Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του εγγράφου αναφοράς, εμφανίζει επίσης μια σειρά κουμπιών: Προσαρμογή αναφοράς, Σχόλιο στην αναφορά, Κοινή χρήση προτύπου, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, E-Mail, Excel και ούτω καθεξής. Κάτω από αυτήν τη γραμμή εργαλείων υπάρχουν μερικές αναπτυσσόμενες λίστες που έχουν να κάνουν με ημερομηνίες, μια αναπτυσσόμενη λίστα που ονομάζεται Στήλες και μια αναπτυσσόμενη λίστα που ονομάζεται Ταξινόμηση κατά. (Δεν είναι όλες αυτές οι λίστες διαθέσιμες σε κάθε παράθυρο του εγγράφου αναφοράς.)
Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτά τα κουμπιά και τις λίστες. Διαβάστε τη συζήτηση που ακολουθεί μόνο αν νιώθετε άνετα, χαλαρά και πραγματικά ήρεμα, εντάξει;
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή αναφοράς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς. Από αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε μια αναφορά και τον τρόπο με τον οποίο διατάσσονται αυτές οι πληροφορίες (καρτέλα Εμφάνιση). τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία της αναφοράς (καρτέλα Φίλτρα). τις πληροφορίες κεφαλίδας και υποσέλιδου (αναμενόμενα, η καρτέλα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο). και τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της εκτύπωσης που χρησιμοποιούνται για μια αναφορά (καρτέλα Γραμματοσειρές & Αριθμοί).
Το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς.
Μπορείτε να σχολιάσετε μια αναφορά με σχόλια (μια νέα δυνατότητα στο QuickBooks 2015). Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Σχόλιο στην αναφορά. Όταν το QuickBooks εμφανίζει τον πίνακα σχολίων στο κάτω μέρος του παραθύρου της αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί δίπλα στην τιμή αναφοράς που θέλετε να σχολιάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα σχολίων για να πληκτρολογήσετε τις παρατηρήσεις σας.
Για να αποθηκεύσετε τα σχόλιά σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στον πίνακα σχολίων. Για να αποθηκεύσετε την αναφορά σας και όλα τα σχόλια που προσθέσατε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου της αναφοράς. Για πρόσβαση σε αυτές τις αποθηκευμένες αναφορές αργότερα, επιλέξτε Αναφορές → Σχολιασμένες αναφορές. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε και να στείλετε με email μια αναφορά σχολιασμού με σχόλια χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Εκτύπωση και E-Mail, που εμφανίζονται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου της αναφοράς.
Το παράθυρο αναφοράς με τον πίνακα σχολίων να εμφανίζεται.
Εάν εργάζεστε σε περιβάλλον QuickBooks πολλών χρηστών και δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη αναφορά, μπορείτε να μοιραστείτε αυτήν την αναφορά με άλλους χρήστες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση προτύπου. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση προτύπου, ονομάστε και περιγράψτε την κοινόχρηστη αναφορά χρησιμοποιώντας τα πλαίσια κειμένου Αναφορά Τίτλος και Περιγραφή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.
Εάν παίζετε με τα υπόλοιπα κουμπιά, μπορείτε να αποθηκεύσετε τυχόν προσαρμοσμένες προδιαγραφές αναφοράς που δημιουργείτε. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Απομνημόνευση. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς, το οποίο απλώς σας ζητά να δώσετε ένα όνομα για την προσαρμοσμένη αναφορά και να αντιστοιχίσετε την απομνημονευμένη αναφορά σε μια ομάδα αναφορών.
Αφού ονομάσετε και αντιστοιχίσετε την προσαρμοσμένη αναφορά, το QuickBooks την εμφανίζει στη λίστα κάθε φορά που επιλέγετε Αναφορές → Απομνημονευμένες αναφορές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην ομάδα αναφορών. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στις Απομνημονευμένες αναφορές από το επάνω μέρος της οθόνης του Κέντρου Αναφορών. Όποτε θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ειδική αναφορά σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να την επιλέξετε από τη λίστα και να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναφορά.
Το QuickBooks απομνημονεύει τον προσανατολισμό εκτύπωσης με την αναφορά, επομένως εάν ο προσανατολισμός εκτύπωσης δεν είναι ο προσανατολισμός που θέλετε για την αναφορά, θα πρέπει πρώτα να τον αλλάξετε επιλέγοντας Αρχείο → Ρύθμιση εκτυπωτή. Επιλέξτε τον προσανατολισμό που θέλετε να απομνημονεύσετε, κάντε κλικ στο OK και, στη συνέχεια, απομνημονεύστε την αναφορά.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί E-Mail, το QuickBooks εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα εντολών που σας επιτρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel είτε σε μια έκδοση PDF της αναφοράς σε κάποιον άλλο. Όταν επιλέγετε μία από τις εντολές που λέει ότι θέλετε να στείλετε μια αναφορά μέσω email, το τι κάνει το QuickBooks εξαρτάται από το εάν το QuickBooks βλέπει ότι έχετε ήδη ρυθμίσει και εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα email.
Εάν το QuickBooks δεν βλέπει κανένα τέτοιο πρόγραμμα, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το QuickBooks βλέπει ένα τέτοιο πρόγραμμα, το QuickBooks ξεκινά το πρόγραμμα email και προσθέτει την αναφορά ως συνημμένο σε ένα νέο μήνυμα.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Excel και επιλέξετε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας από το αναπτυσσόμενο μενού, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να δημιουργήσετε μια αναφορά του Excel που περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με αυτές που εμφανίζονται στην αναφορά. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας για να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel με τις πληροφορίες αναφοράς και το κουμπί επιλογής Ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας για να προσθέσετε την αναφορά σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel.
Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel.
Μπορείτε επίσης να εξάγετε ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (CSV) (αυτά τα αρχεία μπορούν να ανοίξουν από άλλα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστικών φύλλων και από προγράμματα βάσης δεδομένων) σε ένα συγκεκριμένο αρχείο βιβλίου εργασίας του Excel και κάνοντας κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους για να εμφανιστεί ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να ελέγχετε τον τρόπο μορφοποίησης των εξαγόμενων πληροφοριών.
Μια φιλική πρόταση, ίσως; Μη διστάσετε να πειραματιστείτε με όλες τις ειδικές επιλογές εξαγωγής. Απλώς θυμηθείτε ότι αφού εξάγετε μια αναφορά QuickBooks σε ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας του Excel, μπορείτε επίσης να κάνετε οποιοδήποτε από αυτά τα φανταχτερά χορευτικά πράγματα — ειδική μορφοποίηση και ούτω καθεξής — εκεί.
Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργούν τα στοιχεία Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ημερομηνίες, απλώς κάντε νουντλς. Δεν μπορείς να βλάψεις τίποτα.
Εάν αλλάξετε τις ημερομηνίες αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση για να ενημερώσετε την αναφορά. Για να ορίσετε επιλογές ανανέωσης για αναφορές, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορές & Γραφήματα στη λίστα στα αριστερά και κάντε κλικ στην καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου εάν χρειάζεται. Κάντε κλικ σε μία από τις επιλογές Αναφορές και Γραφήματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
