Πώς να ρυθμίσετε έναν προϋπολογισμό στο QuickBooks 2016

Το QuickBooks διαθέτει ένα εργαλείο για να σας βοηθήσει να κάνετε προϋπολογισμό. Συνήθως, είναι καλή ιδέα να προγραμματίσετε και να σκεφτείτε πριν καθίσετε με το QuickBooks. Όταν είστε έτοιμοι, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επιλέξτε Εταιρεία → Σχεδιασμός και προϋπολογισμός → Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Εάν δεν έχετε ορίσει ακόμη προϋπολογισμό, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού. Εάν έχετε ήδη ρυθμίσει έναν προϋπολογισμό, εμφανίζεται ένα άλλο παράθυρο και πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού για να μεταβείτε στο παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού.

Το παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού.

Επιλέξτε το έτος που θέλετε να εγγραφείτε στον προϋπολογισμό.

Χρησιμοποιήστε το πεδίο ημερομηνίας για να καθορίσετε το οικονομικό έτος. Χρησιμοποιείτε τα βέλη στο τέλος του πεδίου για να προσαρμόσετε σταδιακά τον αριθμό του έτους.

Επιλέξτε τον τύπο προϋπολογισμού που θέλετε να δημιουργήσετε.

Βλέπετε αυτά τα δύο κουμπιά επιλογής στο παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού; Σας δίνουν τη δυνατότητα να πείτε στο QuickBooks εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό με ποσά εσόδων και εξόδων (που γίνεται με μια pro forma κατάσταση κερδών και ζημιών) ή έναν προϋπολογισμό των υπολοίπων του ενεργητικού, του παθητικού και των υπολοίπων λογαριασμού ιδίων κεφαλαίων στο τέλος του έτους (που γίνεται με pro forma ισολογισμός). Συνήθως, θέλετε να προσθέσετε στον προϋπολογισμό ποσά εσόδων και εξόδων (κουμπί επιλογής Κέρδη και Ζημιά).

Αφού υποδείξετε για ποιο έτος θέλετε να εγγραφείτε στον προϋπολογισμό και εάν θέλετε να εγγραφείτε στον προϋπολογισμό των ποσών της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων ή των ποσών του ισολογισμού, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Παρέχετε τυχόν πρόσθετα κριτήρια προϋπολογισμού και οδηγίες.

Το QuickBooks ρωτά στη συνέχεια εάν θέλετε να κάνετε προϋπολογισμό χρησιμοποιώντας πρόσθετα κριτήρια, όπως Πελάτης: Πληροφορίες εργασίας ή πληροφορίες τάξης. Απαντάτε σε αυτήν την ερώτηση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στα κριτήρια προϋπολογισμού που θέλετε και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο Επόμενο. (Εάν μόλις ξεκινάτε, μην ανησυχείτε για τον καθορισμό πρόσθετων κριτηρίων. Ξεκινήστε τα πράγματα απλά.)

Υποδείξτε εάν θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή. στη συνέχεια κάντε κλικ στο Finish.

Το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να δημιουργήσει μια πρώτη περικοπή στον προϋπολογισμό σας χρησιμοποιώντας τους αριθμούς του προηγούμενου έτους ή εάν θέλετε απλώς να ξεκινήσετε από το μηδέν. Για να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση, επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην επιλογή σας. Για παράδειγμα, για τον προϋπολογισμό από την αρχή, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία προϋπολογισμού από το μηδέν.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Κάντε τον προϋπολογισμό σας.

Χρησιμοποιείτε το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών για να προσδιορίσετε τα προϋπολογισμένα ποσά που σχεδιάζετε για κάθε λογαριασμό. Απλώς κάντε κλικ στο μηνιαίο ποσό που θέλετε να δημιουργήσετε προϋπολογισμό και εισαγάγετε μια τιμή. Αν λέτε ότι θέλετε να κάνετε προϋπολογισμό από την αρχή, παρεμπιπτόντως, το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο με ένα σωρό κενές στήλες. Εάν πείτε ότι θέλετε να βασίσετε τον προϋπολογισμό του επόμενου έτους στους πραγματικούς αριθμούς του προηγούμενου έτους, θα δείτε αριθμούς στις στήλες.

Εάν το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών είναι πολύ μεγάλο για την οθόνη, το QuickBooks εμφανίζει μόνο μερικούς μήνες δεδομένων προϋπολογισμού κάθε φορά και συχνά μόνο μερικά από τα κουμπιά. Θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά Εμφάνιση επόμενων 6 μηνών και Εμφάνιση προηγούμενων 6 μηνών για να μεταβείτε στο επόμενο ή στο προηγούμενο τμήμα του οικονομικού έτους. Μπορείτε επίσης μερικές φορές να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις εμφάνισης των Windows (συγκεκριμένα, την ανάλυση οθόνης) για να δείτε ολόκληρο το έτος.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Προϋπολογισμός, στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου Ρύθμιση προϋπολογισμών, σας επιτρέπει να επιλέξετε τον προϋπολογισμό με τον οποίο θέλετε να εργαστείτε. Γιατί; Μπορείτε να εργαστείτε με πολλές διαφορετικές εκδόσεις του προϋπολογισμού σας. (Για να δημιουργήσετε έναν νέο προϋπολογισμό, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού, το οποίο σας καθοδηγεί στη διαδικασία που περιγράφηκε προηγουμένως.)

Για να αντιγράψετε το ποσό που εμφανίζεται στο επιλεγμένο πλαίσιο σε όλη τη σειρά, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή σε όλη τη γραμμή. (Αυτό σας επιτρέπει να αντιγράψετε, για παράδειγμα, κάποιο ποσό που είχατε προϋπολογιστεί για τον Ιανουάριο σε Φεβρουάριο, Μάρτιο, Απρίλιο, Μάιο κ.λπ.)

Εάν θέλετε να είστε λίγο πιο φανταχτεροί, μπορείτε επίσης να επιλέξετε κάποιο ποσό που έχει προϋπολογιστεί και να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή ποσών σειρών. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Adjust Row Amounts, το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε το επιλεγμένο ποσό κατά κάποια καθορισμένη ποσοστιαία αύξηση ή μείωση. Εάν θέλετε να αυξήσετε το προϋπολογισμένο ποσό κατά, ας πούμε, 25% ανά μήνα, χρησιμοποιείτε το παράθυρο Προσαρμογή ποσών γραμμής.

Το παράθυρο διαλόγου Adjust Row Amounts.

Εξοικονομήστε την εργασία προϋπολογισμού σας.

Αφού εισαγάγετε το μυστικό σας σχέδιο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε την εργασία σας και αφήστε ανοιχτό το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών. Ή κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε την εργασία σας, αλλά κλείστε το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών.

Μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο Άκυρο εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε την εργασία σας (σε περίπτωση που μόλις κάνατε χυλοπίτες).