Τρόπος επεξεργασίας στοιχείων στη λίστα ειδών QuickBooks 2019

Μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες στοιχείων στη Λίστα στοιχείων QuickBooks . Για να το κάνετε αυτό, εμφανίστε το παράθυρο Λίστα στοιχείων και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Επεξεργασία στοιχείου, το οποίο μοιάζει με το παράθυρο Νέο στοιχείο. Η διαφορά είναι ότι το παράθυρο Επεξεργασία Στοιχείου έχει ήδη συμπληρωθεί με τις πληροφορίες του στοιχείου. Για να αλλάξετε κάποιες πληροφορίες στοιχείων, επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του πεδίου με τις πληροφορίες που πρόκειται να ενημερωθούν. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Τρόπος προσαρμογής των φυσικών καταμετρήσεων και τιμών αποθέματος

Η συρρίκνωση του αποθέματος, η αλλοίωση και (δυστυχώς) η κλοπή συνδυάζονται για να μειώσουν το απόθεμα που έχετε φυσικά. Για να καταγράψετε αυτές τις μειώσεις αποθέματος, μετράτε περιοδικά το απόθεμά σας και, στη συνέχεια, ενημερώνετε τα αρχεία QuickBooks με τα αποτελέσματα των φυσικών μετρήσεων σας.

Για να καταγράψετε τις πληροφορίες φυσικού πλήθους στα QuickBooks, χρησιμοποιείτε ένα ειδικό εργαλείο. Συγκεκριμένα, χρησιμοποιείτε την εντολή Adjust Quantity/Value on Hand. Αυτή η εντολή είναι διαθέσιμη σε εσάς σε δύο μέρη. Εάν εμφανίσετε τη λίστα Ειδών, κάντε κλικ στο κουμπί Δραστηριότητες (που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου Λίστας στοιχείων) και επιλέξτε την εντολή Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την εντολή Inventory→ Adjust Quantity/Value on Hand. (Το στοιχείο μενού Inventory προστέθηκε στην έκδοση 2018 των QuickBooks, επομένως είναι πιο βολικό από ό,τι σε προηγούμενες εκδόσεις.) Επιλέγοντας οποιαδήποτε εντολή εμφανίζεται το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι.

Το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/αξίας στο χέρι.

Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής για να υποδείξετε τι προσαρμόζετε.
Μπορείτε να προσαρμόσετε την ποσότητα ή την αξία ή και την ποσότητα και την αξία των αντικειμένων που κρατάτε στο απόθεμα. Απλώς επιλέξτε την κατάλληλη καταχώριση από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής: Ποσότητα, Συνολική αξία ή Ποσότητα και Συνολική αξία.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ημερομηνία προσαρμογής για να καταγράψετε την ημερομηνία της φυσικής μέτρησής σας.
Με άλλα λόγια, θέλετε να προσαρμόσετε τις ποσότητες σας από την ημέρα που λάβατε ή ολοκληρώσατε την καταμέτρηση του φυσικού αποθέματος.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Adjustment Account για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση των εξόδων συρρίκνωσης του αποθέματός σας.

(Προαιρετικό) Δώστε έναν αριθμό αναφοράς (εάν χρησιμοποιείτε αριθμούς) για να προσδιορίσετε ή να διασταυρώσετε τη συναλλαγή με μοναδικό και νόημα.

(Προαιρετικό) Προσδιορίστε τον Πελάτη: Εργασία και τάξη.
Εάν είναι κατάλληλο (σε πολλές περιπτώσεις, δεν θα είναι), χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job για να προσδιορίσετε τον πελάτη και την εργασία που σχετίζεται με αυτήν τη συρρίκνωση του αποθέματος. Με παρόμοιο τρόπο, εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία για να προσδιορίσετε την τάξη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση αυτής της συρρίκνωσης αποθέματος.

Παρέχετε τις σωστές ποσότητες αποθέματος.
Οι στήλες Στοιχείο, Περιγραφή και Ποσότητα στο χέρι του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/αξίας στο χέρι προσδιορίζουν τα είδη αποθέματος που κρατάτε και μετράει η τρέχουσα ποσότητα. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Νέα ποσότητα για να δώσετε τη σωστή φυσική ποσότητα μέτρησης του αντικειμένου. Αφού εισαγάγετε τη νέα ποσότητα, το QuickBooks υπολογίζει τη διαφορά ποσότητας και εμφανίζει αυτήν την τιμή στη στήλη Διαφορά Ποσότητας.

Μπορείτε πραγματικά να εισαγάγετε μια τιμή στη στήλη Νέα ποσότητα ή στη στήλη Διαφορά Ποσότητας. Το QuickBooks υπολογίζει την άλλη ποσότητα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες πληροφορίες ποσότητας που παρέχετε. Εάν εισαγάγετε τη νέα ποσότητα, το QuickBooks υπολογίζει τη διαφορά ποσότητας αφαιρώντας τη νέα ποσότητα από την τρέχουσα ποσότητα. Εάν εισαγάγετε τη διαφορά ποσότητας, το QuickBooks υπολογίζει τη νέα ποσότητα προσαρμόζοντας την τρέχουσα ποσότητα για τη διαφορά ποσότητας.

Προσαρμόστε την τιμή.
Εάν επιλέξατε Συνολική αξία ή Ποσότητα και Συνολική αξία από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής στο Βήμα 1, το QuickBooks εμφανίζει μια διευρυμένη έκδοση του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι. Αυτό το παράθυρο σάς επιτρέπει να εισαγάγετε τόσο τη σωστή φυσική ποσότητα καταμέτρησης όσο και την ενημερωμένη τιμή για το στοιχείο αποθέματος. Εισαγάγετε τη φυσική ποσότητα καταμέτρησης, προφανώς, στη στήλη Νέα ποσότητα. Εισαγάγετε τη νέα ενημερωμένη τιμή στη στήλη Νέα τιμή. Πιθανώς να χρησιμοποιείτε αυτήν την έκδοση του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/αξίας μόνο εάν χρησιμοποιείτε μια μέθοδο αποτίμησης χαμηλού κόστους ή αποθέματος αγοράς. Τόσο τα χρηματοοικονομικά λογιστικά πρότυπα όσο και οι κανόνες φορολογικής λογιστικής σάς επιτρέπουν να υποβαθμίσετε το απόθεμά σας στο χαμηλότερο από το αρχικό κόστος ή την εύλογη αγοραία αξία του. Εάν το κάνετε αυτό, εισάγετε τη νέα τιμή αποθέματος στη στήλη Νέα τιμή.

Ουσιαστικά, η χρήση της μεθόδου αξιολόγησης του χαμηλού κόστους ή του αποθέματος της αγοράς σημαίνει απλώς ότι κάνετε αυτό που λέει. Διατηρείτε το απόθεμά σας αποτιμημένο στο αρχικό του κόστος ή, εάν η αξία του είναι μικρότερη από το αρχικό του κόστος, στη νέα του αξία. Προφανώς, η αξιολόγηση της αξίας του αποθέματός σας είναι λίγο δύσκολη. Αλλά αν έχετε ερωτήσεις, μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας. Ένα πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου, ωστόσο, είναι ότι δεν μπορείτε να αλλάξετε τις λογιστικές μεθόδους θέλοντας και μη χωρίς άδεια από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων. Και η αλλαγή της μεθόδου αποτίμησης του αποθέματός σας από κόστος, ας πούμε, σε χαμηλότερο κόστος ή αγορά είναι μια αλλαγή στη λογιστική μέθοδο.

Δώστε μια περιγραφή σημειώματος.
Εάν θέλετε να περιγράψετε περαιτέρω την προσαρμογή ποσότητας ή αξίας, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σημείωση για αυτό το σκοπό. Μπορεί να θέλετε να αναφέρετε τα φύλλα εργασίας του φυσικού μετρητή, τα άτομα που εκτελούν τη φυσική καταμέτρηση ή την τεκμηρίωση που εξηγεί την προσαρμογή αποτίμησης.

Αποθηκεύστε την προσαρμογή.
Αφού χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/αξίας για να περιγράψετε τις αλλαγές ποσότητας ή τις αλλαγές αξίας στο απόθεμά σας, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή προσαρμογής. Όπως πιθανότατα γνωρίζετε σε αυτό το σημείο της ζωής σας, το Save & Close αποθηκεύει τη συναλλαγή και κλείνει το παράθυρο. Το Save & New αποθηκεύει τη συναλλαγή αλλά αφήνει το παράθυρο ανοιχτό σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε επιπλέον αλλαγές.

Η διευρυμένη έκδοση του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι.

Προσαρμόστε τις τιμές και τα επίπεδα τιμών στο QuickBooks 2019

Το QuickBooks παρέχει μερικές εύχρηστες εντολές και εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αλλάξετε τις τιμές που χρεώνετε στους πελάτες για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αλλαγή τιμών αντικειμένων

Η εντολή Αλλαγή τιμών αντικειμένων, που εμφανίζεται στο μενού Πελάτες, εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή τιμών αντικειμένων, όπως φαίνεται. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς επιτρέπει να αλλάζετε τις τιμές μιας δέσμης στοιχείων κάθε φορά κατά ένα ποσό ή ποσοστό. Για να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή τιμών αντικειμένων, επιλέξτε πρώτα τα στοιχεία των οποίων τις τιμές θέλετε να αλλάξετε κάνοντας κλικ στη στήλη με το σημάδι επιλογής. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Προσαρμογή τιμής επισημασμένων αντικειμένων κατά (Ποσό ή %) για να καθορίσετε το ποσό σε δολάρια ή το ποσοστό κατά το οποίο θέλετε να αλλάξετε την τιμή. Εάν θέλετε να αλλάξετε την τιμή των επιλεγμένων αντικειμένων κατά 2 $, για παράδειγμα, εισαγάγετε $2 στο πλαίσιο. Εάν θέλετε να αλλάξετε την τιμή των επιλεγμένων αντικειμένων κατά 5 τοις εκατό, εισαγάγετε 5%στο κουτί. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Βάσει του για να υποδείξετε τη βάση στην οποία θέλετε να προσθέσετε το ποσό του ποσοστού. Αφού προσδιορίσετε τα στοιχεία που θέλετε να επανατιμολογήσετε και τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να τα επανατιμήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή. Το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου τις τιμές και εμφανίζει αυτές τις πληροφορίες στη στήλη Νέα τιμή. Εάν θέλετε να αλλάξετε τις τιμές για τα επιλεγμένα είδη, κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Αλλαγή τιμών αντικειμένων.

Εάν δεν σας αρέσουν οι τιμές που αναφέρονται στη στήλη Νέα τιμή, μπορείτε να συνεχίσετε να πειράζετε την τιμή στο πλαίσιο Προσαρμογή τιμής επισημασμένων αντικειμένων κατά (Ποσό ή %), κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσαρμογή για να ανανεώσετε τους αριθμούς στη στήλη Νέα τιμή και κάντε κλικ στο OK μόνο όταν είστε ικανοποιημένοι.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα επίπεδα τιμών στο QuickBooks 2019

Τα επίπεδα τιμών είναι κάπως περίεργα. σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε μεμονωμένα την τιμή ενός αντικειμένου προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Εάν έχετε συμφωνήσει να κάνετε έκπτωση στα είδη κατά 10 τοις εκατό για έναν συγκεκριμένο πελάτη, για παράδειγμα, μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας ένα επίπεδο τιμής για να μειώσετε την τιμή κατά 10 τοις εκατό κάθε φορά που τιμολογείτε αυτόν τον πελάτη.

Για να χρησιμοποιήσετε τα επίπεδα τιμών, πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε τα επίπεδα τιμών χρησιμοποιώντας την εντολή Λίστα επιπέδου τιμών. Αφού ρυθμίσετε τα επίπεδα τιμών σας, προσαρμόζετε τις τιμές χρησιμοποιώντας τα επίπεδα τιμών όταν δημιουργείτε ένα τιμολόγιο.

Δημιουργία επιπέδου τιμών

Για να δημιουργήσετε ένα επίπεδο τιμής, επιλέξτε την εντολή Λίστες → Λίστα επιπέδου τιμών. Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Λίστα επιπέδου τιμών (δεν εμφανίζεται). Για να δημιουργήσετε ένα επίπεδο τιμής, κάντε κλικ στο κουμπί Επίπεδο Τιμής και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επίπεδο Τιμής → Νέο. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Νέο επίπεδο τιμής, όπως φαίνεται. Ονομάστε την αλλαγή επιπέδου τιμής χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Όνομα επιπέδου τιμής. Επιλέξτε τα είδη στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε το επίπεδο τιμής κάνοντας κλικ σε αυτά. (Το QuickBooks επισημαίνει επιλεγμένα προϊόντα με ένα σημάδι.) Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Προσαρμογή τιμής επισημασμένων αντικειμένων για να υποδείξετε ότι αυτό το επίπεδο τιμής αυξάνει ή μειώνει την τιμή πώλησης κάποιο ποσοστό υψηλότερα ή χαμηλότερα από την τυπική τιμή. Τέλος, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Στρογγυλοποίηση προς τα πλησιέστερα για να καθορίσετε εάν και πώς το QuickBooks θα στρογγυλοποιεί τους υπολογισμούς του. Το σχήμα, για παράδειγμα, δείχνει μια αλλαγή επιπέδου τιμής που μειώνει την τιμή πώλησης κατά 10 τοις εκατό. Αφού επιλέξετε τα στοιχεία που πρέπει να επηρεάσει το επίπεδο τιμής, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή για να δείτε τη νέα τιμή για κάθε στοιχείο στη στήλη προσαρμοσμένης τιμής.

Το παράθυρο Νέο επίπεδο τιμής.

Χρησιμοποιώντας ένα επίπεδο τιμής

Για να χρησιμοποιήσετε ένα επίπεδο τιμής, δημιουργείτε ένα τιμολόγιο με τον συνηθισμένο τρόπο. Κάντε κλικ στη στήλη Τιμή κάθε για το στοιχείο που θέλετε να επανατιμολογήσετε χρησιμοποιώντας το επίπεδο τιμής. Όταν το κάνετε, το QuickBooks μετατρέπει τη στήλη Τιμή Κάθε σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί βέλους που ανοίγει την αναπτυσσόμενη λίστα, το QuickBooks εμφανίζει τόσο την τιμή βασικής τιμής όσο και τυχόν επίπεδα τιμής. Εάν επιλέξετε ένα επίπεδο τιμής, το QuickBooks προσαρμόζει την τιμή για την αλλαγή του επιπέδου τιμής. Στο σχήμα, η επιλογή της αλλαγής επιπέδου τιμής 10 τοις εκατό αυξάνει την τιμή από 3,00 $ σε 2,70 $. Με άλλα λόγια, η αλλαγή επιπέδου τιμής "Μείωση 10%" μειώνει την προεπιλεγμένη τιμή κατά 10 τοις εκατό ή 30 σεντς.

Επιλογή επιπέδου τιμής με το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

Το QuickBooks σάς επιτρέπει επίσης να ορίσετε ένα προεπιλεγμένο επίπεδο τιμής για έναν πελάτη. Όταν έχει οριστεί ένα τέτοιο προεπιλεγμένο επίπεδο τιμής, το QuickBooks χρησιμοποιεί αυτόματα το κατάλληλο επίπεδο τιμής όταν επιλέγετε αυτόν τον πελάτη. Το πλαίσιο Επίπεδο Τιμής εμφανίζεται στις καρτέλες Πρόσθετες πληροφορίες των παραθύρων Νέος πελάτης και Επεξεργασία πελάτη.

Πώς να ενεργοποιήσετε τη σύνθετη τιμολόγηση για τα στοιχεία QuickBooks

Ένα ακόμη πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον καθορισμό των τιμών. Το QuickBooks παρέχει επίσης μια προηγμένη λειτουργία τιμολόγησης, την οποία ενεργοποιείτε επιλέγοντας την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, επιλέγοντας την προτίμηση Πωλήσεις και πελάτες, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το κουμπί Ενεργοποίηση σύνθετης τιμολόγησης.

Όταν ενεργοποιείτε τη σύνθετη τιμολόγηση, μετατρέπετε όλα τα επίπεδα τιμών που έχετε ορίσει προηγουμένως (δείτε τις προηγούμενες παραγράφους) σε κανόνες τιμών που μπορείτε να πείτε στα QuickBooks να εφαρμόζουν σε είδη, τύπους αντικειμένων, συγκεκριμένους προμηθευτές, πελάτες, τύπους πελατών και τύπους εργασίας.

Αφού ενεργοποιήσετε τη σύνθετη τιμολόγηση, μπορείτε να επιλέξετε την εντολή Λίστες → Λίστα κανόνων τιμών για να εμφανίσετε το παράθυρο Λίστα κανόνων τιμών. Για να μετατρέψετε ένα επίπεδο τιμής σε κανόνα τιμής λειτουργίας, κάντε διπλό κλικ στον νέο κανόνα τιμής και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία κανόνα τιμής (δεν εμφανίζεται) για να περιγράψετε τους κανόνες που πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks για την αυτόματη επανατιμολόγηση ορισμένων αντικειμένων σύμφωνα με τους καθορισμένους κανόνες σας. Αυτή η δυνατότητα είναι μόνο Enterprise.