Πώς να χρεώσετε έναν πελάτη για τον πραγματικό χρόνο και το κόστος στο QuickBooks 2015

Εάν χρεώνετε έναν πελάτη για το πραγματικό κόστος και τις ώρες, πρέπει να παρακολουθείτε το κόστος και τον χρόνο που επιβαρύνεστε με τις χρεώσεις. Στο QuickBooks, εκχωρείτε το κόστος στην εργασία εισάγοντας τις πληροφορίες πελάτη και εργασίας στη στήλη Πελάτης: Εργασία που εμφανίζεται στο παράθυρο φόρμας που χρησιμοποιείται για την καταγραφή ενός συγκεκριμένου κόστους ή χρονικής χρέωσης.

Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών για να καταγράψετε έναν λογαριασμό για μια συγκεκριμένη εργασία, χρησιμοποιείτε τη στήλη Πελάτης: Εργασία για να προσδιορίσετε την εργασία.

Για να χρεώσετε έναν πελάτη για το κόστος ή το χρόνο που καταγράψατε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Πελάτες→ Δημιουργία τιμολογίων για να ανοίξετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

Αλλάξτε το όνομα στην αναπτυσσόμενη λίστα Customer: Job στον κατάλληλο πελάτη.

Αυτό το βήμα είναι εύκολο: Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τον κατάλληλο πελάτη και εργασία. Εάν εκχωρήσατε χρόνο ή κόστος σε αυτόν τον πελάτη, εμφανίζεται μια οθόνη που σας ζητά να κάνετε κλικ στο κουμπί Χρόνος/Κόστος για να συμπεριλάβετε τις χρεώσεις στο τιμολόγιό σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρόνου/κόστους.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους. Το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει ήδη το κόστος και τις χρεώσεις χρόνου που εκχωρήσατε σε αυτόν τον συνδυασμό πελάτη και εργασίας.

Επιλέξτε τον χρεώσιμο χρόνο και το κόστος που θέλετε να προσθέσετε στο τιμολόγιο.

Ελέγξτε τις χρεώσεις χρόνου και τις δαπάνες για τις οποίες θέλετε να χρεωθείτε. Λάβετε υπόψη ότι το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους παρέχει διαφορετικές καρτέλες για είδη, Έξοδα και Χιλιόμετρα.

(Προαιρετικό, μόνο Έξοδα) Υποδείξτε τη σήμανση.

Η καρτέλα Έξοδα έχει μερικά επιπλέον πεδία στο επάνω μέρος της καρτέλας για να υποδείξει το Ποσό Σήμανσης ή % και τον Λογαριασμό Σήμανσης. Εάν υπάρχει, συμπληρώστε τα πεδία με τις κατάλληλες πληροφορίες.

(Προαιρετικό) Υποδείξτε εάν θέλετε οι χρεώσεις να εμφανίζονται ως ένα μόνο είδος στο τιμολόγιο.

Εάν θέλετε να αποφύγετε την καταχώριση των απαίσιων λεπτομερειών των χρεώσεων στον πελάτη σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση επιλεγμένου χρόνου και κόστους ως στοιχείου τιμολογίου που βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία του τιμολογίου. Επίσης, σημειώστε ότι μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο Φορολογητέα για να υποδείξετε εάν τα επιλεγμένα έξοδα φορολογούνται.

Κάντε κλικ στο OK.

Αφού τα έχετε όλα όπως τα θέλετε, κάντε κλικ στο OK. Ως δια μαγείας — ακόμα κι αν ήταν από τη σκληρή δουλειά και τον ιδρώτα του φρυδιού σας — εμφανίζεται το τιμολόγιο.

(Προαιρετικό) Προσθέστε οτιδήποτε άλλο θέλετε να συμπεριλάβετε στο τιμολόγιο.

Αυτό το τιμολόγιο είναι ένα κανονικό τιμολόγιο QuickBooks, θυμάστε; Μπορεί να θέλετε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Εκτύπωση και να επιλέξετε Προεπισκόπηση από την αναπτυσσόμενη λίστα για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζονται μόνο τα κόστη εργασίας που θέλετε να εμφανίζονται.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέο ή Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Έτσι καταγράφετε το τιμολόγιο.

Αφού καταγράψετε το τιμολόγιο, τα κόστη εργασίας που έχουν χρεωθεί αφαιρούνται από το παράθυρο Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους. Τελειώσατε. Αναπνεύστε πιο εύκολα.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε το χρόνο που εσείς ή άλλοι υπάλληλοι ξοδεύετε σε πελάτες ή πελάτες. Για να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση χρόνου, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο εικονίδιο Χρόνος & Έξοδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Do You Track Time στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.

Αφού το κάνετε αυτό, μπορείτε να παρακολουθείτε τον χρόνο που ξοδεύετε σε έναν πελάτη ή πελάτη επιλέγοντας Πελάτες→Εισαγωγή ώρας→Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου ώρας ή Πελάτες→Εισαγωγή ώρας→Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας. Οποιαδήποτε από τις εντολές εμφανίζει ένα ευνόητο παράθυρο που σας επιτρέπει να καταγράφετε το χρόνο που αφιερώνετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη ή πελάτη.

Και ένα τελευταίο σημαντικό σημείο: Το ρολόι παρακολούθησης χρόνου συνεχίζει να χτυπά όσο εκτελείται το πρόγραμμα QuickBooks. Το πρόγραμμα δεν χρειάζεται να είναι το ενεργό πρόγραμμα των Windows για να συνεχίσει να λειτουργεί. (Σε ορισμένες παλαιότερες εκδόσεις του QuickBooks, ο χρονοδιακόπτης σταματά αν ξεκινήσετε να εργάζεστε με άλλο πρόγραμμα, όπως το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή το πρόγραμμα email.)