Πώς να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks 2010 για να χρεώσετε έναν πελάτη για χρόνο

Το QuickBooks 2010 παρέχει δύο μεθόδους για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάτε που σκοπεύετε να χρεώσετε σε ένα τιμολόγιο ως είδος. Για να παρακολουθείτε τον χρεώσιμο χρόνο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εβδομαδιαίο φύλλο ώρας ή μπορείτε να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μεμονωμένες δραστηριότητες. Καμία μέθοδος παρακολούθησης χρόνου δεν είναι δύσκολη.

Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου για Quicken billing

Για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου.

Εισαγάγετε τον υπάλληλο, τον πωλητή ή άλλο άτομο που εκτελεί την υπηρεσία στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.

Θα πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε το όνομα αυτού του ατόμου από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα. Εάν δεν μπορείτε να το βρείτε σε αυτήν τη λίστα, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, όταν σας ζητηθεί, πείτε στο QuickBooks ποια λίστα (υπάλληλος, προμηθευτής ή άλλα ονόματα) πρέπει να προστεθεί.

Αφού προσθέσετε το όνομα του ατόμου που εκτελεί την εργασία, χρησιμοποιήστε τις στήλες του παραθύρου Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου για να περιγράψετε τι χρεώνετε.

Εισαγάγετε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία έχει εκτελεστεί η εργασία, τον κωδικό υπηρεσίας, μια σύντομη περιγραφή ή σημείωση, το στοιχείο μισθοδοσίας (εάν χρησιμοποιείτε QuickBooks για μισθοδοσία), την κατηγορία (εάν παρακολουθείτε τάξεις) και, στη συνέχεια, τις ώρες που δαπανώνται την ημέρα.

Μπορείτε να εισαγάγετε όσες γραμμές θέλετε στο παράθυρο του Εβδομαδιαίου Φύλλου Χρόνου. Κάθε γραμμή εμφανίζεται ξεχωριστά σε ένα τιμολόγιο. Οι πληροφορίες σημειώσεων εμφανίζονται στην περιοχή περιγραφής του τιμολογίου. Για το λόγο αυτό, θέλετε να χρησιμοποιήσετε κατάλληλες και περιγραφικές σημειώσεις.

Χρεώσιμες μεμονωμένες δραστηριότητες QuickBook

Εάν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες υπηρεσίας καθώς πραγματοποιούνται, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time/Enter Single Activity.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Billable στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Επιλέγοντας το πλαίσιο Χρεώσιμη, λέτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει να διατηρήσει αυτό το αρχείο μιας χρεώσιμης δραστηριότητας για να συμπεριληφθεί αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία.

Στο πλαίσιο κειμένου Customer:Job, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο Μισθοδοσίας.

(Προαιρετικό) Εάν παρακολουθείτε τάξεις, προβλέψιμα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Καταγράψτε μια σύντομη κατάλληλη περιγραφή της υπηρεσίας στο πλαίσιο κειμένου Σημειώσεις.

Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, επομένως να είστε προσεκτικοί σχετικά με το τι γράφετε.

Καταγράψτε το χρόνο που αφιερώσατε στην υπηρεσία.

Μπορείτε είτε να καταγράψετε μη αυτόματα την ώρα χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου Διάρκεια για να εισαγάγετε την ώρα. Εναλλακτικά, μπορείτε να βάλετε τα QuickBooks να καταγράφουν τον χρόνο που αφιερώσατε στη δραστηριότητα κάνοντας κλικ στο κουμπί Έναρξη στην ενότητα Διάρκεια όταν ξεκινάτε τη δραστηριότητα και κάνοντας κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν διακόπτετε τη δραστηριότητα. Εάν θέλετε να θέσετε σε παύση το χρονόμετρο (για παράδειγμα, ενώ λαμβάνετε μια τηλεφωνική κλήση) κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Time/Enter Single Activity, κάντε κλικ στο κουμπί Save & New ή Save & Close για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Συμπεριλαμβανομένου του χρεώσιμου χρόνου σε ένα τιμολόγιο μέσω QuickBooks

Για να προσθέσετε χρεώσιμο χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε ένα τυπικό τιμολόγιο. Αφού προσδιορίσετε τον πελάτη για τον οποίο έχετε εισαγάγει χρόνο ή κόστος, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά εάν θέλετε να χρεώσετε για οποιονδήποτε χρόνο ή κόστος. Εάν κάνετε κλικ στο Yes, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Choose Billable Time and Costs.

Η καρτέλα Χρόνος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους εμφανίζει καθεμία από τις φορές που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη:

• Για να προσθέσετε συγκεκριμένους χρόνους στο τιμολόγιο: Κάντε κλικ στη στήλη Χρήση για κάθε φορά.

• Για να επιλέξετε όλες τις φορές: Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων.

Αφού κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο OK. Στη συνέχεια, το QuickBooks προσθέτει κάθε έναν από αυτούς τους χρεώσιμους χρόνους ως γραμμές στο τιμολόγιο. Αυτό το σχήμα δείχνει πώς εμφανίζονται οι πληροφορίες χρεώσιμης ώρας στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.