Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα παγίων στοιχείων στο QuickBooks 2020

Εάν η επιχείρησή σας κατέχει πολλά πράγματα με μακροχρόνια αξία, είτε εσείς είτε ο λογιστής σας πρέπει να παρακολουθείτε τα στοιχεία. Εάν χρειάζεται να παρακολουθείτε τα στοιχεία, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη λίστα Πάγια στοιχεία στο QuickBooks 2020 .

Προσθήκη στοιχείων στη λίστα Παγίων Στοιχείων

Για να προσθέσετε ένα έπιπλο, λίγο εξοπλισμό ή μηχανήματα ή ένα άλλο στοιχείο με μακρόχρονη αξία στη λίστα Παγίων Στοιχείων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Λίστες→ Λίστα στοιχείων παγίων για να εμφανιστεί η λίστα παγίων στοιχείων.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Λίστα στοιχείων πάγιου στοιχείου. Αρχικά, επειδή δεν έχετε προσθέσει ακόμη στοιχεία, η λίστα δεν εμφανίζει στοιχεία.

Έχετε περιουσιακά στοιχεία που έχετε ήδη αγοράσει; Μπορείτε να επεξεργαστείτε την αρχική συναλλαγή αγοράς και να προσθέσετε το πάγιο στη λίστα κατά την επεξεργασία.

Το παράθυρο Λίστα στοιχείων πάγιου ενεργητικού

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε ένα στοιχείο στη λίστα Πάγια στοιχεία.

Κάντε κλικ στο κουμπί Item (κάτω αριστερά) και, στη συνέχεια, επιλέξτε New από το μενού που εμφανίζει το QuickBooks. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέο στοιχείο.

Το παράθυρο Νέο στοιχείο

Ονομάστε το περιουσιακό στοιχείο.

Δώστε στο στοιχείο ένα μοναδικό όνομα. Μπορείτε να δώσετε σε ένα έπιπλο ένα όνομα όπως δερμάτινος καναπές, σε έναν υπολογιστή ένα όνομα όπως HP Pavilion και σε ένα όχημα ένα όνομα όπως ένα φορτηγό Ford F-150 του 2017 .

Επιλέξτε τον κατάλληλο λογαριασμό παγίου.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός περιουσιακού στοιχείου, επιλέξτε τον λογαριασμό παγίου στοιχείου στον οποίο θα πρέπει να τοποθετηθεί το στοιχείο που περιγράφετε. Ένας δερμάτινος καναπές που χρησιμοποιείται στον πολυτελή χώρο της ρεσεψιόν σας, για παράδειγμα, μπορεί να τοποθετηθεί σε λογαριασμό πάγιου ενεργητικού επίπλων και εξοπλισμού. Ένα φορτηγό παράδοσης μπορεί να τοποθετηθεί σε λογαριασμό πάγιου ενεργητικού οχημάτων.

Το QuickBooks, όπως μπορείτε να μαντέψετε, παρέχει αυτόματα μια δέσμη λογαριασμών, αλλά ενδέχεται να μην δείτε τον λογαριασμό που χρειάζεστε ή θέλετε στην αναπτυσσόμενη λίστα Asset Account. Μπορείτε να προσθέσετε έναν νέο λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου εν κινήσει πληκτρολογώντας ένα νέο όνομα λογαριασμού και πατώντας Enter. Όταν το QuickBooks δει ότι ο λογαριασμός παγίου στοιχείου δεν έχει ρυθμιστεί ακόμη, σας ζητά να ρυθμίσετε τον νέο λογαριασμό παγίου στοιχείου.

Περιγράψτε τους όρους αγοράς.

Χρησιμοποιήστε την περιοχή Πληροφορίες αγοράς για να περιγράψετε το προϊόν που αγοράσατε και τους όρους αγοράς. Για παράδειγμα, θέλετε να υποδείξετε εάν το στοιχείο είναι νέο ή χρησιμοποιείται επιλέγοντας είτε το κουμπί επιλογής Νέο είτε Χρησιμοποιημένο. Μπορείτε να δώσετε μια περιγραφή αγοράς, την ημερομηνία αγοράς, το κόστος αγοράς, ακόμη και να προσδιορίσετε τον προμηθευτή χρησιμοποιώντας τα άλλα, αυτονόητα πλαίσια στην περιοχή Πληροφορίες αγοράς.

(Προαιρετικό) Περιγράψτε το περιουσιακό στοιχείο με περισσότερες λεπτομέρειες.

Η περιοχή Πληροφορίες στοιχείων στο κάτω μέρος του παραθύρου Νέο στοιχείο παρέχει πρόσθετα πλαίσια κειμένου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιγράψετε το στοιχείο. Η περιοχή παρέχει ένα τεράστιο πεδίο στο οποίο μπορείτε να τοποθετήσετε μια εκτενή περιγραφή περιουσιακών στοιχείων, για παράδειγμα. Έχετε επίσης πεδία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε την τοποθεσία του στοιχείου, τον αριθμό της αρχικής εντολής αγοράς (PO), τον σειριακό αριθμό του στοιχείου και την ημερομηνία λήξης της εγγύησης.

Εάν αυτά τα πεδία δεν είναι επαρκή, καλό, το QuickBooks παρέχει ακόμη και μια περιοχή Σημειώσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε μια μικρή ωδή στο στοιχείο σας ή να καταγράψετε κάποιες άλλες σχετικές πληροφορίες περιουσιακών στοιχείων.

Αποθηκεύστε την περιγραφή του στοιχείου ενεργητικού.

Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε ταυτόχρονα την περιγραφή του νέου στοιχείου στοιχείου και να κλείσετε το παράθυρο Νέο στοιχείο. Ή, κάντε κλικ στο Επόμενο για να αποθηκεύσετε την περιγραφή του νέου στοιχείου στοιχείου, αλλά αφήστε το παράθυρο Νέο στοιχείο να εμφανίζεται.

Προσθήκη παγίων στοιχείων ενεργητικού εν πτήσει

Μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα Παγίων Στοιχείων, όπως περιγράφεται στις προηγούμενες παραγράφους. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε ένα στοιχείο στη λίστα Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων όταν καταγράφετε τον λογαριασμό που καταγράφει το τιμολόγιο πωλητή για το στοιχείο ή όταν καταγράφετε την επιταγή που εξοφλεί το τιμολόγιο πωλητή για το στοιχείο.

Πώς λειτουργεί αυτό: Εάν είπατε στο QuickBooks ότι θέλετε να διατηρήσετε μια λίστα παγίων στοιχείων, το QuickBooks σάς ζητά να προσθέσετε ένα στοιχείο πάγιου στοιχείου όταν κατηγοριοποιείτε ή χρεώνετε έναν λογαριασμό πάγιου στοιχείου κατά την εισαγωγή ενός λογαριασμού ή την εγγραφή μιας επιταγής.

Για τη συλλογή των πληροφοριών που απαιτούνται για τη ρύθμιση του στοιχείου πάγιου στοιχείου, το QuickBooks εμφανίζει το ίδιο παράθυρο Νέο στοιχείο. Τα βήματα για τη συμπλήρωση του παραθύρου Νέο στοιχείο λειτουργούν επίσης κατά την προσθήκη στοιχείων παγίων εν κινήσει.

Επεξεργασία στοιχείων στη λίστα Παγίων Στοιχείων

Για να επεξεργαστείτε ένα στοιχείο πάγιου στοιχείου — ας πούμε ότι κάνατε λάθος εισάγοντας ορισμένες πληροφορίες — ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Λίστες→ Λίστα στοιχείων παγίων.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Λίστα στοιχείων πάγιου στοιχείου.

Κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να επεξεργαστείτε.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Επεξεργασία στοιχείου.

Το παράθυρο Επεξεργασία Στοιχείου

Ενημερώστε την περιγραφή του στοιχείου.

Εάν είναι απαραίτητο, ενημερώστε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στις περιοχές Πληροφορίες αγοράς και Πληροφορίες περιουσιακών στοιχείων. Σημειώστε επίσης ότι εάν θέλετε να καταγράψετε τη διάθεση ενός περιουσιακού στοιχείου, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Item Is Sold. Στη συνέχεια, το QuickBooks ενεργοποιεί τα πλαίσια κειμένου της περιοχής πληροφοριών πωλήσεων. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε την ημερομηνία πώλησης, την τιμή και το ποσό των εξόδων πώλησης.

Το QuickBooks δεν κάνει καμία τήρηση βιβλίων με τις πληροφορίες αγοράς ή/και πωλήσεων που εμφανίζονται στα παράθυρα Νέο στοιχείο και Επεξεργασία αντικειμένου. Δεν προσθέτει ένα στοιχείο ενεργητικού στον ισολογισμό επειδή, για παράδειγμα, δημιουργήσατε ένα στοιχείο πάγιου ενεργητικού. Και το QuickBooks δεν θα υπολογίσει το κέρδος ή τη ζημία από τη διάθεση του περιουσιακού στοιχείου επειδή εισάγετε πληροφορίες πωλήσεων. Πρέπει να το κάνετε μόνοι σας — ή να ζητήσετε από τον λογιστή σας να το κάνει αυτό — χρησιμοποιώντας είτε τυπικές συναλλαγές QuickBooks είτε παραδοσιακές εγγραφές ημερολογίου.