Πώς να ρυθμίσετε τους υπαλλήλους στη διαδικασία βελτιωμένης μισθοδοσίας QuickBooks

Αφού ρυθμίσετε τις πληροφορίες της εταιρείας σας για μισθοδοσία στο QuickBooks, είστε έτοιμοι να ρυθμίσετε υπαλλήλους για μισθοδοσία. Ως μέρος της διαδικασίας ρύθμισης Βελτιωμένης Μισθοδοσίας, το QuickBooks εμφανίζει μια ιστοσελίδα όπου μπορείτε να προσθέσετε τους υπαλλήλους σας.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε υπαλλήλους εμφανίζοντας το Κέντρο Εργαζομένων. (Επιλέξτε την εντολή Employees→ Employee Center και κάντε κλικ στο κουμπί New Employee.) Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί New Employee, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Personal του πλαισίου διαλόγου New Employee.

Για να περιγράψετε έναν υπάλληλο, συμπληρώνετε τα πεδία που παρέχονται στην καρτέλα Προσωπικά. Όλα αυτά τα πράγματα είναι αυτονόητα. εισάγετε το όνομα του ατόμου στα πλαίσια Νομικό Όνομα. Το μικρό όνομα του υπαλλήλου εμφανίζεται στο πλαίσιο First, το μεσαίο αρχικό στο πλαίσιο MI και ούτω καθεξής.

Κάνετε κλικ στην καρτέλα Διεύθυνση και επαφή (δεν εμφανίζεται) για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε την ταχυδρομική διεύθυνση του υπαλλήλου και άλλα στοιχεία επικοινωνίας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου του/της.

Εάν θέλετε να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε πρόσθετες πληροφορίες για έναν υπάλληλο (όπως ο αριθμός τραπεζικού λογαριασμού του για απευθείας κατάθεση), κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες (δεν εμφανίζεται επίσης). Αυτή η καρτέλα παρέχει ένα κουμπί Ορισμός πεδίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή προσαρμοσμένων τμημάτων πληροφοριών σχετικά με έναν υπάλληλο.

Για να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Προσαρμοσμένο πεδίο, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός πεδίου για να ορίσετε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε.

Παροχή μισθοδοτικών και φορολογικών στοιχείων

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Πληροφορίες μισθοδοσίας για να περιγράψετε τον τρόπο υπολογισμού του μισθού ή των αμοιβών ενός υπαλλήλου. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πρόγραμμα Μισθοδοσίας για να δημιουργήσετε ένα κανονικό πρόγραμμα μισθοδοσίας (όπως εβδομαδιαίο ή εξαμηνιαίο) και για να αναθέσετε τον εργαζόμενο στο πρόγραμμα μισθοδοσίας. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Συχνότητα πληρωμής για να προσδιορίσετε την περίοδο πληρωμής.

Προαιρετικά, εάν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα παρακολούθησης τάξης του QuickBooks, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία για να ταξινομήσετε τις πληρωμές σε αυτόν τον υπάλληλο. Εισάγετε το στοιχείο μισθοδοσίας στην περιοχή Κέρδη. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος κερδίζει ετήσιο μισθό 30.000 $, εισάγετε το στοιχείο μισθοδοσίας στη στήλη Όνομα Στοιχείου. Στη συνέχεια, εισάγετε τον ετήσιο μισθό των 30.000 $ στη στήλη Ωριαία/Ετήσια τιμή.

Εάν έχετε ρυθμίσει τα QuickBooks για να χειρίζονται άλλες προσθήκες ή μειώσεις σε έναν έλεγχο μισθοδοσίας (επιστροφές δαπανών ή παρακρατήσεις συντάξεων), χρησιμοποιήστε την περιοχή Προσθήκες, Παρακρατήσεις και Εταιρικές Συνεισφορές για να περιγράψετε αυτά τα στοιχεία και τα ποσά των στοιχείων.

Για να περιγράψετε τους φόρους που πληρώνει ένας εργαζόμενος, κάντε κλικ στο κουμπί Φόροι. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Φόροι. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Federal (Ομοσπονδιακή) για να προσδιορίσετε την κατάσταση κατάθεσης του υπαλλήλου, τον αριθμό των επιδομάτων που ζητήθηκαν και τυχόν πρόσθετη παρακράτηση που έχει καθοριστεί.

Επιπλέον, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Θέμα σε για να υποδείξετε εάν αυτός ο εργαζόμενος υπόκειται σε φόρο ανεργίας Medicare, Κοινωνικής Ασφάλισης ή ομοσπονδιακού φόρου ανεργίας ή εάν ο εργαζόμενος πληροί τις προϋποθέσεις για πίστωση κερδισμένου εισοδήματος.

Δεν υπόκεινται όλοι οι εργαζόμενοι σε φόρους Medicare και Κοινωνικής Ασφάλισης. Συμβουλευτείτε τον φοροτεχνικό σας για περισσότερες πληροφορίες.

Η καρτέλα Πολιτεία παρέχει πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιγράψετε τους κρατικούς φόρους, προφανώς. Η καρτέλα κρατικός φόρος ποικίλλει ανάλογα με την πολιτεία στην οποία βρίσκεστε.

Η καρτέλα Άλλο σάς επιτρέπει να περιγράφετε και να αποθηκεύετε τυχόν τοπικά φορολογικά στοιχεία, όπως έναν δημοτικό φόρο εισοδήματος. Και πάλι, αυτό που βλέπετε στην καρτέλα Άλλα εξαρτάται από την τοποθεσία σας.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Άρρωστος/Διακοπές στην καρτέλα Πληροφορίες μισθοδοσίας του πλαισίου διαλόγου Νέος υπάλληλος, βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Άρρωστος και διακοπές. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς επιτρέπει να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο οι αποδοχές ασθενείας ή αδείας και ο χρόνος προσωπικής άδειας συγκεντρώνονται περίοδο μισθοδοσίας ανά περίοδο μισθοδοσίας. Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των ωρών άδειας ασθενείας ή άδειας στο πλαίσιο κειμένου Διαθέσιμες ώρες κατά τη στιγμή που ρυθμίζετε τη μισθοδοσία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα "Περίοδος δεδουλευμένων" για να καθορίσετε πόσο συχνά θα συγκεντρώνονται αμοιβές ασθενείας ή αδείας. Εάν έχει συγκεντρωθεί αμοιβή ασθενείας ή άδειας, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ώρες που συγκεντρώθηκαν για να προσδιορίσετε πόσες ώρες ασθενείας ή άδειας κερδίζει ένας υπάλληλος κάθε μισθό ή ώρα ή στην αρχή του έτους.

Εάν έχετε ορίσει έναν μέγιστο αριθμό ωρών ασθενείας ή ωρών διακοπών που μπορεί να συγκεντρώσει ένας υπάλληλος, εισαγάγετε αυτήν την τιμή στο πλαίσιο Μέγιστος αριθμός ωρών. Εάν θέλετε να μηδενίσετε τις ώρες ασθενείας και τις ώρες των διακοπών στην αρχή κάθε έτους, επιλέξτε Επαναφορά ωρών κάθε Πρωτοχρονιάς; πλαίσιο ελέγχου.

Η περιοχή "Διακοπές" του πλαισίου διαλόγου "Άρρωστος και διακοπές" λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η περιοχή "Άρρωστος". Για παράδειγμα, εισαγάγετε τον αριθμό των διαθέσιμων ωρών διακοπών στο πλαίσιο Διαθέσιμες ώρες. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Περίοδος δεδουλευμένων για να καθορίσετε πόσο συχνά οι εργαζόμενοι κερδίζουν χρόνο διακοπών.

Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Ώρες συσσωρευμένες και Μέγιστος αριθμός ωρών για να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι υπολογισμοί των δεδουλευμένων ωρών διακοπών. Τέλος, επιλέξτε την επαναφορά ωρών κάθε νέο έτος; το πλαίσιο ελέγχου για να μηδενιστεί ο χρόνος διακοπών στην αρχή κάθε νέου έτους.

Εάν έχετε επιλέξει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Άμεση Κατάθεση, κάντε κλικ στο κουμπί Άμεση Κατάθεση στην καρτέλα Πληροφορίες Μισθοδοσίας του πλαισίου διαλόγου Νέος Υπάλληλος. Το QuickBooks σάς προτρέπει να παρέχετε τις απαραίτητες πληροφορίες για την απευθείας κατάθεση επιταγών για υπαλλήλους.

Παροχή άλλων πληροφοριών σχετικά με την απασχόληση

Εάν επιλέξετε την καρτέλα Employment Info του παραθύρου διαλόγου New Employee, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα που χρησιμοποιείτε για να αποθηκεύσετε την ημερομηνία πρόσληψης, την ημερομηνία έναρξης λειτουργίας και παρόμοια κομμάτια δεδομένων απασχόλησης.