Πώς να προσθέσετε χρήστες στο QuickBooks Pro και Premier

Δεν περιορίζεστε στη χρήση μόνο ενός κωδικού πρόσβασης για τον έλεγχο της πρόσβασης στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Το QuickBooks σάς επιτρέπει να ορίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Για να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες στο QuickBooks Pro και στο QuickBooks Premier, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Company→Set Up Users and Passwords→Set Up Users.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών (δεν εμφανίζεται), το οποίο προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ορίζετε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση για τον νέο χρήστη.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα του χρήστη. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα (τα δικαιώματα είναι απλώς τα πράγματα που μπορεί να κάνει ο χρήστης), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιλεγμένες περιοχές του QuickBooks. Εάν θέλετε ο χρήστης να μπορεί να κάνει οτιδήποτε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλες οι περιοχές του QuickBooks. Εάν υποδείξετε ότι ο νέος χρήστης πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές των QuickBooks, έχετε ολοκληρώσει τη ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης χρήστη. Μπορείτε να παραλείψετε τα υπόλοιπα βήματα.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, περιγράψτε την πρόσβαση στις πληροφορίες και τις εργασίες πωλήσεων και εισπρακτέων λογαριασμών.

Αφού ολοκληρώσετε το Βήμα 4, το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Αυτό είναι το πρώτο από μια σειρά πλαισίων διαλόγου που σας καθοδηγούν σε μια συνέντευξη, θέτοντας λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το είδος της πρόσβασης που πρέπει να έχει κάθε χρήστης σε μια συγκεκριμένη περιοχή.

Για παράδειγμα, όσον αφορά τη δραστηριότητα πωλήσεων, το QuickBooks ρωτά σχετικά με την πρόσβαση σε συναλλαγές (όπως τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα και πληροφορίες εισπρακτέων λογαριασμών). Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Full Access. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το κουμπί επιλογής Επιλεκτική πρόσβαση και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα κουμπιά της επιλεκτικής πρόσβασης: Δημιουργία μόνο συναλλαγών, Δημιουργία και εκτύπωση συναλλαγών ή Δημιουργία συναλλαγών και δημιουργία αναφορών.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τις αγορές και τα δικαιώματα πληρωτέων λογαριασμών.

Αφού ολοκληρώσετε το Βήμα 5 κάνοντας κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο σας επιτρέπει να καθορίσετε ποια πρόσβαση έχει αυτός ο νέος χρήστης στις περιοχές αγορών και πληρωτέων λογαριασμών. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Full Access. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε κάποια μέση λύση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Επιλεκτική πρόσβαση και ένα από τα δευτερεύοντα κουμπιά Επιλεκτικής πρόσβασης. Οι ίδιοι κανόνες για τον καθορισμό δικαιωμάτων και πρόσβασης που ισχύουν για την περιοχή αγορών και πληρωτέων λογαριασμών ισχύουν για την περιοχή πωλήσεων και εισπρακτέων λογαριασμών.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα υπόλοιπα δικαιώματα χρήστη και την πρόσβαση.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε έκδοσης του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το QuickBooks εμφανίζει πολλές άλλες εκδόσεις του πλαισίου διαλόγου που χρησιμοποιεί για να σας ρωτήσει σχετικά με τα δικαιώματα χρήστη και την πρόσβαση. Για παράδειγμα, αφού περιγράψετε ποια δικαιώματα είναι κατάλληλα για τον χρήστη στην περιοχή αγορών και πληρωτέων λογαριασμών, το QuickBooks ρωτά σχετικά με την περιοχή ελέγχου και πιστωτικής κάρτας. Στη συνέχεια ρωτά για την περιοχή απογραφής. Στη συνέχεια, ρωτά για τη μισθοδοσία. Στη συνέχεια ρωτά για γενικές, ευαίσθητες λογιστικές δραστηριότητες. Τέλος, το QuickBooks ρωτά σχετικά με την πρόσβαση σε δυνατότητες οικονομικής αναφοράς.

Περιορίζετε τα δικαιώματα σε καθέναν από αυτούς τους άλλους τομείς με τον ίδιο τρόπο που κάνετε για τις πωλήσεις και τους εισπρακτέους λογαριασμούς και για τις αγορές και τους πληρωτέους λογαριασμούς. Απλώς να είστε προσεκτικοί καθώς περνάτε από τις οθόνες και να περιορίζετε τις δυνατότητες του χρήστη. Θέλετε οι χρήστες να έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα για να κάνουν τη δουλειά τους, αλλά δεν θέλετε να τους δώσετε περισσότερα δικαιώματα από όσα χρειάζονται.

Καθορίστε εάν ο χρήστης μπορεί να αλλάξει ή να διαγράψει συναλλαγές.

Αφού ολοκληρώσετε περίπου μισή ντουζίνα εκδόσεων των παραθύρων διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης που ρωτούν για συγκεκριμένους τομείς της λογιστικής, το QuickBooks εμφανίζει τη σελίδα Αλλαγή ή διαγραφή συναλλαγών του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Η σελίδα Αλλαγή ή διαγραφή συναλλαγών σάς επιτρέπει να υποδείξετε ότι ένας χρήστης μπορεί ή δεν μπορεί να αλλάξει τις συναλλαγές που έχουν καταγραφεί πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. Γενικά, θέλετε να περιορίσετε τις δυνατότητες ενός χρήστη να αλλάζει ή να διαγράφει συναλλαγές.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, ελέγξτε τις αποφάσεις για τα δικαιώματα σας.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την τελική έκδοση του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο προσδιορίζει τα δικαιώματα χρήστη που εκχωρήσατε ή επιτρέψατε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχει κάποιος. Εάν συνειδητοποιήσετε ότι έχετε εκχωρήσει λανθασμένα δικαιώματα, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω για να επιστρέψετε μέσα από τα παράθυρα διαλόγου σε αυτό όπου κάνατε λάθος. Αλλάξτε την εκχώρηση δικαιωμάτων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να επιστρέψετε στο τελικό παράθυρο του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

Όταν ολοκληρώσετε τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και της πρόσβασης, κάντε κλικ στο Τέλος.

Από αυτό το σημείο και μετά, ο νέος χρήστης θα μπορεί να χρησιμοποιεί QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του/της περιορίζονται σε αυτό που ορίσατε.

Οι λογιστές συχνά θέλουν να δουν τα δικαιώματα που έχουν συγκεκριμένοι χρήστες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ελέγχεστε από το CPA σας ως μέρος των ετήσιων κλεισίματος. (Μπορεί να ελεγχθείτε εάν η τράπεζα θέλει ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις, για παράδειγμα.) Το QuickBooks δεν παρέχει τρόπο για να εκτυπώσετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Ωστόσο, τα Windows σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Print Screen για να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης του παραθύρου του προγράμματος QuickBooks και του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

Πατήστε Alt+Print Scrn για να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης του πλαισίου διαλόγου. Αυτό αντιγράφει μια εικόνα της οθόνης σας στο Πρόχειρο των Windows. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Paint επιλέγοντας Έναρξη→Προγράμματα→Αξεσουάρ→Ζωγραφική. Επικολλήστε την εικόνα στο Paint πατώντας Ctrl+V. Ενδέχεται να δείτε ένα μήνυμα σφάλματος που λέει Η εικόνα στο Πρόχειρο είναι μεγαλύτερη από το bitmap. Θα θέλατε το bitmap σε μεγέθυνση; Κάντε κλικ στο Ναι. Αποθηκεύστε το στιγμιότυπο οθόνης επιλέγοντας Αρχείο→ Αποθήκευση ως. Μπορεί να θέλετε να τραβήξετε μια εικόνα στιγμιότυπου οθόνης με αυτόν τον τρόπο για να καταγράψετε την πρόσβαση του χρήστη και τα δικαιώματα των εργαζομένων.