Τρόπος εκκαθάρισης και συμπύκνωσης αρχείων QuickBooks

Η διαδικασία αρχειοθέτησης στο QuickBooks 2015 είναι αρκετά απλή. Όταν καθαρίζετε και αρχειοθετείτε το σύστημά σας, θα χρειαστεί να συμπυκνώσετε αρχεία. Για να συμπυκνώσετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή File→ Utilities→ Condense Data.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

2 Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Αυτή η επιλογή λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks και να περιγράψετε το λειτουργικό αρχείο της εταιρείας ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο. Το QuickBooks μειώνει το μέγεθος της λειτουργικής έκδοσης του αρχείου δεδομένων της εταιρείας καταργώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, εάν επιλέξετε στο Βήμα 3 να καταργήσετε συναλλαγές.

3 Καθορίστε την ημερομηνία κατάργησης συναλλαγών πριν.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία θα πρέπει να αφαιρεθούν οι κλειστές συναλλαγές, εισαγάγετε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας. Εάν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο καταργώντας συναλλαγές στις ή πριν από τις 31 Δεκεμβρίου 2012, για παράδειγμα, εισαγάγετε την 1/1/2013 στο πλαίσιο ημερομηνίας. Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικοί όταν αφαιρέσετε ένα σωρό κλειστές συναλλαγές.

Καταργείτε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το εταιρικό σας αρχείο QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα εταιρικό αρχείο QuickBooks που είναι 25MB, 50MB ή ακόμα και 100MB (megabyte).

Αν και συνήθως, συμπυκνώνετε ένα αρχείο QuickBooks αφαιρώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, η εντολή Condense δημιουργεί επίσης αρχεία χωρίς συναλλαγές και αρχεία μόνο με ένα καθορισμένο εύρος δεδομένων συναλλαγών. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο που περιέχει λίστες και προτιμήσεις αλλά όχι συναλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Όλες οι συναλλαγές. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Όλες οι συναλλαγές για να δημιουργήσετε ένα σχεδόν άδειο αρχείο που θα μπορούσατε να επαναχρησιμοποιήσετε (όπως για εκπαίδευση).

Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο QuickBooks που περιέχει ένα καθορισμένο εύρος συναλλαγών, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Συναλλαγές εκτός εύρους και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις ημερομηνίες που κλείνουν το εύρος χρησιμοποιώντας τα πλαίσια Πριν και Μετά.

4 Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό των συναλλαγών που πρέπει να καταργήσει το QuickBooks.

Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

5 Καθορίστε πώς πρέπει να συνοψίζονται οι συναλλαγές.

Εάν συνοψίσετε ιστορικές συναλλαγές, το QuickBooks χρησιμοποιεί ένα δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ρωτήσει πώς θα συνόψιζε τα ιστορικά δεδομένα: με μία μόνο καταχώριση ημερολογίου σύνοψης, με μηνιαίες συνοπτικές εγγραφές ημερολογίου ή καθόλου περίληψη.

Επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην προσέγγιση σύνοψης που θέλετε. (Συνήθως, πιθανότατα θα χρησιμοποιούσατε τη δεύτερη επιλογή που παρατίθεται - αυτή της δημιουργίας μηνιαίων συνοπτικών εγγραφών ημερολογίου από το QuickBooks - ώστε να μπορείτε ακόμα να δημιουργείτε ουσιαστικές μηνιαίες αναφορές.

6 Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο το QuickBooks θα συνοψίζει τις συναλλαγές.

Το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

7 Καθορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εάν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να αφαιρέσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων, μπορείτε να πείτε στο QuickBooks να κάνει ακριβώς αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Σύνοψη συναλλαγών αποθέματος. (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί Διατήρηση λεπτομερειών συναλλαγών αποθέματος.)

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, συνεχίζετε στο τέταρτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων (δεν εμφανίζεται), το οποίο ρωτά ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρούνται κλειστές.

8 Καθορίστε ποιες συναλλαγές πρέπει να καταργηθούν και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks ζητά περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί μια κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία αφαίρεσης θα πρέπει να καταργηθούν ακόμη και αν δεν είναι καθαρές, επισημαίνονται ως προς εκτύπωση, επισημαίνονται ως προς αποστολή κ.λπ.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβαίνετε στο πέμπτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων.

9 Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να πραγματοποιηθεί και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Χρησιμοποιήστε το πέμπτο πλαίσιο διαλόγου Condense Data για να πείτε στο QuickBooks ότι εκτός από την κατάργηση παλιών κλειστών συναλλαγών, θα πρέπει να καθαρίσει ορισμένες από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου στο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων που λένε στα QuickBooks να αφαιρέσουν αχρησιμοποίητους λογαριασμούς, αχρησιμοποίητους πελάτες, μη χρησιμοποιημένους προμηθευτές κ.λπ.

Καθαρίζοντας τη λίστα σας μέσω της κατάργησης των αχρησιμοποίητων στοιχείων της λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους χρήστες να εργαστούν με τη λίστα.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την έκτη σελίδα του παραθύρου διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων.

10 Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε το QuickBooks να αρχειοθετεί και να συμπυκνώνει το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks εμφανίζει το έκτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων. Το πλαίσιο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι η διαδικασία αρχειοθέτησης ξεκινά με το QuickBooks να δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων και ότι η λειτουργία συμπύκνωσης μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά ή και αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

11 Κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη συμπύκνωσης.

Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

12 Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σάς ζητά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπύκνωσης λειτουργεί το ίδιο με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks οποιαδήποτε άλλη στιγμή.

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης του εταιρικού αρχείου και, στη συνέχεια, καθαρίζει την λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Η διαδικασία εκκαθάρισης μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες εάν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.