Πώς να ρυθμίσετε τη λίστα λογαριασμών QuickBooks 2013

Η λίστα λογαριασμών στο QuickBooks 2013 είναι μια λίστα λογαριασμών που χρησιμοποιείτε για να κατηγοριοποιήσετε τα έσοδα, τα έξοδα, τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ποσά των ιδίων κεφαλαίων σας. Εάν θέλετε να δείτε ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής με οικονομικά δεδομένα σε μια αναφορά, χρειάζεστε έναν λογαριασμό για αυτό το στοιχείο γραμμής.

Εάν θέλετε να κάνετε προϋπολογισμό με ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής, χρειάζεστε έναν λογαριασμό για αυτό το ποσό προϋπολογισμού. Εάν θέλετε να αναφέρετε ορισμένες οικονομικές πληροφορίες για τις φορολογικές σας δηλώσεις, χρειάζεστε έναν λογαριασμό για τη συλλογή αυτών των συγκεκριμένων δεδομένων.

Για να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό στη λίστα Λογαριασμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Lists→ Chart of Account.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Λογαριασμού.

2 Κάντε κλικ στο κουμπί Λογαριασμός στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Το QuickBooks εμφανίζει το μενού Λογαριασμός. Μία από τις επιλογές του μενού Λογαριασμός είναι Νέος, η οποία είναι η εντολή που χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε έναν νέο λογαριασμό.

3 Προσθέστε έναν νέο λογαριασμό επιλέγοντας την εντολή New από το μενού Account.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο Προσθήκη νέου λογαριασμού.

4 Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά τύπου λογαριασμού για να προσδιορίσετε τον τύπο λογαριασμού που προσθέτετε.

Το QuickBooks παρέχει τους ακόλουθους τύπους λογαριασμών: Έσοδα, Έξοδα, Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία, Τράπεζα, Δάνειο, Πιστωτική Κάρτα και Ίδια Κεφάλαια, καθώς και (αν επισημάνετε τον Άλλο Τύπο λογαριασμού και ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα Άλλοι τύποι λογαριασμών) Εισπρακτέοι λογαριασμοί, Άλλα Τρέχον περιουσιακό στοιχείο, άλλο περιουσιακό στοιχείο, πληρωτέοι λογαριασμοί, άλλες τρέχουσες υποχρεώσεις, μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις, κόστος πωληθέντων αγαθών, άλλα έσοδα και άλλα έξοδα.

Αυτές οι ομάδες λογαριασμών λένε ουσιαστικά στα QuickBooks σε ποια περιοχή αναφέρονται τα δεδομένα λογαριασμού οικονομικών καταστάσεων. Σημειώστε, επίσης, ότι το πρώτο παράθυρο Προσθήκη νέου λογαριασμού εμφανίζει παραδείγματα του επιλεγμένου τύπου λογαριασμού στο πλαίσιο πάνω από τα κουμπιά εντολών Συνέχεια και Ακύρωση.

5 Κάντε κλικ στο Continue.

Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο Προσθήκη νέου λογαριασμού.

6 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα λογαριασμού για να δώσετε στον νέο σας λογαριασμό ένα μοναδικό όνομα.

Το όνομα που δίνετε στον λογαριασμό θα εμφανίζεται στις οικονομικές σας καταστάσεις.

7 Εάν ο λογαριασμός που προσθέτετε είναι ένας δευτερεύων λογαριασμός κάτω από έναν γονικό λογαριασμό, προσδιορίστε τον γονικό λογαριασμό επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Subaccount Of.

Αφού επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Subaccount Of, ονομάστε τον γονικό λογαριασμό χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Subaccount Of.

8 (Προαιρετικό) Εάν ορίζετε έναν τραπεζικό λογαριασμό που χρησιμοποιεί άλλο νόμισμα εκτός από το νόμισμα της χώρας καταγωγής σας, επιλέξτε το νόμισμα του τραπεζικού λογαριασμού από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της Συνέντευξης QuickBooks — το QuickBooks θέλει να προσδιορίσετε εκείνους τους τραπεζικούς λογαριασμούς, τους πελάτες και τους προμηθευτές που χρησιμοποιούν νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας.

9 (Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή για το νέο λογαριασμό.

Δεν χρειάζεται να δώσετε περιγραφή. Χωρίς περιγραφή, το QuickBooks μπορεί ακόμα να χρησιμοποιεί το όνομα λογαριασμού στις οικονομικές καταστάσεις. Ωστόσο, εάν θέλετε μια λεπτομερή ετικέτα να τοποθετείται στις λογιστικές αναφορές, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Περιγραφή για αυτό το σκοπό.

10 Καταχωρίστε άλλες πληροφορίες λογαριασμού.

Το παράθυρο Προσθήκη νέου λογαριασμού περιλαμβάνει ένα BankAcct. Πλαίσιο αριθ. που σας επιτρέπει να καταγράψετε τον αριθμό τραπεζικού λογαριασμού για έναν συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό. Άλλοι τύποι λογαριασμών ενδέχεται να έχουν παρόμοια πλαίσια για την αποθήκευση σχετικών πληροφοριών λογαριασμού.

Για παράδειγμα, η έκδοση τύπου λογαριασμού πιστωτικής κάρτας του παραθύρου Προσθήκη νέου λογαριασμού σάς επιτρέπει να αποθηκεύσετε τον αριθμό της κάρτας. Εάν έχετε άλλο ένα ή δύο κουτιά για να αποθηκεύσετε πληροφορίες λογαριασμού, προχωρήστε και χρησιμοποιήστε το, εάν είναι απαραίτητο, για να συλλέξετε τα κομμάτια των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε.

11 Προσδιορίστε τη φορολογική γραμμή στην οποία πρέπει να αναφέρονται τα στοιχεία του λογαριασμού επιλέγοντας ένα φορολογικό έντυπο και μια γραμμή φόρου από την αναπτυσσόμενη λίστα Tax-line Mapping.

Μπορεί να μην χρειάζεται να εκχωρήσετε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό σε μια φορολογική γραμμή, εάν αυτά τα δεδομένα λογαριασμού δεν αναφέρονται στη φορολογική δήλωση της επιχείρησης. Για παράδειγμα, τα υπόλοιπα των λογαριασμών μετρητών δεν αναφέρονται στη φορολογική δήλωση ατομικού επιχειρηματία, επομένως ένας τραπεζικός λογαριασμός για ατομική επιχείρηση δεν έχει τα απαιτούμενα στοιχεία φορολογικής γραμμής.

Ωστόσο, τα υπόλοιπα των λογαριασμών μετρητών καταγράφονται στη φορολογική δήλωση μιας εταιρείας. Επομένως, εάν προσθέτετε έναν τραπεζικό λογαριασμό για μια εταιρεία, χρησιμοποιείτε την αναπτυσσόμενη λίστα Tax-Line Mapping για να προσδιορίσετε τη φορολογική γραμμή στην οποία αναφέρονται τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού.