Πώς να τιμολογήσετε έναν πελάτη στο QuickBooks 2012

Για να τιμολογήσετε έναν πελάτη στο QuickBooks 2012, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων για να προσδιορίσετε τον πελάτη και να καθορίσετε το ποσό που οφείλει ο πελάτης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερους από έναν τύπους φόρμας τιμολογίου ή έναν τύπο που έχετε προσαρμόσει.

1 Για να εμφανίσετε το παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων, επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Δημιουργία Τιμολογίων.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

2 Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν χρειάζεται, την εργασία.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον συνδυασμό πελάτη ή πελάτη και εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job. Μην ανησυχείτε για αυτήν την επιχείρηση «δουλειά», εάν δεν την γνωρίζετε.

Θα πρέπει, ωστόσο, να κατανοήσετε πώς λειτουργούν οι πελάτες. Πρέπει να προσδιορίσετε τον συγκεκριμένο πελάτη που τιμολογείτε. Αυτό το κάνετε επιλέγοντας τον πελάτη από τη λίστα Customer:Job. Εάν ο πελάτης είναι ένας νέος πελάτης που δεν έχετε ακόμη τιμολογήσει ή δεν τον έχετε περιγράψει στη Λίστα πελατών, εισαγάγετε ένα σύντομο όνομα για τον πελάτη — όπως μια συντομογραφία του ονόματος της επιχείρησης του πελάτη — στη λίστα Πελάτης:Εργασία.

Στη συνέχεια, το QuickBooks υποδεικνύει ότι ο πελάτης δεν υπάρχει ακόμη στη Λίστα πελατών και ρωτά εάν θέλετε να προσθέσετε τον πελάτη. υποδείξτε ότι το κάνετε. Όταν σας ζητηθεί, δώστε τις πληροφορίες πελάτη που ζητά το QuickBooks.

3 Επιβεβαιώστε ή παρέχετε νέες πληροφορίες κεφαλίδας τιμολογίου.

Αφού αναγνωρίσετε τον πελάτη, το QuickBooks συμπληρώνει τα πεδία Ημερομηνία, Τιμολόγιο, Χρέωση προς και, πιθανώς, Αποστολή σε. Μάλλον δεν χρειάζεται να αλλάξετε καμία από αυτές τις πληροφορίες. Θα πρέπει να ελέγξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστές.

Για παράδειγμα, συνήθως δεν θα τιμολογούσατε κάποιον εκτός εάν έχετε ήδη αποστείλει το προϊόν ή η υπηρεσία έχει ήδη παρασχεθεί. Επομένως, πιθανότατα θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία τιμολογίου ακολουθεί την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος ή την ημερομηνία παροχής υπηρεσιών. Μπορεί επίσης να θέλετε να επιβεβαιώσετε, για παράδειγμα, ότι η διεύθυνση Αποστολή σε είναι σωστή.

4 Καταχωρίστε ή επιβεβαιώστε τις πληροφορίες του πεδίου Τιμολόγιο.

Τα τιμολόγια περιλαμβάνουν πληροφορίες πεδίου που καταγράφουν στοιχεία όπως αριθμούς παραγγελιών αγοράς, όρους πληρωμής, ημερομηνία αποστολής και τρόπο αποστολής. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ό,τι εμφανίζει το QuickBooks σε αυτά τα πλαίσια πεδίων είναι σωστό. Εάν ένας πελάτης σας έχει δώσει έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς, για παράδειγμα, εισαγάγετε αυτόν τον αριθμό παραγγελίας στο πλαίσιο Αριθμός ταχυδρομικής αποστολής.

Επιβεβαιώστε ότι οι όροι πληρωμής που εμφανίζονται στο πλαίσιο Όροι είναι σωστοί. Επιβεβαιώστε ότι η ημερομηνία που εμφανίζεται στο πεδίο Αποστολή είναι σωστή. Δεν χρειάζεται να συμπληρώνονται όλα αυτά τα πεδία για κάθε τιμολόγιο, αλλά θέλετε να παρέχετε οποιαδήποτε πληροφορία που διευκολύνει τον πελάτη να πληρώσει ένα τιμολόγιο, να συνδέσει ένα τιμολόγιο με τα αρχεία αγορών του και να υπολογίσει πώς και πότε είναι ένα είδος αποστέλλεται.

5 Περιγράψτε τα αντικείμενα που πωλήθηκαν.

Το πώς φαίνεται η περιοχή στηλών του τιμολογίου σας εξαρτάται πραγματικά από το αν πουλάτε προϊόντα ή υπηρεσίες. Η περιοχή στηλών για μια υπηρεσία φαίνεται πιο απλή, επειδή δεν παρέχετε πολλές πληροφορίες όταν περιγράφετε στοιχεία υπηρεσίας. Στην περιοχή στηλών, θέλετε να περιγράψετε κάθε είδος —κάθε προϊόν ή υπηρεσία— για το οποίο χρεώνεται ένα τιμολόγιο.

Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιείτε μία μόνο σειρά για κάθε στοιχείο. Το πρώτο στοιχείο για το οποίο θέλετε να χρεώσετε, τότε, πηγαίνει στη σειρά 1 της περιοχής στηλών. Για κάθε είδος, εισάγετε την ποσότητα που παραγγείλατε, τον κωδικό για το είδος και μια τιμή ή τιμή.

Το QuickBooks ανακτά μια περιγραφή στοιχείου από τη Λίστα αντικειμένων σας και τοποθετεί αυτά τα δεδομένα στη στήλη Περιγραφή. Το QuickBooks υπολογίζει επίσης το ποσό που χρεώθηκε για το είδος πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή ή την τιμή. Μπορείτε, ωστόσο, να επεξεργαστείτε και τα πεδία Περιγραφή και Ποσό. Εάν επεξεργαστείτε το πεδίο Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου το πεδίο Τιμή Κάθε διαιρώντας το ποσό με την ποσότητα.

6 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Μήνυμα πελάτη στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων για να δώσετε ένα μήνυμα πελάτη που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου που περιλαμβάνει άλλες πληροφορίες υποσέλιδου, αυτά τα πλαίσια υποσέλιδου εμφανίζονται επίσης στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να συλλέξετε και να μεταφέρετε πρόσθετες πληροφορίες υποσέλιδου.

7 Κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιό σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και κλείστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Χρησιμοποιείτε το κουμπί Αποθήκευση & Νέο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και, στη συνέχεια, εισάγετε ένα άλλο τιμολόγιο στην κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.