Συμβουλές για τον προϋπολογισμό με Quickbooks

Τα Quickbooks μπορούν να σας βοηθήσουν στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο, αλλά δεν λειτουργεί απαραίτητα για όλους. Ακολουθούν μερικά σχόλια για το θέμα:

• Ο προϋπολογισμός είναι ένα παράδειγμα της παλιάς φράσης «Προγραμματίστε τη δουλειά σας και μετά εκτελέστε το σχέδιό σας». Οι προϋπολογισμοί δεν είναι χειροπέδες. Οι προϋπολογισμοί δεν είναι ζόρικα. Οι προϋπολογισμοί είναι απλώς εργαλεία προγραμματισμού που χρησιμοποιείτε για να λαμβάνετε στοχαστικά αποφάσεις σχετικά με τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας για το επόμενο έτος.
• Εάν δεν λαμβάνετε αξία από τη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού, δεν πρέπει να το κάνετε. Ή, τουλάχιστον, θα πρέπει να αλλάξετε τον τρόπο που το κάνετε. Χωρίς πλάκα - μην κάνετε προϋπολογισμό εάν δεν έχετε αξία από τη διαδικασία. Ωστόσο, οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν αξία. Εάν μπορείτε να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας χωρίς προϋπολογισμό — μην κάνετε προϋπολογισμό. Χρησιμοποιείτε εκείνα τα εργαλεία που σας προσφέρουν τη μεγαλύτερη αξία στη διαχείριση της επιχείρησής σας. Για πολλούς ανθρώπους, ο προϋπολογισμός κάνει ακριβώς αυτό. Αν δεν είναι για εσάς, παραλείψτε τη δουλειά. Ο χρόνος είναι συχνά ο πιο σπάνιος πόρος για τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές επιχειρήσεων.
• Οι προϋπολογισμοί μπορούν να είναι ουσιαστικά εργαλεία για τη διαχείριση ατόμων με οικονομικά μετρήσιμες ευθύνες. Οι προϋπολογισμοί έχουν κακό ραπ και δεν είναι τέλειοι, αλλά ξέρετε τι; Εάν έχετε άτομα που εργάζονται για εσάς που έχουν ευθύνες τις οποίες μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε οικονομικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν προϋπολογισμό για να διαχειριστείτε αυτούς τους ανθρώπους.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε πωλητές που θα πρέπει να πουλούν μεμονωμένα προϊόντα αξίας 25.000 $ κάθε μήνα. Εάν κάνετε προϋπολογισμό ανά πωλητή (πιθανότατα πρέπει να δημιουργήσετε μια κατηγορία για κάθε πωλητή ή έναν λογαριασμό εσόδων για κάθε πωλητή), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν προϋπολογισμό για να συγκρίνετε τις πραγματικές πωλήσεις που παράγονται από κάθε άτομο με τις αναμενόμενες στον προϋπολογισμό πωλήσεις.

Εάν κοιτάζετε τον Joe κάθε μήνα και βλέπετε ότι έχει προβλέψιμα πωλήσεις 30.000 $, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες στη διαχείριση του Joe. Πιθανώς, η υπερπαραγωγή του Τζο σημαίνει ότι κάνει καλή δουλειά. Αν κοιτάξετε τον αδερφό του Τζο, τον Μπομπ και δείτε ότι κάνει πωλήσεις 20.000 $ κάθε μήνα, όταν περιμένετε 25.000 $ σε πωλήσεις, πιθανότατα μπορείτε να δείτε ένα πρόβλημα και μια ευκαιρία για βελτίωση. Όλα αυτά είναι λογικά, σωστά;

• Οι άνθρωποι που τους αρέσει ο προϋπολογισμός τείνουν να εστιάζουν σε δυσμενείς αποκλίσεις. Αν και οι δυσμενείς διακυμάνσεις συχνά εντοπίζουν προβλήματα που πρέπει να διορθωθούν, οι ευνοϊκές διακυμάνσεις μερικές φορές είναι πιο ενδιαφέρουσες και πιο χρήσιμες στην ανατομή.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια επιχείρηση στην οποία αναμένετε από τους πωλητές να πραγματοποιούν πωλήσεις 25.000 $ το μήνα. Αν η Julia παράγει 75.000 $ το μήνα σε πωλήσεις, αυτό είναι πολύ ενδιαφέρον. Η Τζούλια πιθανότατα ξέρει κάτι ή έχει δεξιότητες ή μια προσέγγιση που δεν έχουν οι άλλοι πωλητές. Ίσως, με λίγη τύχη, μπορείτε να καταλάβετε γιατί η Τζούλια τα καταφέρνει τόσο καλά — και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε αυτή τη νέα γνώση για να κάνετε τους άλλους πωλητές σας να πουλούν περισσότερα πράγματα κάθε μήνα.

• Οι βασικοί αριθμοί προϋπολογισμού που πρέπει να παρακολουθήσετε είναι συχνά ένα αρκετά μικρό σύνολο. Αν και ένας προϋπολογισμός σύμφωνα με το QuickBooks μπορεί να έχει εκατοντάδες αριθμούς, μπορεί να είστε σε θέση να διαχειριστείτε μια χαρά την επιχείρησή σας κοιτάζοντας μόνο λίγους αριθμούς. Ίσως στην επιχείρησή σας, όλα καταλήγουν στις πωλήσεις. Εάν οι πωλήσεις οδηγούν πραγματικά όλα τα άλλα - τα έξοδά σας και, φυσικά, όλα τα κέρδη σας - μπορεί να μην έχετε πολλούς λόγους να παρακολουθείτε το ποσό που ξοδεύετε κάθε μήνα στον τηλεφωνικό σας λογαριασμό ή στα έξοδα αποστολής.

Εάν μπορείτε να αποστάσετε το οικονομικό σας σχέδιο σε μερικούς αριθμούς που πρέπει να παρακολουθήσετε, μπορείτε να κάνετε τον προϋπολογισμό και τις οικονομικές αναλύσεις πολύ πιο απλές. Το μόνο που κάνετε είναι να προσδιορίσετε τα βασικά οικονομικά στατιστικά που πρέπει να παρακολουθήσετε — και στη συνέχεια να τα παρακολουθείτε τακτικά.

Οι χρηματοοικονομικοί δείκτες είναι συχνά πολύ χρήσιμα εργαλεία για την παρακολούθηση της οικονομικής απόδοσης μιας επιχείρησης. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων διαχειρίζονται με επιτυχία τις επιχειρήσεις τους χωρίς επίσημο προϋπολογισμό εξετάζοντας δύο ή τρία στοιχεία, συμπεριλαμβανομένου του κόστους πωληθέντων αγαθών και των ποσοστών μικτού περιθωρίου κέρδους. Το κόστος πωληθέντων αγαθών περιλαμβάνει το κόστος των προϊόντων ή των αντικειμένων που πωλούνται. Ένα ποσοστό μικτού περιθωρίου είναι το ποσοστό των πωλήσεων που απομένει μετά την πληρωμή του κόστους των πωληθέντων αγαθών.