Πώς να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο αναφοράς στο QuickBooks 2011

Εάν αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε με τα Microsoft Windows, η εργασία με το παράθυρο Αναφορά QuickBooks θα πρέπει να είναι εύκολη. Κατά μήκος της επάνω άκρης του παραθύρου, το QuickBooks εμφανίζει τόσο κουμπιά όσο και πλαίσια. Χρησιμοποιείτε αυτά τα κουμπιά και τα πλαίσια για να αλλάξετε την εμφάνιση του παραθύρου Αναφορά και να ελέγξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο παράθυρο Αναφορά.

Εργασία με κουμπιά παραθύρου αναφοράς

Το παράθυρο Αναφορά παρέχει συνήθως οκτώ διαφορετικά κουμπιά: Τροποποίηση αναφοράς, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, Email, Εξαγωγή, Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ανανέωση.

• Τροποποίηση αναφοράς: Το κουμπί Τροποποίηση αναφοράς εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς. Χρησιμοποιείτε αυτό το κουμπί εντολής για να προσαρμόσετε μια αναφορά.

• Απομνημόνευση: Το κουμπί Απομνημόνευση εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς. Αφού απομνημονεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μπορείτε αργότερα να δημιουργήσετε την ίδια ακριβώς αναφορά επιλέγοντας την αναφορά απομνημόνευσης από το υπομενού Αναφορές→ Απομνημονευμένες αναφορές.

  

• Εκτύπωση: Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε πώς και πού θα εκτυπωθεί η αναφορά.

  

  Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών για να εμφανιστεί το παράθυρο Προεπισκόπηση. Το παράθυρο Προεπισκόπηση δείχνει πώς θα μοιάζουν οι εκτυπωμένες σελίδες αναφορών σας.

• Email: Το κουμπί εντολής Email σάς επιτρέπει να στείλετε ένα αντίγραφο της αναφοράς μέσω e-mail ως συνημμένο. Όταν κάνετε κλικ στο Email, το QuickBooks ξεκινά το πρόγραμμα e-mail για εσάς.

• Εξαγωγή: Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Εξαγωγή, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Basic του πλαισίου διαλόγου Εξαγωγή αναφοράς, η οποία σας επιτρέπει να αντιγράψετε τις πληροφορίες μιας αναφοράς σε ένα αρχείο που ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων όπως το Microsoft Excel μπορεί εύκολα να ανοίξει.

  

  Εάν θέλετε να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο του Excel, επιλέξτε την επιλογή Ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel.

• Απόκρυψη κεφαλίδας: Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αφαιρέσετε τις πληροφορίες της κεφαλίδας, όπως το όνομα της εταιρείας. Εάν αποκρύψετε την κεφαλίδα, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να εμφανιστεί ξανά.

• Σύμπτυξη: Το κουμπί Σύμπτυξη συμπτύσσει λεπτομέρειες σε μια αναφορά. Το QuickBooks δεν εμφανίζει δευτερεύοντες λογαριασμούς σε μια συμπτυγμένη αναφορά, αλλά μόνο λογαριασμούς. Για να καταργήσετε τη σύμπτυξη μιας αναφοράς που είχατε προηγουμένως συμπτύξει, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη.

• Ανανέωση: Το κουμπί Ανανέωση λέει στο QuickBooks να ενημερώσει τις πληροφορίες μιας αναφοράς για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό ακούγεται τρελό στην αρχή, αλλά μπορείτε πραγματικά να αφήσετε ανοιχτά τα παράθυρα αναφορών. Αυτό σημαίνει ότι ένα παράθυρο αναφοράς μπορεί να εμφανίζει μια κατάσταση κερδών και ζημιών, για παράδειγμα, πριν από μια εβδομάδα. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ανανέωση, το QuickBooks γνωρίζει ότι πρέπει να ενημερώσει την αναφορά για τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

Χρησιμοποιώντας τα πλαίσια παραθύρου Αναφορά

Το παράθυρο Αναφορά παρέχει πέντε πλαίσια: Ημερομηνίες, Από, Προς, Στήλες και Ταξινόμηση κατά. Αυτά τα πλαίσια σάς επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο παράθυρο Αναφορά και την εμφάνιση των πληροφοριών.

• Τα πλαίσια Ημερομηνίες, Από και Προς σάς επιτρέπουν να πείτε στο QuickBooks ποιο διάστημα αναφοράς θέλετε να εμφανίζεται στην αναφορά. Χρησιμοποιείτε αυτά τα πλαίσια για να πείτε στο QuickBooks για ποιον μήνα, τρίμηνο, έτος ή οτιδήποτε άλλο θέλετε να ετοιμαστεί η αναφορά.

• Η αναπτυσσόμενη λίστα Στήλες εμφανίζει ένα σύνολο επιλογών στηλών. Αρχικά, το QuickBooks εμφανίζει μια ενιαία συνολική στήλη για μια αναφορά. Ωστόσο, εάν δημιουργήσετε, για παράδειγμα, μια αναφορά που συνοψίζει τα ετήσια δεδομένα εσόδων και εξόδων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Στήλες για να πείτε στα QuickBooks ότι θέλετε να βλέπετε μηνιαίες στήλες.

• Η αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε τον τρόπο παραγγελίας των πληροφοριών σε μια αναφορά.