό κλειδιού να μοιράζονται ένα αρχείο σε λειτουργία πολλών χρηστών.

Όταν δημιουργείτε το αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε το αρχείο σε μια τοποθεσία όπου οι άλλοι χρήστες του QuickBooks έχουν πρόσβαση σε αυτό. Δηλαδή, ίσως χρειαστεί να αποθηκεύσετε το αρχείο σε έναν διακομιστή. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε το αρχείο σε έναν υπολογιστή-πελάτη, αρκεί να ορίσετε δικαιώματα κοινής χρήσης είτε για το φάκελο είτε για τη μονάδα δίσκου στην οποία αποθηκεύετε το αρχείο QuickBooks.

Ένα άλλο σημαντικό πράγμα: Όποιος δημιουργεί το αρχείο QuickBooks γίνεται αυτόματα ο διαχειριστής του αρχείου. Ο διαχειριστής του αρχείου έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές του αρχείου και ρυθμίζει τους άλλους χρήστες αρχείων, επομένως δεν θέλετε να ρυθμίσει κανείς το αρχείο QuickBooks. Είτε ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης είτε ο επικεφαλής του λογιστή είναι κατάλληλοι για αυτή τη δουλειά. Σε κάθε περίπτωση, το άτομο που δημιουργεί το αρχείο θα πρέπει να είναι ένα αξιόπιστο τακτικό στο γραφείο, το οποίο είναι εύκολο να επικοινωνήσει για τυχόν ερωτήσεις ή προβλήματα που προκύψουν. Επίσης, αυτό το άτομο πιθανότατα θα πρέπει να έχει ισχυρό υπόβαθρο στη λογιστική. Δείτε την παρακάτω ενότητα για περισσότερες λεπτομέρειες.

Ρύθμιση δικαιωμάτων χρήστη

Μπορείτε να πείτε στο QuickBooks ποιος άλλος θα χρησιμοποιήσει το αρχείο και να ορίσετε δικαιώματα για αυτά τα άλλα άτομα κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του QuickBooks ή αργότερα.

Δικαιώματα χρήστη στο Enterprise Solutions

Για να ορίσετε δικαιώματα στο Enterprise Solutions, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να ορίσετε δικαιώματα χρήστη.

Επιλέξτε την εντολή Company→Users→Set Up Users and Roles. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι (δεν εμφανίζεται).

2. Υποδείξτε ότι θέλετε να ρυθμίσετε έναν νέο χρήστη.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, ώστε το QuickBooks να εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Νέος χρήστης (δεν εμφανίζεται) το οποίο παραθέτει μια ποικιλία λογιστικών ρόλων που μπορεί να εκπληρώσει ένας χρήστης του QuickBooks. Αυτοί οι ρόλοι δίνουν σε έναν χρήστη τη δυνατότητα να εκτελεί τις κατάλληλες λογιστικές εργασίες με το πρόγραμμα QuickBooks. Το πλαίσιο Περιγραφή στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου συνοψίζει τις εργασίες που μπορεί να αναμένεται να εκτελέσει κάποιος σε έναν συγκεκριμένο ρόλο.

3. Επιλέξτε τον ρόλο που ταιριάζει καλύτερα με τον χρήστη που περιγράφετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Προσθήκη.

Οι ιδιοκτήτες, παρεμπιπτόντως, θα πρέπει να έχουν τον ρόλο της Πλήρους Πρόσβασης, ώστε να μπορούν να κάνουν ό,τι θέλουν. Σημειώστε ότι μπορείτε να δώσετε σε έναν χρήστη περισσότερους από έναν ρόλους.

Εάν θέλετε να αλλάξετε τα δικαιώματα ενός υπάρχοντος χρήστη, επιλέξτε τον χρήστη στην καρτέλα Λίστα χρηστών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία χρήστη (δεν απεικονίζεται), το οποίο μοιάζει με το πλαίσιο διαλόγου Νέος χρήστης και σας επιτρέπει να αλλάξετε το ρόλο ή τους ρόλους ενός χρήστη.

4. Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

Μπορείτε να ελέγξετε τα δικαιώματα (βασικά, τη λίστα των δυνατοτήτων που επιτρέπει το QuickBooks) για ένα συγκεκριμένο άτομο ή έναν προκαθορισμένο ρόλο. Για να δείτε τα δικαιώματα που έχει ένας χρήστης, επιλέξτε την καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων, επιλέξτε τον χρήστη στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση. Το QuickBooks εμφανίζει ένα μεγάλο παράθυρο διαλόγου που προσδιορίζει συγκεκριμένα τι μπορεί να κάνει ο χρήστης. Για να δείτε τα δικαιώματα που έχει ένας συγκεκριμένος ρόλος, επιλέξτε την καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων, επιλέξτε το ρόλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση.

Δικαιώματα χρήστη στα QuickBooks Pro και Premier

Για να ορίσετε δικαιώματα στο QuickBooks Pro ή στο QuickBooks Premier, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Company→Set Up Users and Passwords→Set Up Users.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών (ανατρέξτε στην εικόνα).

Παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε νέους χρήστες και να καθορίσετε κωδικούς πρόσβασης.

Παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης

3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης του επιπλέον ατόμου που θέλετε να μπορεί να χρησιμοποιεί το αρχείο QuickBooks. στη συνέχεια πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Η εκ νέου εισαγωγή του κωδικού πρόσβασης επιβεβαιώνει ότι πληκτρολογήσατε σωστά τον κωδικό πρόσβασης την πρώτη φορά.

Από αυτό το σημείο, όταν κάποιος ανοίγει το αρχείο QuickBooks, το QuickBooks ζητά όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. Επομένως, για να αποκτήσει πρόσβαση ένα άλλο άτομο στο αρχείο QuickBooks, πρέπει να εισαγάγει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που έχετε ορίσει.

4. Καθορίστε την πρόσβαση του χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που ρωτά εάν θέλετε το άτομο να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές του αρχείου QuickBooks ή μόνο σε ορισμένες περιοχές.

Εάν καθορίσετε ότι θέλετε να παραχωρήσετε πρόσβαση μόνο σε ορισμένες περιοχές — η συνηθισμένη περίπτωση, πιθανώς — το QuickBooks εμφανίζει μια σειρά από παράθυρα διαλόγου που σας επιτρέπουν να ορίσετε δικαιώματα για κάθε περιοχή. Επιλέγετε το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση για να ορίσετε μια συγκεκριμένη περιοχή (όπως τραπεζικά πράγματα) εκτός ορίων για τον χρήστη, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλες οι περιοχές των QuickBooks για να δώσετε στον χρήστη άδεια να δημιουργεί και να εκτυπώνει συναλλαγές και αναφορές στην περιοχή ή επιλέξτε το κουμπί επιλογής Selected Areas of QuickBooks για να δώσει στον χρήστη μερική πρόσβαση στην περιοχή. Εάν επιλέξετε την επιλογή Επιλεγμένες περιοχές, πρέπει να καθορίσετε την περιορισμένη πρόσβαση περνώντας μέσα από τις σελίδες του οδηγού και περιγράφοντας με αυστηρές λεπτομέρειες την πρόσβαση που θέλετε να έχει ο χρήστης. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν άλλες εφαρμογές (όπως το TurboTax) θα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα του QuickBooks.

Καθορισμός σε ποιες περιοχές μπορεί να έχει πρόσβαση ένας χρήστης

5. Ελέγξτε την πρόσβαση του χρήστη.

Αφού ολοκληρώσετε τη μετάβαση στα παράθυρα διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το QuickBooks εμφανίζει μια σύνοψη των δικαιωμάτων για έναν χρήστη. Κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω εάν πρέπει να επιστρέψετε και να αλλάξετε δικαιώματα για μια περιοχή ή κάντε κλικ στο Τέλος για να υποδείξετε ότι έχετε τελειώσει με τον καθορισμό του τι μπορεί να κάνει ο συγκεκριμένος χρήστης. Το QuickBooks εμφανίζει ξανά το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών, με τον νέο χρήστη να έχει προστεθεί. Κάντε κλικ στην Προσθήκη χρήστη για να προσθέσετε άλλον έναν νέο χρήστη, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία χρήστη για να επεξεργαστείτε τον επιλεγμένο χρήστη ή κάντε κλικ στο Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Ένας χρήστης μπορεί να συνδεθεί και να ανοίξει ένα αρχείο QuickBooks από οποιονδήποτε υπολογιστή στο δίκτυο, εφόσον ο υπολογιστής έχει εγκαταστήσει το QuickBooks και έχει πρόσβαση δικτύου στο αρχείο QuickBooks. Ωστόσο, εάν ένα άτομο επιχειρήσει να ανοίξει μια απαγορευμένη περιοχή ή να εκτελέσει μια μη εξουσιοδοτημένη ενέργεια, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που υποδεικνύει ότι το άτομο δεν έχει τα απαραίτητα δικαιώματα για την εκτέλεση της ενέργειας.

Καθορισμός και εργασία σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών

Προκειμένου περισσότερα από ένα άτομα να εργαστούν με ένα αρχείο QuickBooks ταυτόχρονα, οι χρήστες πρέπει να εργαστούν με το αρχείο QuickBooks σε λειτουργία πολλών χρηστών. Το πρώτο άτομο που ανοίγει το αρχείο πρέπει να καθορίσει τη λειτουργία πολλών χρηστών για να μπορούν άλλοι να ανοίξουν το αρχείο. Για να καθορίσετε τη λειτουργία πολλών χρηστών, επιλέξτε Αρχείο–> Μετάβαση σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών. Μπορείτε να πείτε ότι εργάζεστε σε λειτουργία πολλών χρηστών επειδή το υποδεικνύει η γραμμή τίτλου του QuickBooks. Όταν άλλα άτομα ανοίγουν το αρχείο QuickBooks, αυτό ανοίγει αυτόματα σε λειτουργία πολλών χρηστών. Για να εργαστεί ένας άλλος χρήστης σε λειτουργία ενός χρήστη, οι άλλοι χρήστες πρέπει να κλείσουν το αρχείο QuickBooks και ο χρήστης που θέλει να εργαστεί σε λειτουργία ενός χρήστη πρέπει να επιλέξει Αρχείο–> Μετάβαση σε λειτουργία ενός χρήστη.

Η κοινή χρήση ενός αρχείου QuickBooks μέσω δικτύου περιλαμβάνει μερικά κόλπα. Αρχικά, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κανένας που βρίσκεται σε λειτουργία ενός χρήστη δεν χρησιμοποιεί το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε. Εάν κάποιος χρησιμοποιεί το αρχείο και προσπαθείτε να το ανοίξετε, το QuickBooks εμφανίζει ένα μήνυμα που υποδεικνύει ότι κάποιος χρησιμοποιεί το αρχείο της εταιρείας σε λειτουργία ενός χρήστη. Πείτε στο άτομο να μεταβεί στη λειτουργία πολλών χρηστών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσπαθήστε ξανά.

Μόλις ξεκινήσετε τη δημιουργία ή την επεξεργασία μιας συναλλαγής, το QuickBooks κλειδώνει τη συναλλαγή. Με αυτόν τον τρόπο, κανείς άλλος δεν μπορεί να επεξεργαστεί τη συναλλαγή ενώ εργάζεστε σε αυτήν. Μπορείτε να καταλάβετε εάν έχετε μια συναλλαγή ανοιχτή σε λειτουργία επεξεργασίας από αυτό που εμφανίζει το QuickBooks στη γραμμή τίτλου στο επάνω μέρος της φόρμας: Επεξεργασία συναλλαγής. Άλλοι χρήστες μπορούν να ανοίξουν τη συναλλαγή ενώ την επεξεργάζεστε σε λειτουργία επεξεργασίας, αλλά δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές σε αυτήν μέχρι να ολοκληρώσετε.

Εάν επιχειρήσετε να επεξεργαστείτε μια συναλλαγή που η συνάδελφός σας Harriet έχει ήδη ανοιχτή σε λειτουργία επεξεργασίας, για παράδειγμα, το QuickBooks εμφανίζει ένα μήνυμα που διαβάζει (και εδώ, παραφράζω) Συγνώμη, Μπάμπη. Η Χάριετ εργάζεται με αυτή τη συναλλαγή. Πρέπει να επιστρέψετε αργότερα.