Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα πελατών στο QuickBooks 2013

Μια λίστα πελατών στο QuickBooks 2013 παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες των πελατών σας. Για παράδειγμα, η λίστα πελατών παρακολουθεί τις διευθύνσεις χρέωσης και τις διευθύνσεις αποστολής για τους πελάτες.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα πελατών:

1 Επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Κέντρο πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

2 Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος πελάτης & εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Νέος πελάτης.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος πελάτης.

3 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας, που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Θέλετε απλώς μια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

4 (Προαιρετικό) Εάν χρεώνετε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Νόμισμα.

Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε τιμολογείτε έναν πελάτη και συλλέγετε πληρωμές από έναν πελάτη σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας.

5 (Συνήθης κανόνας) Αγνοήστε το Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από τα κουτιά.

Συνήθως δεν θέλετε να ορίσετε το αρχικό υπόλοιπο του πελάτη χρησιμοποιώντας τα πλαίσια Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από. Αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος για να ορίσετε το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών νέων πελατών. Εάν το κάνετε αυτό, ουσιαστικά ρυθμίζετε το χρεωστικό μέρος μιας καταχώρισης χωρίς το αντίστοιχο πιστωτικό τμήμα. Αργότερα, θα πρέπει να μπείτε και να εισάγετε τρελές, παράξενες εγγραφές ημερολογίου για να διορθώσετε την ελλιπή τήρηση βιβλίων.

6 Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια της καρτέλας Πληροφορίες διεύθυνσης για να δώσετε πληροφορίες.

Εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας, των διευθύνσεων χρέωσης και αποστολής, του ονόματος επαφής, του αριθμού τηλεφώνου επικοινωνίας, του αριθμού φαξ και ούτω καθεξής.

7 Παρέχετε μερικές πρόσθετες πληροφορίες για τον πελάτη.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει πολλά άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη που ταιριάζει σε έναν συγκεκριμένο τύπο πελάτη.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Όροι για να προσδιορίσετε τους προεπιλεγμένους όρους πληρωμής του πελάτη. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep για να προσδιορίσετε τον προεπιλεγμένο εκπρόσωπο πωλήσεων του πελάτη. Τέλος, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Preferred Send για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μέθοδο για τη μετάδοση των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειώσεων του πελάτη.

Μπορείτε επίσης να καταγράψετε έναν αριθμό μεταπώλησης, να καθορίσετε ένα προεπιλεγμένο επίπεδο τιμής και ακόμη και να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

8 Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής για να εμφανίσετε ένα σύνολο πλαισίων.

Μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο και τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής.

9 (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info (Πληροφορίες εργασίας) για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.

Η καρτέλα Job Info σάς επιτρέπει να περιγράφετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Job Info εάν όχι μόνο ρυθμίζετε έναν πελάτη, αλλά δημιουργείτε και μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.