Πώς να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή για να εκτυπώνει τιμολόγια QuickBooks 2015

Εάν σκοπεύετε να εκτυπώσετε τιμολόγια από το QuickBooks 2015, πρέπει να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή τιμολογίων μόνο μία φορά, αλλά πρέπει να καθορίσετε μια χούφτα γενικούς κανόνες εκτύπωσης τιμολογίων. Αυτοί οι κανόνες ισχύουν επίσης για τα πιστωτικά σημειώματα και τις εντολές αγοράς, παρεμπιπτόντως.

Για να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή σας για εκτύπωση τιμολογίων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Αρχείο→ Ρύθμιση εκτυπωτή. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα Φόρμας, επιλέξτε Τιμολόγιο.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Printer Setup.

Επιλέξτε τον εκτυπωτή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την εκτύπωση τιμολογίων.

Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Printer Name για να δείτε τους εγκατεστημένους εκτυπωτές. Επιλέξτε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την εκτύπωση τιμολογίων και παραγγελιών αγοράς.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε τον τύπο εκτυπωτή.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος εκτυπωτή περιγράφει το είδος χαρτιού που χρησιμοποιεί ο εκτυπωτής σας. Έχετε δύο επιλογές:

• Συνεχές: Το χαρτί σας έρχεται ως μία συνδεδεμένη δέσμη με διάτρητες άκρες.

• Προσανατολισμός σελίδας: Το χαρτί σας είναι σε μεμονωμένα φύλλα.

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας τιμολογίου.

Επιλέξτε το κουμπί επιλογής που περιγράφει τον τύπο της φόρμας που θέλετε να εκτυπώσετε: Intuit Preprinted Forms, Blank Paper ή Letterhead. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην εκτυπώνονται γραμμές γύρω από κάθε πεδίο, εάν δεν σας αρέσουν τα όμορφα μικρά κουτάκια που δημιουργεί το QuickBooks για να διαχωρίσει κάθε πεδίο.

(Προαιρετικό, αλλά πολύ καλή ιδέα… ) Εκτυπώστε ένα δοκιμαστικό τιμολόγιο σε πραγματικό χαρτί τιμολογίου.

Κάντε κλικ στο κουμπί Στοίχιση. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Ευθυγράμμιση εκτυπωτή, επιλέξτε τον τύπο του τιμολογίου που θέλετε να εκτυπώσετε από τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Fine Alignment, κάντε κλικ στο κουμπί Print Sample για να ενημερώσετε το QuickBooks να εκτυπώσει ένα εικονικό τιμολόγιο σε οποιοδήποτε χαρτί που έχετε τοποθετήσει στον εκτυπωτή τιμολογίων.

Το εικονικό τιμολόγιο που εκτυπώνει το QuickBooks σάς δίνει την ευκαιρία να δείτε πώς θα μοιάζουν τα τιμολόγιά σας. Το τιμολόγιο έχει επίσης ένα σύνολο γραμμών πλέγματος ευθυγράμμισης που εκτυπώνονται πάνω από το πλαίσιο κειμένου Bill To. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις γραμμές πλέγματος εάν χρειάζεται να ευθυγραμμίσετε με ακρίβεια τον εκτυπωτή σας.

Διορθώστε τυχόν προβλήματα ευθυγράμμισης φόρμας.

Εάν δείτε προβλήματα ευθυγράμμισης αφού ολοκληρώσετε το Βήμα 5, πρέπει να τα διορθώσετε. (Προβλήματα ευθυγράμμισης εμφανίζονται συνήθως μόνο με κρουστικούς εκτυπωτές. Με εκτυπωτές λέιζερ ή εκτυπωτές inkjet, τα φύλλα χαρτιού τροφοδοτούνται στον εκτυπωτή με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά, επομένως δεν χρειάζεται σχεδόν ποτέ να ασχολείστε με την ευθυγράμμιση της φόρμας.)

Για να διορθώσετε τυχόν μεγάλα προβλήματα ευθυγράμμισης — όπως εκτύπωση αντικειμένων σε λάθος μέρος — πρέπει να προσαρμόσετε τον τρόπο τροφοδοσίας του χαρτιού στον εκτυπωτή. Όταν τελικά τοποθετήσετε το χαρτί όσο καλύτερα μπορείτε, βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει ακριβώς πώς το έχετε τοποθετήσει. Πρέπει να ρυθμίζετε τον εκτυπωτή και το χαρτί με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά που εκτυπώνετε.

Για μικρά (αλλά παρόλα αυτά ενοχλητικά) προβλήματα στοίχισης, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Κάθετα και Οριζόντια του πλαισίου διαλόγου Fine Alignment για να προσαρμόσετε τη στοίχιση της φόρμας. Στη συνέχεια, εκτυπώστε ένα άλλο δείγμα τιμολογίου. Προχωρήστε και πειραματιστείτε λίγο. Χρειάζεται να τελειοποιήσετε την εκτύπωση της φόρμας τιμολογίου μόνο μία φορά. Κάντε κλικ στο OK στο παράθυρο διαλόγου Fine Alignment όταν τελειώσετε και το QuickBooks εμφανίζει ξανά το πλαίσιο διαλόγου Printer Setup.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογές στο πλαίσιο διαλόγου Ρύθμιση εκτυπωτή ανοίγει οι πληροφορίες ρύθμισης του εκτυπωτή Windows του επιλεγμένου εκτυπωτή, όπου μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως να καθορίσετε ρυθμίσεις ποιότητας ή τη σειρά εκτύπωσης. Εάν είστε ο περίεργος τύπος ή κάνετε κλικ κατά λάθος και στη συνέχεια έχετε ερωτήσεις σχετικά με το τι βλέπετε, ανατρέξτε είτε στον οδηγό χρήσης των Windows είτε στον οδηγό χρήστη του εκτυπωτή.

Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή σας.

Αφού τελειώσετε με όλες τις ρυθμίσεις του παραθύρου διαλόγου Printer Setup, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Μπορείτε να εκτυπώνετε τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα ένα κάθε φορά ή ομαδικά. Ο τρόπος με τον οποίο τα εκτυπώνετε δεν έχει καμία διαφορά στα QuickBooks. Διαλέξτε όποιον τρόπο φαίνεται να ταιριάζει καλύτερα στο στυλ σας.