Το να αποφασίσετε πότε και πώς θέλετε να καθαρίσετε ή να αρχειοθετήσετε το εταιρικό σας αρχείο QuickBooks είναι κυρίως θέμα κοινής λογικής. Η πρώτη σας σκέψη θα πρέπει να είναι αν χρειάζεται να συμπυκνώσετε καθόλου το αρχείο της εταιρείας.
Εάν το QuickBooks εξακολουθεί να λειτουργεί με λογική ταχύτητα, εάν δεν τρελαίνεστε λόγω πολλών αχρησιμοποίητων στοιχείων σε λίστες ή εάν το αρχείο δεδομένων δεν έχει μεγαλώσει τρομερά (μεγαλύτερο από 100 MB περίπου), ίσως να μην χρειαστεί να συνοψίζω. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν επιτυγχάνετε κανένα όφελος με τον καθαρισμό. Και με το να μην κάνετε καθαρισμό, έχετε ακόμα πλήρη, λεπτομερή οικονομικά αρχεία στα χέρια σας.
Η εκτέλεση μιας λειτουργίας εκκαθάρισης δεν μειώνει απαραίτητα το μέγεθος του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Επομένως, εάν πρέπει πραγματικά να έχετε ένα μικρότερο αρχείο δεδομένων, θα πρέπει πρώτα να εκτελέσετε μια λειτουργία εκκαθάρισης και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε ένα φορητό αρχείο δεδομένων QuickBooks.
Ακολουθεί μια άλλη κοινή λογική για τον καθαρισμό και την αρχειοθέτηση των εταιρικών αρχείων QuickBooks: Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Στην πραγματικότητα, δημιουργήστε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks στο τέλος του έτους, αφού εσείς ή η CPA σας κάνετε τις τελικές προσαρμογές στο έτος.
Είναι πολύ καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks που χρησιμοποιείται για την προετοιμασία της φορολογικής σας δήλωσης και τυχόν οικονομικών καταστάσεων, επειδή μπορείτε πάντα αργότερα να εξηγήσετε κάποιον αριθμό σε μια δήλωση ή οικονομική κατάσταση κοιτάζοντας το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων .
Ένα από τα προβλήματα με τη χρήση των QuickBooks είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να αλλάξουν σκόπιμα ή ακούσια παλιές συναλλαγές. Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί, δυστυχώς, να αλλάξει συναλλαγές σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks ένα προηγούμενο έτος. Όταν συμβεί αυτή η αλλαγή, κάποιος που θα κοιτάξει αργότερα το αρχείο δεδομένων QuickBooks ενδέχεται να μην μπορεί να εξηγήσει έναν αριθμό σε μια φορολογική δήλωση ή μια οικονομική κατάσταση.
Για παράδειγμα, εάν κάποιος επιστρέψει και αλλάξει μια συναλλαγή σε προηγούμενο έτος και αυτή η συναλλαγή χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των συνολικών εσόδων για το έτος, δεν μπορείτε πλέον να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα QuickBooks για να εξηγήσετε τους αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και τις οικονομικές καταστάσεις σας συνολικά έσοδα.
Ευτυχώς, έχοντας ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks — το αρχείο δεδομένων QuickBooks που παρείχε αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και στις οικονομικές καταστάσεις — μπορείτε πάντα να δείτε ποιες συναλλαγές QuickBooks υποστηρίζουν έναν συγκεκριμένο αριθμό φορολογικής δήλωσης ή αριθμό οικονομικής κατάστασης.
Εάν εξακολουθείτε να έχετε σύγχυση σχετικά με αυτό το σημείο - και είναι λίγο δύσκολο - ρωτήστε τον φοροτεχνικό σας ή τον CPA σας σχετικά με το πρόβλημα. Μπορεί να σας εξηγήσει τον κίνδυνο αλλαγής στα δεδομένα του QuickBooks που έχουν χρησιμοποιηθεί για την προετοιμασία μιας δήλωσης ή μιας οικονομικής κατάστασης μετά την προετοιμασία αυτής της δήλωσης ή μετά τη δημοσίευση και διανομή αυτών των οικονομικών καταστάσεων.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
