Τρόπος αναζήτησης QuickBooks Online λίστες για άτομα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις σελίδες Πελάτες, Προμηθευτές και Εργαζόμενοι στο QuickBooks Online (QBO) με διάφορους τρόπους. Η σελίδα Ανάδοχοι είναι πιο περιορισμένη από τις υπόλοιπες. από αυτό, μπορείτε να αναζητήσετε εργολάβους και να προετοιμάσετε το 1099. Από τις σελίδες Πελάτες, Προμηθευτές ή Υπάλληλοι που απαριθμούν όλα τα άτομα σε αυτές τις κατηγορίες, μπορείτε να ταξινομήσετε τα άτομα στη λίστα, να εξαγάγετε τη λίστα στο Excel και να εκτελέσετε ενέργειες σε μια επιλεγμένη ομάδα ατόμων στη λίστα.

Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε μια βασική αναφορά κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση σε οποιαδήποτε σελίδα λίστας. το κουμπί Εκτύπωση εμφανίζεται ακριβώς πάνω από τη στήλη Ενέργεια.

Πώς να συνεργαστείτε με ένα συγκεκριμένο άτομο στο QBO

Μπορείτε να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο πελάτη, πωλητή ή υπάλληλο και να προβάλετε τις συναλλαγές που σχετίζονται με αυτό το άτομο καθώς και τα στοιχεία του ατόμου και μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία στο άτομο. Εδώ, θα συνεργαστείτε με πελάτες.

Για να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο άτομο, πληκτρολογήστε μερικούς χαρακτήρες που ταιριάζουν με το όνομα του ατόμου ή της εταιρείας στο πλαίσιο Αναζήτηση που εμφανίζεται πάνω από τη λίστα των ατόμων.

Για να βρείτε ένα συγκεκριμένο άτομο σε μια λίστα, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Αναζήτηση που εμφανίζεται πάνω από τα ονόματα στη λίστα.

Όταν επιλέγετε οποιοδήποτε άτομο από τη λίστα, το QBO εμφανίζει τη σελίδα που σχετίζεται ειδικά με αυτό το άτομο. Η σελίδα έχει δύο καρτέλες. Στο παρακάτω σχήμα, βλέπετε την καρτέλα Λίστα συναλλαγών. η άλλη καρτέλα είναι Στοιχεία πελάτη.

Εάν έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία Έργα στην εταιρεία σας, το QBO εμφανίζει μια τρίτη καρτέλα που ονομάζεται καρτέλα Έργα, η οποία παραθέτει όλα τα έργα που έχετε δημιουργήσει στην εταιρεία QBO σας.

Η καρτέλα Λίστα συναλλαγών εμφανίζει συναλλαγές σε QBO που σχετίζονται με το επιλεγμένο άτομο.

Από οποιαδήποτε καρτέλα, κάνετε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία για να επεξεργαστείτε πληροφορίες σχετικά με αυτό το άτομο και κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα συναλλαγή για να προσθέσετε μια συναλλαγή που σχετίζεται με αυτό το άτομο.

Από τη σελίδα λεπτομερειών ενός ατόμου, μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία για να παρακολουθείτε σημαντικές οικονομικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισυνάψετε ένα έγγραφο 1099 ενός πωλητή, ένα συμβόλαιο πελάτη ή τις αποδείξεις ενός υπαλλήλου. Δεν περιορίζεστε σε έγγραφα κειμένου. μπορείτε επίσης να επισυνάψετε φωτογραφίες. Απλώς σύρετε και αποθέστε το στοιχείο στο πλαίσιο Συνημμένα στην κάτω αριστερή πλευρά της κατάλληλης σελίδας λεπτομερειών. εάν προτιμάτε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο και να εμφανιστεί ένα τυπικό παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα των Windows, ώστε να μπορείτε να πλοηγηθείτε και να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να επισυνάψετε.

Κάθε συνημμένο δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερο από 25 MB. Για να προβάλετε έγγραφα που έχετε ήδη επισυνάψει σε ένα άτομο, κάντε κλικ στον σύνδεσμο Εμφάνιση υπαρχόντων κάτω από το πλαίσιο Συνημμένα και το QBO ανοίγει ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά της σελίδας που δείχνει τα συνδεδεμένα συνημμένα.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε συνημμένα σε μια συναλλαγή. Για να προβάλετε συναλλαγές που έχουν συνημμένα, προσθέτετε τη στήλη Συνημμένα στον πίνακα που εμφανίζεται στη σελίδα Λίστα συναλλαγών του ατόμου. Εμφανίστε τη σελίδα της Λίστας συναλλαγών του ατόμου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί του πίνακα Γρανάζι πάνω από τη στήλη Ενέργεια. Από τη λίστα που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση περισσότερων. Εμφάνιση περισσότερων αλλαγών σε Εμφάνιση λιγότερων και εμφανίζεται ένα πλαίσιο ελέγχου για Συνημμένα. κάντε κλικ σε αυτό και η στήλη Συνημμένα εμφανίζεται ως μέρος του πλέγματος πίνακα. Μπορείτε να το αναγνωρίσετε ως την επικεφαλίδα της στήλης με έναν συνδετήρα. Η εμφάνιση της στήλης Συνημμένα για ένα άτομο την εμφανίζει στον πίνακα Λίστα συναλλαγών για όλα τα άτομα αυτού του τύπου. Εάν υπάρχουν συνημμένα για οποιαδήποτε συγκεκριμένη συναλλαγή, θα δείτε τον αριθμό των συνημμένων στη στήλη. Κάνοντας κλικ στον αριθμό εμφανίζονται τα συνημμένα της συναλλαγής.

Προσθέτετε συνημμένα στις διάφορες συναλλαγές καθώς τις δημιουργείτε. μόνο τα συνημμένα που σχετίζονται με συναλλαγές εμφανίζονται στις διάφορες σελίδες της λίστας συναλλαγών και τα συνημμένα που σχετίζονται με ένα άτομο εμφανίζονται στη σελίδα του συσχετισμένου ατόμου.

Προσθήκη της στήλης Συνημμένα στον πίνακα στη Λίστα συναλλαγών.

Όταν ολοκληρώσετε την εργασία με ένα άτομο, μπορείτε εύκολα να μεταβείτε σε άλλο σε αυτήν τη λίστα χρησιμοποιώντας το παράθυρο λίστας Split View της λίστας.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Split View (εμφανίζεται στην προηγούμενη εικόνα) για να εμφανίσετε ένα παράθυρο με τα άτομα που είναι αποθηκευμένα στη λίστα (δείτε την παρακάτω εικόνα).

Εμφάνιση της διαίρεσης μιας λίστας.

Από τη λίστα στο παράθυρο διαίρεσης προβολής, μπορείτε να κάνετε κύλιση προς τα κάτω για να βρείτε ένα άτομο ή μπορείτε να πληκτρολογήσετε μερικά γράμματα του ονόματος ή του ονόματος της εταιρείας του ατόμου στο πλαίσιο Αναζήτηση στο επάνω μέρος της λίστας για να βρείτε αυτό το άτομο στη λίστα. Εναλλακτικά, μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα με το όνομα ή το ανοιχτό υπόλοιπο. Κάντε κλικ σε ένα άτομο για να μεταβείτε στη σελίδα αυτού του ατόμου.

Για να προσθέσετε ένα νέο άτομο στη λίστα, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) στην κορυφή της λίστας στο παράθυρο Προβολή διαίρεσης. Για να εμφανίσετε τη σελίδα Πελάτες, κάντε κλικ στην επιλογή Πελάτες στο επάνω μέρος της λίστας Διαίρεσης προβολής ή κάντε κλικ στην επιλογή Πωλήσεις στη γραμμή πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πελάτες.

Για να κλείσετε την προβολή διαίρεσης, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο διαίρεσης προβολής.

Ταξινόμηση λίστας στο QuickBooks Online

Εκτός από την ταξινόμηση σε Split View, μπορείτε να ταξινομήσετε τις λίστες στη σελίδα Πελάτες και Προμηθευτές κατά όνομα ή ανοιχτό υπόλοιπο. Από προεπιλογή, το QBO ταξινομεί τις εγγραφές σε αυτές τις σελίδες αλφαβητικά με βάση το όνομα σε αύξουσα σειρά.

Μπορείτε να ταξινομήσετε τους υπαλλήλους με αλφαβητική σειρά και να αντιστρέψετε αλφαβητική σειρά, κατά μέθοδο πληρωμής ή κατά κατάσταση (ενεργός ή ανενεργός). Δεν μπορείτε να ταξινομήσετε τους εργολάβους. Το QBO, από προεπιλογή, τα ταξινομεί με αλφαβητική σειρά.

Για να αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης για τις λίστες Πελάτες ή Προμηθευτές, κάντε κλικ στην επιλογή Πωλήσεις ή Έξοδα στη γραμμή πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πελάτες ή Προμηθευτές για να εμφανιστεί η κατάλληλη σελίδα. Για αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιώ τη σελίδα Πελάτες.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα για τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Εάν κάνετε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Πελάτης/Εταιρία, το QBO εμφανίζει τους πελάτες με φθίνουσα αλφαβητική σειρά. Εάν κάνετε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Open Balance, το QBO ταξινομεί τη λίστα με σειρά Open Balance, από το χαμηλότερο προς το υψηλότερο.

Πώς να εξαγάγετε μια λίστα QBO στο Excel

Μπορείτε να εξαγάγετε μια λίστα με τους πελάτες ή τους προμηθευτές σας στο Excel.

Εάν δεν έχετε αντίγραφο του Excel στον υπολογιστή σας, μπορείτε να κάνετε λήψη και να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν έκδοση του Excel για κινητά.

Κάντε κλικ στον κατάλληλο σύνδεσμο στη γραμμή πλοήγησης (Πωλήσεις ή Έξοδα) για να εμφανιστεί στη συνέχεια είτε η σελίδα Πελάτες είτε η σελίδα Προμηθευτές. Η σελίδα Προμηθευτών χρησιμοποιείται σε αυτό το παράδειγμα. Στη δεξιά άκρη της σελίδας, ακριβώς πάνω από τη στήλη Ενέργεια, εμφανίζονται τρία κουμπιά. Κάντε κλικ στο μεσαίο κουμπί και το QBO εξάγει τη λίστα σε ένα αρχείο Excel. ένα κουμπί για το αρχείο εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης στο Chrome.

Εξαγωγή λίστας προμηθευτών στο Excel.

Κάντε κλικ στο κουμπί στο κάτω μέρος της οθόνης και το Excel ανοίγει το αρχείο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το αρχείο εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ενεργοποίηση επεξεργασίας στην κίτρινη γραμμή στο επάνω μέρος του παραθύρου. Και, για όσους από εσάς χρησιμοποιείτε το Excel για κινητά, πρέπει να συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό σας Microsoft για να επεξεργαστείτε το αρχείο.

Πώς να εργαστείτε με μια παρτίδα ατόμων στο QBO

Όταν εργάζεστε με πελάτες ή προμηθευτές, μπορείτε να κάνετε ορισμένες ενέργειες ταυτόχρονα για μια ομάδα ανθρώπων. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένους προμηθευτές κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε όνομα και στη συνέχεια να στείλετε το ίδιο email σε αυτούς τους προμηθευτές, να πληρώσετε λογαριασμούς ηλεκτρονικά για τους επιλεγμένους προμηθευτές, εάν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Bill.com με το QBO Essentials, Plus, ή Για προχωρημένους ή καταστήστε τους επιλεγμένους προμηθευτές ανενεργούς.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Bill.com για να πληρώσετε λογαριασμούς ηλεκτρονικά από την QBO. υπάρχει μια εφαρμογή Bill.com με πλήρη υπηρεσία, αλλά εδώ, μιλάω για το πρόσθετο στο QBO. Θα βρείτε την εφαρμογή Bill.com διαθέσιμη στο Κέντρο εφαρμογών Intuit. Μπορείτε να επισκεφτείτε το κατάστημα επιλέγοντας Εφαρμογές από το παράθυρο πλοήγησης. Δεν υπάρχει μηνιαία χρέωση συνδρομής για το Bill.com, αλλά υπάρχει χρέωση ανά συναλλαγή για κάθε πληρωμή που επεξεργάζεστε.

Για τους πελάτες, εκτός από την αποστολή email, μπορείτε να δημιουργήσετε και να τους στείλετε δηλώσεις, να αντιστοιχίσετε τους επιλεγμένους πελάτες σε έναν τύπο πελάτη (χρησιμοποιείτε τον τύπο πελάτη για να ομαδοποιήσετε πελάτες) και να κάνετε τους επιλεγμένους πελάτες ανενεργούς.

Για να χρησιμοποιήσετε μία από αυτές τις ενέργειες για μια ομάδα ατόμων, κάντε κλικ στον κατάλληλο σύνδεσμο στη γραμμή πλοήγησης — Πωλήσεις ή Έξοδα — και στη συνέχεια στην κατάλληλη σελίδα λίστας για να εμφανιστεί η σχετική σελίδα. Για αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποίησα τη σελίδα Πελάτες.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ενέργειά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μαζικές ενέργειες. Επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε να κάνετε και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις υποδείξεις στην οθόνη για να ολοκληρώσετε την ενέργεια.

Εκτέλεση μιας ενέργειας για πολλούς πελάτες.