Πώς να χρησιμοποιήσετε τα QuickBooks για διαχείριση με προϋπολογισμό

Αφού καταγράψετε τον προϋπολογισμό σας στο QuickBooks, μπορείτε να συγκρίνετε τα πραγματικά οικονομικά σας αποτελέσματα με ποσά που έχουν προϋπολογιστεί επιλέγοντας εντολές από το υπομενού Προϋπολογισμοί & Προβλέψεις που εμφανίζει το QuickBooks. Όταν επιλέγετε την εντολή Reports→ Budgets & Forecasts, το QuickBooks παρέχει πολλές αναφορές προϋπολογισμού, που περιγράφονται στην ακόλουθη λίστα:

• Επισκόπηση προϋπολογισμού: Αυτή η αναφορά συνοψίζει τα προϋπολογισμένα ποσά σας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε και να ελέγξετε κατά λάθος τον προϋπολογισμό σας.

• Προϋπολογισμός έναντι πραγματικού: Αυτή η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τις πληροφορίες της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων προϋπολογισμού με τις πληροφορίες της πραγματικής κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων. Ως εκ τούτου, η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τα αναμενόμενα έσοδα και έξοδα με τα πραγματικά έσοδα και έξοδα.

• Απόδοση προϋπολογισμού κερδών και ζημιών: Αυτή η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τα πραγματικά έσοδα, έξοδα και κέρδη σας με τα προβλεπόμενα έσοδα, έξοδα και κέρδη.

• Προϋπολογισμός έναντι πραγματικού γραφήματος: Αυτό το γράφημα δεν είναι αναφορά. Είναι ένα γράφημα που δείχνει προϋπολογισμένες και πραγματικές πληροφορίες.

• Επισκόπηση πρόβλεψης: Αυτή η αναφορά συνοψίζει μια πρόβλεψη QuickBooks. Μια πρόβλεψη είναι βασικά μια πρόβλεψη σχετικά με τα μελλοντικά έσοδα και τις ταμειακές ροές σας. Χρησιμοποιείτε προβλέψεις για να κάνετε τον προγραμματισμό «τι θα γινόταν αν».

• Πρόβλεψη έναντι πραγματικού: Αυτή η αναφορά συγκρίνει μια πρόβλεψη με αυτό που πραγματικά συνέβη.

Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείτε τις πληροφορίες μιας αναφοράς προϋπολογισμού είναι βασικός — και επίσης το μυστικό για να κερδίσετε αξία από τις προσπάθειές σας στον προϋπολογισμό. Με έναν καλά κατασκευασμένο προϋπολογισμό με κοινή λογική, μπορείτε να αναζητήσετε αποκλίσεις μεταξύ του προϋπολογισμού σας και των πραγματικών οικονομικών σας αποτελεσμάτων.

Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας για να εντοπίσετε καταστάσεις στις οποίες, για παράδειγμα, ένα στοιχείο δαπάνης είναι πολύ χαμηλό, ένα στοιχείο ενεργητικού είναι πολύ υψηλό ή κάποιος αριθμός εσόδων υστερεί από αυτό που περιμένετε. Οι διακυμάνσεις μεταξύ των αναμενόμενων αποτελεσμάτων και των πραγματικών αποτελεσμάτων δείχνουν μη αναμενόμενα αποτελέσματα. Τα απροσδόκητα αποτελέσματα υποδηλώνουν συχνά προβλήματα. . . ή ευκαιρίες.

Σκεφτείτε τα ακόλουθα παραδείγματα διακύμανσης και τι μπορεί να υποδηλώνουν οι διακυμάνσεις:

• Τα μηνιαία έσοδα είναι 40.000 $ αντί για 50.000 $. Τα μηνιαία έσοδα που είναι 20 τοις εκατό λιγότερα από τα αναμενόμενα μπορεί να υποδηλώνουν προβλήματα με το προϊόν σας, προβλήματα με το δυναμικό πωλήσεών σας ή προβλήματα με τους πελάτες σας. Σε κάθε περίπτωση, εάν οι πωλήσεις αντιπροσωπεύουν μόνο το 80 τοις εκατό των αναμενόμενων, πιθανότατα πρέπει να εφαρμόσετε άμεσα διορθωτικά μέτρα.

• Τα υπόλοιπα αποθέματος είναι κατά μέσο όρο 50.000 $ στο τέλος του μήνα αντί για 100.000 $ στο τέλος του μήνα. Το να έχετε ένα χαμηλότερο από το αναμενόμενο υπόλοιπο αποθέματος μπορεί να είναι είτε καλό είτε κακό. Το τελικό υπόλοιπο αποθέματος που είναι το μισό από αυτό που περιμένετε μπορεί να υποδεικνύει ότι πουλάτε προϊόντα πολύ πιο γρήγορα από ό,τι περιμένατε (και, επομένως, θα πρέπει να αυξήσετε την επένδυση στο απόθεμά σας και την αγορά αποθέματος).

  Ωστόσο, η χαμηλή επένδυση αποθέματος μπορεί επίσης να σημαίνει ότι απλά δεν λαμβάνετε υλικά από τους προμηθευτές σας τόσο γρήγορα όσο τα χρειάζεστε και, ως εκ τούτου, διατρέχετε μεγάλο κίνδυνο να χάσετε πωλήσεις λόγω ανεπαρκών επιπέδων αποθεμάτων.

• Τα έξοδα έρευνας και ανάπτυξης ισούνται με 50.000 $ ετησίως αντί για 25.000 $ ετησίως. Τα έξοδα έρευνας και ανάπτυξης που είναι διπλάσια από αυτά που περιμένετε φαίνονται κακά. Πώς μπορεί να είναι καλό να ξοδεύεις τα διπλάσια χρήματα από όσα περιμένεις; Ωστόσο, ο διπλασιασμός των δαπανών έρευνας και ανάπτυξης μπορεί να είναι καλός εάν επενδύετε απροσδόκητα σε κάποιο πολλά υποσχόμενο νέο προϊόν, ιδέα ή τεχνολογία.

• Οι πωλήσεις σε μια συγκεκριμένη κατηγορία πελατών είναι 50 τοις εκατό υψηλότερες. Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιήσατε τάξεις για να παρακολουθείτε τις πωλήσεις σε πελάτες εντός και εκτός της χώρας. Εάν δείτε ότι, εντελώς απροσδόκητα, οι πωλήσεις σε πελάτες εκτός της χώρας είναι 50 τοις εκατό υψηλότερες από ό,τι αναμένετε, αυτή η απόκλιση μπορεί να υποδηλώνει μια ευκαιρία για ακόμη περισσότερες πωλήσεις εκτός της χώρας.

  Ίσως με περισσότερη προσπάθεια και ενέργεια, οι πελάτες εκτός της χώρας μπορούν να γίνουν ακόμη μεγαλύτερο μέρος της επιχείρησής σας. Μερικές φορές, οι αποκλίσεις εντοπίζουν ευκαιρίες που διαφορετικά θα χάνατε.