Τρόπος καταγραφής συναλλαγών εγγραφής στο QuickBooks 2010

Στο QuickBooks 2010, μπορείτε να καταγράψετε επιταγές, καταθέσεις και μεταφορές λογαριασμού χρησιμοποιώντας το παράθυρο Εγγραφή. Το παράθυρο Εγγραφή μοιάζει με το κανονικό έντυπο μητρώο που χρησιμοποιείτε για να παρακολουθείτε τις συναλλαγές ή έναν τραπεζικό λογαριασμό. Το QuickBooks σάς επιτρέπει να εισάγετε συναλλαγές απευθείας σε ένα μητρώο λογαριασμού.

1Επιλέξτε Τραπεζική→ Χρήση Εγγραφής.

Τα QuickBooks ενδέχεται να εμφανίσουν το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής.

2 Εάν εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής, επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή λογαριασμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται το παράθυρο Εγγραφή για τον λογαριασμό που επιλέξατε.

3 Στη στήλη Ημερομηνία του μητρώου, καταγράψτε την ημερομηνία κατάθεσης, πληρωμής ή μεταφοράς.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια ημερομηνία χρησιμοποιώντας τη μορφή ημερομηνίας μμ/ηη/εεεε. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί μικρού ημερολογίου στο δεξιό άκρο του πεδίου Ημερομηνία για να εμφανίσετε τον μήνα που εμφανίζει την ημερομηνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ημέρας που αντιστοιχεί στην ημερομηνία που θέλετε να εισαγάγετε.

4 (Προαιρετικό) Εκχωρήστε έναν αριθμό συναλλαγής στη στήλη Αριθμός.

Αυτός ο αριθμός προσδιορίζει μοναδικά τη συναλλαγή. Στην περίπτωση συναλλαγών επιταγών, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το πεδίο Αριθμός για να καταγράψετε τον αριθμό επιταγής. Για μεταφορές και καταθέσεις, ενδέχεται να μην χρειάζεται να καταγράψετε έναν αριθμό.

5 Στο πεδίο Δικαιούχος πληρωμής, καταγράψτε τον δικαιούχο για επιταγή, τον πελάτη που πληρώνει κατάθεση ή κάποια άλλη πληροφορία σε περίπτωση συναλλαγής μεταφοράς.

Μπορείτε να επιλέξετε έναν υπάρχοντα πελάτη, προμηθευτή ή ένα όνομα από μία από τις λίστες QuickBooks κάνοντας κλικ στο κουμπί με το κάτω βέλος στο δεξιό άκρο του πεδίου Δικαιούχος πληρωμής και επιλέγοντας ένα όνομα από τη λίστα που εμφανίζεται.

6Εάν περιγράφετε μια συναλλαγή επιταγής ή μια μεταφορά που μετακινεί χρήματα από τον λογαριασμό, εισαγάγετε το ποσό στη στήλη Πληρωμή.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Κατάθεση εάν περιγράφετε μια κατάθεση στο λογαριασμό ή μεταφορά στον λογαριασμό.

7 Προσδιορίστε τον λογαριασμό που σχετίζεται με τη συναλλαγή στο πεδίο Λογαριασμός είτε πληκτρολογώντας το όνομα στο πλαίσιο κειμένου είτε επιλέγοντάς το από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Για συναλλαγές επιταγών, προσδιορίστε τη δαπάνη που πληρώνει μια επιταγή ή το περιουσιακό στοιχείο που αγοράζει μια επιταγή. Για συναλλαγές κατάθεσης, προσδιορίστε τον λογαριασμό εσόδων από πωλήσεις που αντιπροσωπεύει η κατάθεση. Για συναλλαγές μεταφοράς, χρησιμοποιήστε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τον άλλο τραπεζικό λογαριασμό που εμπλέκεται στη συναλλαγή.

8(Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή σημείωσης στο πεδίο Σημείωση.

Αν θέλετε, περιγράψτε τη συναλλαγή πληρωμής, κατάθεσης ή μεταφοράς.

9 (Προαιρετικό) Εάν μια συναλλαγή πρέπει να εκχωρηθεί σε περισσότερους από έναν λογαριασμούς, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχωρίσεις.

Η περιοχή Splits εμφανίζεται στο παράθυρο εγγραφής. Η περιοχή Splits σάς επιτρέπει να χωρίσετε μια συναλλαγή μεταξύ πολλών λογαριασμών.

10 Εισαγάγετε τις κατάλληλες πληροφορίες για τους λογαριασμούς και το ποσό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από τον καθένα.

Για παράδειγμα, μια επιταγή που πληρώνει τόσο προμήθειες γραφείου όσο και έξοδα υπολογιστή μπορεί να μοιραστεί μεταξύ αυτών των δύο λογαριασμών εξόδων.

11 Αφού ολοκληρώσετε με την περιοχή Splits, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Μπορείτε να διαγράψετε τις λεπτομέρειες των διαχωρισμών κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση. Μπορείτε επίσης να πείτε στο QuickBooks να υπολογίσει εκ νέου το ποσό πληρωμής ή κατάθεσης χρησιμοποιώντας τα διαχωρισμένα δεδομένα συναλλαγών απλά κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανάληψη υπολογισμού.

12 Για να καταγράψετε μια συναλλαγή στο μητρώο, κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου το υπόλοιπο του λογαριασμού και προσαρμόζει το τελικό υπόλοιπο για τη νέα συναλλαγή.