Συμβουλές για την εργασία με κανόνες MYOB και ροές τραπεζών

Ένα από τα σπουδαία πράγματα για το MYOB AccountRight είναι ότι μπορείτε να ορίσετε τραπεζικούς κανόνες για την αυτόματη κατανομή των συναλλαγών. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να δημιουργείτε κανόνες που λειτουργούν σωστά, κάθε φορά.

• Διατηρήστε τις προϋποθέσεις του κανόνα όσο το δυνατόν απλούστερες. Για παράδειγμα, ίσως μια πρόσφατη πληρωμή στον μηχανικό σας εμφανίζεται ως «EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU». Σίγουρα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που να λέει στο MYOB να κατανέμει οποιαδήποτε συναλλαγή με αυτές ακριβώς τις λέξεις στο Motor Vehicle Expense, αλλά αντ' αυτού, αφιερώστε λίγο χρόνο για να απλοποιήσετε τις συνθήκες του κανόνα. Για παράδειγμα, δημιουργήστε έναν κανόνα που λέει στο MYOB να κατανέμει οποιαδήποτε συναλλαγή με τις λέξεις "BAY AUTOMOTIVE" στα έξοδα μηχανοκίνητων οχημάτων. Με αυτόν τον τρόπο, εάν πληρώσετε με πιστωτική κάρτα και όχι με EFTPOS την επόμενη φορά, ή αν ο μηχανικός αλλάξει την εμπορική του εγκατάσταση, έτσι ώστε το κείμενο του τραπεζικού λογαριασμού να εμφανίζεται διαφορετικά, ο κανόνας είναι πιο πιθανό να παραμείνει σωστός.

• Διατηρήστε τα ονόματα κανόνων ενημερωτικά και εύκολα αναγνωρίσιμα. Το MYOB από προεπιλογή χρησιμοποιεί ολόκληρη την περιγραφή από το κείμενο στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού ως όνομα κανόνα. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, το όνομα του κανόνα γίνεται "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Μην αποδεχτείτε αυτήν την προεπιλογή, αλλά αντ' αυτού επεξεργάζεστε πάντα τα ονόματα κανόνων για να διευκολύνετε την εύρεση των κανόνων σας στο μέλλον. Για παράδειγμα, ένα καλό όνομα κανόνα για αυτήν τη συναλλαγή είναι πιθανώς «Bay Automotive Vehicle Repairs», καθώς αυτό το όνομα περιλαμβάνει τόσο το σχετικό κείμενο τραπεζικής κίνησης, όσο και τον τύπο της δαπάνης.

• Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα, πηγαίνετε πάντα στις Επιλογές για προχωρημένους και εισάγετε το όνομα προμηθευτή ή πελάτη στην κάτω δεξιά γωνία. Αν και η επιλογή κάρτας δεν είναι υποχρεωτική, να θυμάστε ότι, εκτός και αν επιλέξετε κάρτα, δεν θα μπορείτε να αναζητήσετε όλες τις συναλλαγές για αυτόν τον πελάτη ή προμηθευτή στο μέλλον. Αυτή η απουσία λεπτομερούς ιστορικού συναλλαγών μπορεί να είναι πραγματικός πόνος, οπότε αφιερώστε λίγο χρόνο για να προσθέσετε αυτές τις πληροφορίες κάθε φορά που δημιουργείτε έναν νέο κανόνα.

  Όταν χρησιμοποιείτε τη διαδικτυακή τραπεζική για την πραγματοποίηση ηλεκτρονικών πληρωμών σε προμηθευτές, σκεφτείτε προσεκτικά πώς θα εμφανιστεί η περιγραφή στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού. Αναρωτηθείτε, θα μπορέσετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα με βάση αυτήν την περιγραφή; Η απάντηση σε αυτήν την ερώτηση εξαρτάται τόσο από την τράπεζά σας όσο και από το εάν το όνομα του Δικαιούχου πληρωμής εμφανίζεται πάντα στο αντίγραφό σας. Μια συμβουλή είναι να αποθηκεύσετε τα στοιχεία του προμηθευτή και τις περιγραφές πληρωμών στο Internet banking σας, ώστε να εμφανίζεται ακριβώς το ίδιο κείμενο κάθε φορά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα με βάση το συγκεκριμένο κείμενο.

• Προσέξτε για διπλούς κανόνες. Περιηγηθείτε στη λίστα των κανόνων σας από καιρό σε καιρό και ελέγξτε ξανά πώς έχετε ορίσει τους όρους σας. Εάν μπορείτε να δείτε δύο κανόνες που έχουν τις ίδιες συνθήκες, είτε διαγράψτε έναν από τους κανόνες είτε αλλάξτε τις συνθήκες του κανόνα.

• Αποκτήστε το MYOB για να διαιρείτε αυτόματα τα προσωπικά ποσοστά. Για δαπάνες που μοιράζετε τακτικά μεταξύ επαγγελματικών και προσωπικών (για παράδειγμα, ίσως διαθέτετε πάντα το 75 τοις εκατό της βενζίνης σε επιχειρήσεις και το 25 τοις εκατό για προσωπικά), χρησιμοποιήστε τις σύνθετες επιλογές για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που κάνει αυτόν τον διαχωρισμό αυτόματα.

• Όταν βρίσκεστε στο παράθυρο Τροφοδοσίες τράπεζας, ακουμπάτε πάντα το ποντίκι σας στο εικονίδιο Εφαρμόζεται κανόνας πριν κάνετε κλικ στην Έγκριση. Με αυτόν τον τρόπο, το MYOB εμφανίζει σε ποιον λογαριασμό πρόκειται να εκχωρηθεί η συναλλαγή και μπορείτε να ελέγξετε ότι ο κανόνας λειτουργεί σωστά.

• Μην δημιουργείτε κανόνα με την προϋπόθεση ότι οποιαδήποτε συναλλαγή που περιέχει τη λέξη "BP" κατανέμεται στη βενζίνη. Γιατί όχι? Διότι αν το κάνετε αυτό, κάθε συναλλαγή BPAY, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για ηλεκτρική ενέργεια, τηλέφωνο ή φόρο, θα κατανέμεται στη βενζίνη, απλώς και μόνο επειδή το «BPAY» περιέχει τα γράμματα «BP».

• Εάν έχετε μεγάλο όγκο συναλλαγών, εξετάστε το ενδεχόμενο να καθορίσετε το όνομα του κανόνα στο πεδίο Σημείωση κατά τη δημιουργία ενός κανόνα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε έναν κανόνα με την προϋπόθεση ότι κάθε συναλλαγή που περιέχει τις λέξεις "Katoomba Au" εκχωρείται στις Επισκευές Αυτοκινήτων (επειδή το Katoomba Au σε αυτή την περίπτωση σημαίνει Katoomba Automotive", ένα κόλπο είναι να μεταβείτε στις Προηγμένες Επιλογές και Ως σημείωμα για αυτόν τον κανόνα, πληκτρολογήστε "Συναλλαγή που δημιουργήθηκε με χρήση κανόνα Katoomba Automotive". Με αυτόν τον τρόπο, εάν εξετάζετε τις συναλλαγές στο τέλος του τριμήνου ή στο τέλος του έτους και διαπιστώσετε ότι οι συναλλαγές έχουν κατανεμηθεί λανθασμένα, γνωρίζετε ποιος κανόνας έκανε τα πράγματα να πάνε στραβά.

Αν χρησιμοποιηθούν σωστά, οι τραπεζικοί κανόνες μπορούν να εξοικονομήσουν έως και 90 τοις εκατό του χρόνου εισαγωγής δεδομένων και ουσιαστικά να εξαλείψουν την ανάγκη για χρονοβόρες τραπεζικές συμφωνίες.