Ρύθμιση λίστας πελατών στο QuickBooks

Στο QuickBooks, μια λίστα πελατών παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες των πελατών σας. Για παράδειγμα, η Λίστα πελατών παρακολουθεί τις διευθύνσεις χρέωσης και τις διευθύνσεις αποστολής για τους πελάτες. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα πελατών:

1. Επιλέξτε την εντολή Λίστες –> Λίστα εργασιών πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Customer:Job List.

Το κουμπί Customer:Job, εκτός από το να σας επιτρέπει να δημιουργείτε νέους πελάτες, παρέχει ένα μενού εντολών για την επεξεργασία πληροφοριών πελατών, τη διαγραφή πελατών, την εκτύπωση μιας λίστας πελατών και ούτω καθεξής.

2. Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Customer:Job και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή New.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος πελάτης.

3. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Θέλετε απλώς μια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

4. Αγνοήστε τα πλαίσια ανοίγματος και As Of.

Δεν θέλετε να ορίσετε το αρχικό υπόλοιπο του πελάτη χρησιμοποιώντας τα κουτιά Opening Balance και As Of. Αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος για να ορίσετε το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών νέων πελατών. Εάν το κάνετε αυτό, ουσιαστικά ρυθμίζετε το χρεωστικό μέρος μιας καταχώρισης χωρίς το αντίστοιχο πιστωτικό τμήμα. Αργότερα, θα πρέπει να μπείτε και να εισάγετε τρελές, παράξενες εγγραφές ημερολογίου για να διορθώσετε την ελλιπή τήρηση βιβλίων.

5. Συμπληρώστε τα πλαίσια της καρτέλας Address Info.

Δώστε το όνομα της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας, των διευθύνσεων χρέωσης και αποστολής, του ονόματος επαφής, του αριθμού τηλεφώνου επικοινωνίας, του αριθμού φαξ και ούτω καθεξής.

6. Παρέχετε μερικές πρόσθετες πληροφορίες για τον πελάτη.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει πολλά άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το

• Πληκτρολογήστε το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη ότι ταιριάζει σε έναν συγκεκριμένο "τύπο πελάτη"

• Πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας όρων για τον προσδιορισμό των προεπιλεγμένων όρων πληρωμής του πελάτη.

• Πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Rep για τον προσδιορισμό του προεπιλεγμένου αντιπροσώπου πωλήσεων του πελάτη.

• Προτιμώμενη μέθοδος αποστολής για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μέθοδο για τη μετάδοση των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειώσεων του πελάτη.

Μπορείτε επίσης να καταγράψετε έναν αριθμό μεταπώλησης, να καθορίσετε ένα προεπιλεγμένο επίπεδο τιμής και ακόμη και να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής.

Εμφανίζεται ένα σύνολο πλαισίων, όπου μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο και τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής.

8. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info (Πληροφορίες εργασίας) για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.

Η καρτέλα Job Info σάς επιτρέπει να περιγράφετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Πληροφορίες εργασίας" εάν όχι μόνο ρυθμίζετε έναν πελάτη αλλά ρυθμίζετε επίσης μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.