Πώς να τιμολογήσετε έναν πελάτη με το QuickBooks 2010

Για να τιμολογήσετε έναν πελάτη χρησιμοποιώντας το QuickBooks 2010, πρέπει να προσδιορίσετε τον πελάτη και να καθορίσετε το ποσό που οφείλει ο πελάτης στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

1 Επιλέξτε Πελάτες→ Δημιουργία Τιμολογίων.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Αυτό το σχήμα έχει κλείσει τη λίστα ανοιχτών παραθύρων για να παρέχει περισσότερο χώρο για το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Μπορείτε να κλείσετε τη λίστα ανοιχτών παραθύρων κάνοντας κλικ στο πλαίσιο κλεισίματος (το μικρό πλαίσιο που επισημαίνεται με ένα X που εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία της λίστας). Για να εμφανίσετε ξανά τη λίστα ανοιχτών παραθύρων αφού την κλείσετε, επιλέξτε Προβολή→ Άνοιγμα λίστας παραθύρων.

2 Επιλέξτε τον πελάτη, ή τον συνδυασμό πελάτη και εργασίας, από την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job.

Εάν ο πελάτης είναι ένας νέος πελάτης που δεν έχετε ακόμη τιμολογήσει ή περιγράψει στη Λίστα πελατών, εισαγάγετε ένα σύντομο όνομα για τον πελάτη στη λίστα Πελάτης:Εργασία. Στη συνέχεια, το QuickBooks υποδεικνύει ότι ο πελάτης δεν υπάρχει ακόμη στη Λίστα πελατών και ρωτά εάν θέλετε να προσθέσετε τον πελάτη. υποδείξτε ότι το κάνετε. Όταν σας ζητηθεί, δώστε τις πληροφορίες πελάτη που ζητά το QuickBooks.

3(Προαιρετικό) Ταξινομήστε ένα τιμολόγιο ως ταιριάζει σε μια συγκεκριμένη κατηγορία χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μαθήματα για να χειριστείτε καλύτερα τα οικονομικά της επιχείρησής σας.

4 Επιβεβαιώστε ή παρέχετε νέες πληροφορίες κεφαλίδας τιμολογίου.

Αφού αναγνωρίσετε τον πελάτη, το QuickBooks συμπληρώνει τα πεδία Ημερομηνία, Τιμολόγιο, Χρέωση προς και, πιθανώς, Αποστολή σε. Μάλλον δεν χρειάζεται να αλλάξετε καμία από αυτές τις πληροφορίες. Θα πρέπει να ελέγξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστές.

5 Καταχωρίστε ή επιβεβαιώστε τις πληροφορίες του πεδίου Τιμολόγιο.

Τα τιμολόγια περιλαμβάνουν πληροφορίες πεδίου που καταγράφουν στοιχεία όπως αριθμούς παραγγελιών αγοράς, όρους πληρωμής, ημερομηνία αποστολής και τρόπο αποστολής. Βεβαιωθείτε ότι ό,τι εμφανίζει το QuickBooks σε αυτά τα πλαίσια πεδίων είναι σωστό.

6 Στην περιοχή στηλών, περιγράψτε κάθε είδος — κάθε προϊόν ή υπηρεσία — για το οποίο χρεώνεται ένα τιμολόγιο.

Χρησιμοποιήστε μία μόνο σειρά για κάθε στοιχείο. Το πρώτο στοιχείο για το οποίο θέλετε να χρεώσετε, τότε, πηγαίνει στη σειρά 1 της περιοχής στηλών. Για κάθε είδος, εισάγετε την ποσότητα που παραγγείλατε, τον κωδικό για το είδος και μια τιμή ή τιμή. Το QuickBooks ανακτά μια περιγραφή στοιχείου από τη Λίστα αντικειμένων σας και τοποθετεί αυτά τα δεδομένα στη στήλη Περιγραφή.

Το QuickBooks υπολογίζει επίσης το ποσό που χρεώθηκε για το είδος πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή ή την τιμή. Μπορείτε, ωστόσο, να επεξεργαστείτε και τα πεδία Περιγραφή και Ποσό. Εάν επεξεργαστείτε το πεδίο Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου το πεδίο Τιμή Κάθε διαιρώντας το ποσό με την ποσότητα.

7 Για να εισαγάγετε πρόσθετα στοιχεία στο τιμολόγιο εισάγοντας πρόσθετες σειρές.

Κάθε είδος για το οποίο θέλετε να χρεώσετε —κάθε στοιχείο που πρέπει να εμφανίζεται ως ξεχωριστή χρέωση στο τιμολόγιο— εμφανίζεται ως γραμμή στην περιοχή στηλών.

8 Στο πλαίσιο κειμένου Μήνυμα πελάτη στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων, δώστε ένα μήνυμα πελάτη που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου που περιλαμβάνει άλλες πληροφορίες υποσέλιδου, αυτά τα πλαίσια υποσέλιδου εμφανίζονται επίσης στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να συλλέξετε και να μεταφέρετε πρόσθετες πληροφορίες υποσέλιδου.

9 (Προαιρετικό) Ελέγξτε την ορθογραφία σας κάνοντας κλικ στο κουμπί Ορθογραφία.

Το QuickBooks ελέγχει την ορθογραφία των λέξεων που έχετε χρησιμοποιήσει στο τιμολόγιο. Εάν το QuickBooks δεν εντοπίσει ορθογραφικά λάθη, εμφανίζεται ένα μήνυμα που σας ενημερώνει ότι ο ορθογραφικός έλεγχος έχει ολοκληρωθεί. Εάν το QuickBooks εντοπίσει ένα ορθογραφικό λάθος (οι συντομογραφίες του κωδικού προϊόντος συχνά προκαλούν ορθογραφικά λάθη στα QuickBooks), το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος ορθογραφίας στη φόρμα.

10 Κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιό σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και κλείστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Χρησιμοποιείτε το κουμπί Αποθήκευση & Νέο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και, στη συνέχεια, εισάγετε ένα άλλο τιμολόγιο στην κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.