Σύγκριση προϋπολογισμών με πραγματικά αποτελέσματα στο QuickBooks 2011

Αφού καταγράψετε τον προϋπολογισμό σας στο QuickBooks, μπορείτε να συγκρίνετε τα πραγματικά οικονομικά σας αποτελέσματα με ποσά που έχουν προϋπολογιστεί επιλέγοντας εντολές από το υπομενού Προϋπολογισμοί & Προβλέψεις. Όταν επιλέγετε Αναφορές→ Προϋπολογισμοί & Προβλέψεις, το QuickBooks παρέχει πολλές αναφορές προϋπολογισμού:

• Επισκόπηση προϋπολογισμού: Αυτή η αναφορά συνοψίζει τα προϋπολογισμένα ποσά σας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε και να ελέγξετε κατά λάθος τον προϋπολογισμό σας.

• Προϋπολογισμός έναντι πραγματικού: Αυτή η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τις πληροφορίες της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων προϋπολογισμού με τις πληροφορίες της πραγματικής κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων. Επομένως, η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τα αναμενόμενα έσοδα και έξοδα με τα πραγματικά έσοδα και έξοδα.

• Απόδοση προϋπολογισμού κερδών και ζημιών: Αυτή η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τα πραγματικά έσοδα, έξοδα και κέρδη σας με τα προβλεπόμενα έσοδα, έξοδα και κέρδη.

• Προϋπολογισμός έναντι πραγματικού γραφήματος: Αυτό το γράφημα δεν είναι αναφορά. Είναι ένα γράφημα που δείχνει προϋπολογισμένες και πραγματικές πληροφορίες.

• Επισκόπηση πρόβλεψης: Αυτή η αναφορά συνοψίζει μια πρόβλεψη QuickBooks. Μια πρόβλεψη είναι βασικά μια πρόβλεψη σχετικά με τα μελλοντικά έσοδα και τις ταμειακές ροές σας. Χρησιμοποιείτε προβλέψεις για να κάνετε τον προγραμματισμό «τι θα γινόταν αν».

• Πρόβλεψη έναντι πραγματικού: Αυτή η αναφορά συγκρίνει μια πρόβλεψη με αυτό που πραγματικά συνέβη.

Με έναν καλά κατασκευασμένο προϋπολογισμό με κοινή λογική, μπορείτε να αναζητήσετε αποκλίσεις μεταξύ του προϋπολογισμού σας και των πραγματικών οικονομικών σας αποτελεσμάτων. Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας για να εντοπίσετε καταστάσεις στις οποίες, για παράδειγμα, ένα στοιχείο δαπάνης είναι πολύ χαμηλό, ένα στοιχείο ενεργητικού είναι πολύ υψηλό ή κάποιος αριθμός εσόδων υπολείπεται αυτού που περιμένετε. Τα απροσδόκητα αποτελέσματα συχνά υποδηλώνουν είτε προβλήματα είτε ευκαιρίες. Σκεφτείτε τα ακόλουθα παραδείγματα διακύμανσης και τι μπορεί να υποδηλώνουν οι διακυμάνσεις:

• Τα μηνιαία έσοδα είναι 40.000 $ αντί για 50.000 $. Εάν οι πωλήσεις αντιπροσωπεύουν μόνο το 80 τοις εκατό αυτού που περιμένετε, πιθανότατα πρέπει να εφαρμόσετε άμεσα διορθωτικά μέτρα.

• Τα υπόλοιπα αποθέματος είναι κατά μέσο όρο 50.000 $ στο τέλος του μήνα αντί για 100.000 $ στο τέλος του μήνα. Αυτό μπορεί να είναι καλό ή κακό. Μπορεί να υποδηλώνει ότι πουλάτε προϊόντα πολύ πιο γρήγορα από ό,τι περιμένατε (και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να αυξήσετε την επένδυση στο απόθεμά σας και την αγορά αποθέματος). Ωστόσο, η χαμηλή επένδυση αποθέματος μπορεί επίσης να σημαίνει ότι απλά δεν λαμβάνετε υλικά από τους προμηθευτές σας τόσο γρήγορα όσο τα χρειάζεστε και, ως εκ τούτου, διατρέχετε μεγάλο κίνδυνο να χάσετε πωλήσεις λόγω ανεπαρκών επιπέδων αποθεμάτων.

• Τα έξοδα έρευνας και ανάπτυξης ισούνται με 50.000 $ ετησίως αντί για 25.000 $ ετησίως. Τα έξοδα έρευνας και ανάπτυξης που είναι διπλάσια από αυτά που περιμένετε φαίνονται άσχημα. Ωστόσο, ο διπλασιασμός των δαπανών έρευνας και ανάπτυξης μπορεί να είναι καλός εάν επενδύετε απροσδόκητα σε κάποιο πολλά υποσχόμενο νέο προϊόν, ιδέα ή τεχνολογία.

• Οι πωλήσεις σε μια συγκεκριμένη κατηγορία πελατών είναι 50 τοις εκατό υψηλότερες. Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιήσατε τάξεις για να παρακολουθείτε τις πωλήσεις σε πελάτες εντός και εκτός της χώρας. Εάν δείτε ότι, εντελώς απροσδόκητα, οι πωλήσεις σε πελάτες εκτός της χώρας είναι 50 τοις εκατό υψηλότερες από ό,τι αναμένετε, αυτή η απόκλιση μπορεί να υποδηλώνει μια ευκαιρία για ακόμη περισσότερες πωλήσεις εκτός της χώρας.