Πώς να προσθέσετε χρήστες στο QuickBooks Enterprise Solutions

Εάν περισσότερα από ένα άτομα θα χρησιμοποιούν QuickBooks, θέλετε να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες. Για να προσθέσετε χρήστες στο QuickBooks Enterprise Solutions, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Company→Users→Set Up Users and Roles.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήστης και Ρόλοι. Το πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση στο QuickBooks και τους ρόλους που μπορούν να συμπληρώσουν τα QuickBooks όταν χρησιμοποιούν QuickBooks. Η λίστα χρηστών, η οποία εμφανίζεται στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου, προσδιορίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Νέος χρήστης.

Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Πρέπει να δώσετε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ρυθμίζετε ένα όνομα χρήστη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Προσδιορίστε τους ρόλους του χρήστη.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λίστας Διαθέσιμοι ρόλοι για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τα καθήκοντα) που θα εκπληρώσει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους εκχωρημένους ρόλους του χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Για να καταργήσετε έναν ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε τον ρόλο στο πλαίσιο λίστας Εκχωρημένοι ρόλοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση.

Το πλαίσιο Περιγραφή στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέος χρήστης περιγράφει τον ρόλο με περισσότερες λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένου του τύπου του χρήστη QuickBooks στον οποίο μπορεί συνήθως να εκχωρηθεί ο επιλεγμένος ρόλος.

(Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως απαιτείται.

Μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια τους ρόλους που αναθέτετε (με τη βοήθεια του QuickBooks). Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα Ρόλοι του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ρόλου, επιλέξτε μια λογιστική δραστηριότητα ή περιοχή στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Επίπεδο πρόσβασης περιοχής για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης με τον επιλεγμένο ρόλο. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Κανένα.

Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Πλήρης. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το κουμπί Μερική και, στη συνέχεια, τσεκάρετε ή διαγράψτε (ανάλογα με την περίπτωση) τα πλαίσια Δημιουργία, Τροποποίηση, Διαγραφή, Εκτύπωση και Προβολή υπολοίπου. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές στους ρόλους και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

Μπορείτε να δείτε ποια πρόσβαση έχει αρχικά οποιοσδήποτε ρόλος επιλέγοντας μία από τις εγγραφές στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες. Το QuickBooks χρησιμοποιεί τα κουμπιά και τα πλαίσια Area Access Level για να εμφανίσει τις τρέχουσες ρυθμίσεις για το ρόλο.

Κατά γενικό κανόνα, όταν πρόκειται για λογιστικούς ελέγχους, θέλετε να παρέχετε ένα ελάχιστο ποσό πρόσβασης. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks για τις καθημερινές του εργασίες, θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί Κανένα.

Εάν κάποιος χρειάζεται λίγη πρόσβαση - ίσως για να προετοιμάσει εκτιμήσεις εργασίας ή τιμολόγια - δίνετε ακριβώς αυτή την πρόσβαση και τίποτα περισσότερο.

Όσο μεγαλύτερη είναι η δυνατότητα που δίνετε στους υπαλλήλους ή τους υπεργολάβους ή τους λογιστές να κάνουν noodles στο λογιστικό σας σύστημα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος κάποιος να εισάγει λάθη στο σύστημα είτε ακούσια είτε σκόπιμα. Επίσης, όσο μεγαλύτερα είναι τα δικαιώματα και η πρόσβαση που δίνετε, τόσο πιο εύκολο θα κάνετε για κάποιον να σας κλέψει.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα χρήστη σας.

Αφού ρυθμίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα προβολής, επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση για να δείτε το παράθυρο Δικαιώματα προβολής, το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τις τροποποιήσεις του ρόλου σας.

Εάν κάνετε αλλαγές στα δικαιώματα ενός ρόλου, πιθανότατα θέλετε να ελέγξετε και αυτές τις αλλαγές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το ρόλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου διαλόγου Δικαιώματα προβολής που παραθέτει τους ρόλους που έχετε ρυθμίσει εσείς και το QuickBooks.

Επιλέξτε τον ρόλο που θέλετε να ελέγξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου Δικαιώματα προβολής, με μια λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει κάποιος με τον ρόλο.

Αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και ρόλου, κάντε κλικ στο Κλείσιμο για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά παράθυρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση ή Κλείσιμο για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά παράθυρα διαλόγου.

Από αυτό το σημείο και μετά, ο νέος χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του/της περιορίζονται σε αυτό που ορίσατε.

Οι λογιστές συχνά θέλουν να δουν τα δικαιώματα που έχουν συγκεκριμένοι χρήστες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ελέγχεστε από το CPA σας ως μέρος των ετήσιων κλεισίματος. (Μπορεί να ελεγχθείτε εάν η τράπεζα θέλει ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις, για παράδειγμα.)

Το παράθυρο Δικαιώματα προβολής του QuickBooks είναι ένας εύκολος τρόπος για να δείτε αυτά τα δεδομένα στο διαδίκτυο και εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών αδειών, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση του παραθύρου.