Τι συμβαίνει όταν συμπυκνώνετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks

Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων QuickBooks κάνει δύο πράγματα: Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks (που ονομάζεται αρχειοθέτηση του αρχείου). η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων κάνει το αρχείο δεδομένων μικρότερο συνοψίζοντας πολλές παλιές κλειστές, λεπτομερείς συναλλαγές που χρησιμοποιούν εγγραφές στο ημερολόγιο μεγάλων τεράτων.

Επειδή αυτή η συμπύκνωση και η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι λίγο μπερδεμένη, ακολουθεί μια γρήγορη περίληψη του τι ακριβώς συμβαίνει όταν συμπυκνώνετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks. Δείτε τι κάνει συνήθως το QuickBooks κατά τη διάρκεια της διαδικασίας:

• Αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης των αρχείων της εταιρείας σας: Όταν συμπυκνώνετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο αυτού του αρχείου.

• Αφαιρεί παλιές κλειστές συναλλαγές: Ως μέρος της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σάς δίνει την ευκαιρία να αφαιρέσετε παλιές, κλειστές συναλλαγές από την τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Να θυμάστε ότι η αρχειοθέτηση δημιουργεί ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου QuickBooks.

  Ωστόσο, εξακολουθείτε να έχετε την λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks και είναι αυτή η τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks που καθαρίζεται ή συμπυκνώνεται με την κατάργηση παλιών, κλειστών συναλλαγών.

  Οι κλειστές συναλλαγές είναι συναλλαγές που το QuickBooks δεν χρειάζεται πλέον να παρακολουθεί λεπτομερώς. Για παράδειγμα, ένα παλιό τιμολόγιο πελάτη — αφού εξοφληθεί — είναι μια κλειστή συναλλαγή. Μια παλιά επιταγή που γράφτηκε σε κάποιον πωλητή - αφού εκκαθαριστεί από την τράπεζα - είναι μια κλειστή συναλλαγή.

• Συνοψίζει παλιές, κλειστές συναλλαγές: Επειδή οι παλιές, κλειστές συναλλαγές καταργούνται από το αρχείο δεδομένων QuickBooks, η συμπύκνωση δημιουργεί συνήθως συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου για τις παλιές, κλειστές συναλλαγές και τοποθετεί αυτές τις συνοπτικές συναλλαγές στην τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

  Αυτές οι συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου σας επιτρέπουν να συνεχίσετε να συντάσσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, παρόλο που η αρχειοθέτηση καταργεί όλες τις παλιές, κλειστές συναλλαγές από, για παράδειγμα, τον Ιανουάριο του 2011, μπορείτε να δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις για τον Ιανουάριο του 2011 το 2014. Για τη δημιουργία μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων για τον Ιανουάριο 2011, το QuickBooks χρησιμοποιεί τις συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου.

• Διαγράφει τη διαδρομή ελέγχου: Το QuickBooks διατηρεί μια διαδρομή ελέγχου που δείχνει ποιος έχει εισαγάγει ποιες συναλλαγές. Ένα σχεδόν κρυφό αποτέλεσμα της εκκαθάρισης των αρχείων δεδομένων QuickBooks αφορά τη διαδρομή ελέγχου. Εάν καθαρίσετε ένα εταιρικό αρχείο και υποδείξετε ότι το εταιρικό αρχείο πρέπει να συμπυκνωθεί, το QuickBooks διαγράφει τη διαδρομή ελέγχου πριν από την ημερομηνία "καταργημένες κλειστές συναλλαγές κατά ή πριν".

  Με άλλα λόγια, για τη χρονική περίοδο κατά την οποία το QuickBooks αφαιρεί παλιές, κλειστές συναλλαγές, αφαιρεί επίσης τη διαδρομή ελέγχου αυτών των συναλλαγών.

Η διαδικασία συμπυκνωμένου αρχείου συνήθως σημαίνει τη δημιουργία ενός αντιγράφου του αρχείου δεδομένων QuickBooks που αποθηκεύετε και τοποθετείτε κάπου και στη συνέχεια δημιουργείτε μια μειωμένη έκδοση του αρχείου της εταιρείας εργασίας. Ωστόσο, η εντολή που χρησιμοποιείτε για τη συμπύκνωση του εταιρικού αρχείου QuickBooks σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε σχεδόν άδεια εταιρικά αρχεία.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρειάζεται ποτέ να χρησιμοποιήσουν αυτήν την επιλογή. Μόνο μία κατηγορία χρηστών QuickBooks που μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν σχεδόν άδεια εταιρικά αρχεία: CPA και σύμβουλοι (που θέλουν να επαναχρησιμοποιήσουν ένα εταιρικό αρχείο για άλλη επιχειρηματική μονάδα ή πελάτη) μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την εντολή για να δημιουργήσουν αρχεία δεδομένων εταιρείας που έχουν πολλά από οι λίστες έχουν ήδη ρυθμιστεί.