Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα πελατών στο QuickBooks 2014

Μια λίστα πελατών στο QuickBooks παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες πελατών σας. Για παράδειγμα, η λίστα πελατών παρακολουθεί τις διευθύνσεις χρέωσης και τις διευθύνσεις αποστολής για τους πελάτες.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα πελατών:

1 Επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Κέντρο πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

2 Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος πελάτης & εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Νέος πελάτης.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος πελάτης.

3 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας, που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Θέλετε απλώς μια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

4 (Προαιρετικό) Εάν χρεώνετε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε τιμολογείτε έναν πελάτη και συλλέγετε πληρωμές από έναν πελάτη σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας.

(Σημείωση: Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας νομισμάτων δεν εμφανίζεται στο σχήμα επειδή η λειτουργία παρακολούθησης πολλαπλών νομισμάτων δεν είναι ενεργοποιημένη.)

5 (Συνήθης κανόνας) Αγνοήστε το Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από τα κουτιά.

Συνήθως δεν θέλετε να ορίσετε το αρχικό υπόλοιπο του πελάτη χρησιμοποιώντας τα πλαίσια Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από. Αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος για να ορίσετε το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών νέων πελατών. Εάν το κάνετε αυτό, ουσιαστικά ρυθμίζετε το χρεωστικό μέρος μιας καταχώρισης χωρίς το αντίστοιχο πιστωτικό τμήμα.

Αργότερα, θα πρέπει να μπείτε και να εισάγετε τρελές, παράξενες εγγραφές ημερολογίου για να διορθώσετε την ελλιπή τήρηση βιβλίων. Υπάρχει όμως μια εξαίρεση στον συνηθισμένο κανόνα.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα αρχικό υπόλοιπο για έναν πελάτη, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών σας την ημερομηνία μετατροπής ορίζοντας ένα αρχικό υπόλοιπο για κάθε πελάτη από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να προσδιορίσει το σύνολο των εισπρακτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6 Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια της καρτέλας Πληροφορίες διεύθυνσης για να δώσετε το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας, όπως όνομα επικοινωνίας, αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς φαξ, διευθύνσεις e-mail, διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής κ.λπ.

Εισαγάγετε το όνομα και το επώνυμο κάποιου στα πλαίσια Πλήρες Όνομα και οι αριθμοί τηλεφώνου του πελάτη σας βρίσκονται στα πλαίσια με την ένδειξη Κύριο τηλέφωνο και τηλέφωνο εργασίας.

7 Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής για να εμφανίσετε το σύνολο των πλαισίων που εμφανίζονται.

Μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο, τους όρους πληρωμής, τις προτιμώμενες μεθόδους πληρωμής και παράδοσης, ακόμη και τα στοιχεία της πιστωτικής κάρτας.

8 (Προαιρετικό) Εάν παρακολουθείτε τους φόρους επί των πωλήσεων, κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου επί των πωλήσεων για να εμφανίσετε τα πλαίσια που θα χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε το ποσοστό φόρου επί των πωλήσεων αυτού του πελάτη.

Η καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου επί των πωλήσεων, για παράδειγμα, περιλαμβάνει μια αναπτυσσόμενη λίστα Κωδικός φόρου που χρησιμοποιείτε για να υποδείξετε ποιος κωδικός φόρου επί των πωλήσεων ισχύει για αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε το πραγματικό στοιχείο φόρου επί των πωλήσεων και, εάν είναι σχετικό, τον αριθμό μεταπώλησης.

9 Παρέχετε μερικές πρόσθετες πληροφορίες για τον πελάτη.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει πολλά άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη που ταιριάζει σε έναν συγκεκριμένο τύπο πελάτη.

Και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep για να προσδιορίσετε τον προεπιλεγμένο εκπρόσωπο πωλήσεων του πελάτη. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

10 (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info (Πληροφορίες εργασίας) για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.

Η καρτέλα Job Info σάς επιτρέπει να περιγράφετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Job Info εάν όχι μόνο ρυθμίζετε έναν πελάτη, αλλά δημιουργείτε και μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.

Όταν ολοκληρώσετε την περιγραφή του Πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε την περιγραφή σας.