Τρόπος καταγραφής συναλλαγών εγγραφής στο QuickBooks

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εγγραφή στο QuickBooks για να καταγράψετε τις τραπεζικές σας συναλλαγές. Το παράθυρο Εγγραφή μοιάζει με το κανονικό έντυπο μητρώο που χρησιμοποιείτε για να παρακολουθείτε τις συναλλαγές ή έναν τραπεζικό λογαριασμό. Το QuickBooks σάς επιτρέπει να εισάγετε συναλλαγές απευθείας σε ένα μητρώο λογαριασμού.

1 Για να εμφανίσετε ένα μητρώο λογαριασμού, επιλέξτε την εντολή Τραπεζική→ Χρήση Εγγραφής.

Μερικές φορές, όταν επιλέγετε την εντολή Τραπεζική→ Χρήση Εγγραφής, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής. Το παράθυρο διαλόγου Χρήση εγγραφής σάς ζητά να επιλέξετε τον τραπεζικό λογαριασμό που θέλετε να εμφανίζεται σε ένα μητρώο.

2 Για να επιλέξετε τον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή λογαριασμού, επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή.

Εάν το QuickBooks εμφανίζει το μητρώο ενός λογαριασμού διαφορετικό από αυτό που θέλετε να δείτε, επιλέξτε Τράπεζες→ Χρήση εγγραφής ξανά. Θα πρέπει να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής.

Το παράθυρο διαλόγου Χρήση εγγραφής σάς επιτρέπει στην πραγματικότητα να επιλέξετε οποιονδήποτε λογαριασμό. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν μη τραπεζικό λογαριασμό.

3 Χρησιμοποιήστε τη στήλη Ημερομηνία του μητρώου για να καταγράψετε την ημερομηνία κατάθεσης, πληρωμής ή μεταφοράς.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια ημερομηνία χρησιμοποιώντας τη μορφή ημερομηνίας μμ/ηη/εεεε. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί μικρού ημερολογίου στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία για να εμφανίσετε τον μήνα που εμφανίζει την ημερομηνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ημέρας που αντιστοιχεί στην ημερομηνία που θέλετε να εισαγάγετε.

4 (Προαιρετικό) Εκχωρήστε έναν αριθμό συναλλαγής.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Αριθμός για να προσδιορίσετε μοναδικά τη συναλλαγή. Στην περίπτωση συναλλαγών επιταγών, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το πεδίο Αριθμός για να καταγράψετε τον αριθμό επιταγής. Για μεταφορές και καταθέσεις, ενδέχεται να μην χρειάζεται να καταγράψετε έναν αριθμό.

5Χρησιμοποιήστε το πεδίο Δικαιούχος πληρωμής για να καταγράψετε τον δικαιούχο για επιταγή, τον πελάτη που πληρώνει κατάθεση ή κάποια άλλη πληροφορία σε περίπτωση συναλλαγής μεταφοράς.

Σημειώστε ότι μπορείτε να επιλέξετε έναν υπάρχοντα πελάτη, προμηθευτή ή ένα όνομα από μία από τις λίστες QuickBooks κάνοντας κλικ στο κουμπί με το κάτω βέλος στο δεξιό άκρο του πεδίου Δικαιούχος πληρωμής. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα ονομάτων. Κάντε κλικ σε αυτό που θέλετε να επιλέξετε.

6 Καταχωρίστε το ποσό της συναλλαγής.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Πληρωμή εάν περιγράφετε μια συναλλαγή με επιταγή ή μια μεταφορά που μετακινεί χρήματα από τον λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Κατάθεση εάν περιγράφετε μια κατάθεση στο λογαριασμό ή μεταφορά στον λογαριασμό. Εισαγάγετε το ποσό της συναλλαγής στην κατάλληλη στήλη — Πληρωμή ή Κατάθεση — χρησιμοποιώντας δολάρια και σεντ.

7 Προσδιορίστε τον λογαριασμό.

Για συναλλαγές επιταγών, χρησιμοποιείτε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τη δαπάνη που πληρώνει μια επιταγή ή το περιουσιακό στοιχείο που αγοράζει μια επιταγή. Για συναλλαγές κατάθεσης, χρησιμοποιείτε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό εσόδων από πωλήσεις που αντιπροσωπεύει η κατάθεση. Για συναλλαγές μεταφοράς, χρησιμοποιήστε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τον άλλο τραπεζικό λογαριασμό που εμπλέκεται στη συναλλαγή.

Μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα λογαριασμού στο πλαίσιο Λογαριασμός ή μπορείτε να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός και να επιλέξετε τον λογαριασμό που θέλετε.

8 (Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή σημείωσης.

Εάν θέλετε, χρησιμοποιήστε το πεδίο Σημείωση για να δώσετε μια σύντομη περιγραφή της συναλλαγής πληρωμής, κατάθεσης ή μεταφοράς.

9 (Προαιρετικό) Διαχωρίστε τη συναλλαγή.

Εάν μια συναλλαγή πρέπει να εκχωρηθεί σε περισσότερους από έναν λογαριασμούς, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχωρίσεις. Στη συνέχεια, το QuickBooks εμφανίζει την περιοχή Splits στο παράθυρο εγγραφής. Η περιοχή Splits σάς επιτρέπει να χωρίσετε μια συναλλαγή μεταξύ πολλών λογαριασμών. Για παράδειγμα, μια επιταγή που πληρώνει τόσο αναλώσιμα γραφείου όσο και έξοδα επισκευής υπολογιστή μπορεί να χωριστεί σε αυτούς τους δύο λογαριασμούς εξόδων.

Ομοίως, μια συναλλαγή κατάθεσης που αντιπροσωπεύει τόσο έσοδα από προϊόντα όσο και έσοδα από υπηρεσίες μπορεί να μοιραστεί μεταξύ αυτών των δύο λογαριασμών. Αφού ολοκληρώσετε με την περιοχή Splits, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Μπορείτε να διαγράψετε τις λεπτομέρειες των διαχωρισμών κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση. Μπορείτε επίσης να πείτε στο QuickBooks να υπολογίσει εκ νέου το ποσό πληρωμής ή κατάθεσης χρησιμοποιώντας τα διαχωρισμένα δεδομένα συναλλαγών απλά κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανάληψη υπολογισμού.

Η περιοχή Splits σάς επιτρέπει επίσης να κάνετε κάτι που δεν είναι δυνατό μέσα στο κανονικό μητρώο: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την περιοχή Splits για να καταγράψετε πληροφορίες πελατών και θέσεων εργασίας, πληροφορίες τάξης και πληροφορίες χρέωσης. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη στήλη Customer:Job, τη στήλη Billable και τη στήλη Class.

10 Για να καταγράψετε μια συναλλαγή στο μητρώο, κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου το υπόλοιπο του λογαριασμού και προσαρμόζει το τελικό υπόλοιπο για τη νέα συναλλαγή.