Πώς να ρυθμίσετε τις λογιστικές προτιμήσεις στο QuickBooks 2010

Μπορείτε να καθορίσετε πώς λειτουργεί το QuickBooks 2010 για εσάς ορίζοντας προτιμήσεις. Αυτές οι προτιμήσεις έχουν μεγάλη επίδραση στον τρόπο λειτουργίας του QuickBooks και στον τρόπο λειτουργίας ενός συγκεκριμένου χρήστη με το QuickBooks. Μπορείτε να αλλάξετε μη αυτόματα τις λογιστικές προτιμήσεις επιλέγοντας Επεξεργασία→ Προτιμήσεις. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις, από το οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις ρυθμίσεις προτιμήσεων.

Η καρτέλα Εταιρικές Προτιμήσεις παρέχει τις ακόλουθες γενικές λογιστικές επιλογές, καθώς και ρυθμίσεις ημερομηνίας κλεισίματος:

• Χρήση αριθμών λογαριασμού: Σας δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε έναν αριθμό λογαριασμού για μια συναλλαγή. Το συσχετισμένο πλαίσιο ελέγχου, Εμφάνιση μόνο του χαμηλότερου δευτερεύοντος λογαριασμού, λέει στο QuickBooks να εμφανίζει μόνο το όνομα και τον αριθμό λογαριασμού ενός δευτερεύοντος λογαριασμού (εάν χρησιμοποιείτε έναν) και όχι την πλήρη κληρονομιά του λογαριασμού.

  Εάν χρησιμοποιείτε πολλά επίπεδα δευτερευόντων λογαριασμών, αυτή η επιλογή μπορεί πραγματικά να καθαρίσει τις προβολές, διευκολύνοντας τον προσδιορισμό του λογαριασμού που κοιτάζετε.

• Require Accounts: Λέει στο QuickBooks ότι πρέπει να καθορίσετε έναν λογαριασμό για μια συναλλαγή. Πιθανότατα δεν έχει ποτέ νόημα να αποεπιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί.

• Χρήση παρακολούθησης τάξης: Σας επιτρέπει να πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε όχι μόνο λογαριασμούς για την παρακολούθηση των οικονομικών σας πληροφοριών, αλλά και τις τάξεις. Οι τάξεις απλώς σάς επιτρέπουν να χωρίζετε τις πληροφορίες σε επίπεδο λογαριασμού με άλλο τρόπο.

• Automatic Assign General Journal Entry Number: Λέει στο QuickBooks να εκχωρεί αριθμούς στις γενικές εγγραφές ημερολογίου που εισάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Make Journal Entry.

• Προειδοποίηση κατά την δημοσίευση μιας συναλλαγής σε αδιανέμητα κέρδη: Λέει στο QuickBooks να εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα κάθε φορά που εσείς ή κάποιος άλλος επιχειρεί να χρεώσει ή να πιστώσει απευθείας τον λογαριασμό κερδών εις νέο.

  Κανονικά, δεν θέλετε να χρεώσετε ή να πιστώσετε απευθείας τον λογαριασμό κερδών εις νέο. Και μόνο εξειδικευμένοι λογιστές θα εισάγουν τις συναλλαγές απευθείας στα κέρδη εις νέο, σε κάθε περίπτωση.

• Προειδοποιήσεις ημερομηνίας: Πείτε στο QuickBooks να σας προειδοποιεί όταν εσείς ή κάποιος άλλος πραγματοποιείτε μια συναλλαγή με ημερομηνία πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Εάν επισημάνετε οποιοδήποτε από τα πλαίσια Προειδοποίηση ημερομηνίας, θέλετε επίσης να καθορίσετε πόσες ημέρες είναι πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον.

• Ημερομηνία κλεισίματος: Σας επιτρέπει να προσδιορίσετε μια ημερομηνία πριν από την οποία δεν είναι δυνατή η αλλαγή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Με άλλα λόγια, εάν ορίσετε την ημερομηνία κλεισίματος στις 31 Δεκεμβρίου 2009, λέτε στο QuickBooks ότι δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks πριν από αυτήν την ημερομηνία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός κωδικού πρόσβασης για να εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, ο οποίος απαιτείται εάν κάποιος θέλει να προσθέσει μια παλιά συναλλαγή ή να τροποποιήσει μια παλιά συναλλαγή.

Οι προηγούμενες εκδόσεις του QuickBooks σάς επιτρέπουν να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε μια λειτουργία διαδρομής ελέγχου χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας στις Προτιμήσεις Λογιστικής. Ωστόσο, από το 2007, το QuickBooks παρέχει μια συνεχή διαδρομή ελέγχου, ώστε να μην βλέπετε πλέον το πλαίσιο ελέγχου Ιχνηλάτησης ελέγχου. Μια διαδρομή ελέγχου, παρεμπιπτόντως, απλώς διατηρεί μια λίστα με το ποιος κάνει ποιες αλλαγές στις συναλλαγές.