Πώς να προσθέσετε ένα τμήμα αποθέματος στη λίστα αντικειμένων στο QuickBooks 2013

Τα ανταλλακτικά αποθέματος είναι εκείνα τα στοιχεία που εμφανίζονται σε τιμολόγια και παραγγελίες αγοράς και αντιπροσωπεύουν φυσικά αγαθά που αγοράζετε, κρατάτε και πουλάτε. Το QuickBooks 2013 μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε εξαρτήματα αποθέματος. Για παράδειγμα, εάν είστε έμπορος λιανικής, όλα αυτά τα πράγματα που βρίσκονται στα ράφια του καταστήματός σας αντιπροσωπεύουν απόθεμα. Εάν είστε κατασκευαστής, οι πρώτες ύλες που αγοράζετε και στη συνέχεια χρησιμοποιείτε για τη συναρμολόγηση των προϊόντων σας αντιπροσωπεύουν απόθεμα.

Για να ρυθμίσετε ένα τμήμα αποθέματος, εμφανίστε το παράθυρο Νέο στοιχείο. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο, επιλέξτε Inventory Part από την αναπτυσσόμενη λίστα Type. Στη συνέχεια, το QuickBooks εμφανίζει την έκδοση του τμήματος αποθέματος του παραθύρου Νέου είδους.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα στοιχείου/Αριθμός για να δώσετε έναν περιγραφικό αλλά σύντομο κωδικό ή όνομα για το στοιχείο. Εάν το στοιχείο είναι υποστοιχείο κάποιου άλλου γονικού στοιχείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Subitem Of και, στη συνέχεια, προσδιορίστε το γονικό στοιχείο χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου Subitem Of.

Τα πλαίσια "Πληροφορίες αγοράς" και "Πληροφορίες πωλήσεων" σάς επιτρέπουν να προσδιορίσετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στις παραγγελίες αγορών και στα τιμολόγια. Το πλαίσιο Περιγραφή στις συναλλαγές αγοράς στην περιοχή Πληροφορίες αγοράς, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να παρέχετε το κείμενο που γράφει το QuickBooks στις παραγγελίες αγοράς.

Μπορείτε επίσης να μαντέψετε το κόστος αγοράς χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου Κόστος. Καθορίστε τον λογαριασμό Κόστος Πωληθέντων Αγαθών που θα πρέπει να χρεωθεί όταν αυτό το είδος πωλείται χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός COGS και προσδιορίστε τον προτιμώμενο προμηθευτή για αγορές αυτού του είδους χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Προτιμώμενος προμηθευτής.

Τα πλαίσια πληροφοριών πωλήσεων παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζεται το QuickBooks για να συμπεριλάβει σωστά το είδος σε ένα τιμολόγιο. Το πλαίσιο Περιγραφή στις συναλλαγές πωλήσεων παρέχει ένα χώρο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δώσετε την περιγραφή που πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks για αυτό το είδος στο τιμολόγιό σας.

Το πλαίσιο Τιμή πώλησης σάς δίνει τη δυνατότητα να δώσετε την τιμή σας για το είδος. Εάν υπόκεινται σε φόρο επί των πωλήσεων, θα δείτε (και θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε!) την αναπτυσσόμενη λίστα Κώδικας Φορολογίας για να καθορίσετε εάν το στοιχείο είναι φορολογητέο ή μη για λόγους φόρου επί των πωλήσεων. Τέλος, η αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός εισοδήματος σάς επιτρέπει να καθορίσετε ποιος λογαριασμός εισοδήματος θα πιστωθεί κατά την πώληση αυτού του είδους.

Εάν έχετε σύγχυση σχετικά με την εμφάνιση τριών αναπτυσσόμενων λιστών λογαριασμού στην έκδοση του τμήματος αποθέματος του παραθύρου Νέο στοιχείο, έχετε κατά νου ότι όταν πουλάτε ένα αντικείμενο, παρακολουθείτε το εισόδημα με πίστωση ενός λογαριασμού εισοδήματος και το κόστος των αγαθών που πωλήθηκαν από χρέωση του λογαριασμού Κόστος Πωληθέντων Αγαθών.

Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Πληροφορίες αποθέματος για να περιγράψετε πώς το QuickBooks πρέπει να χειρίζεται την παρακολούθηση αποθέματος για το είδος.

Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Asset Account για να καθορίσετε ποιον λογαριασμό πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks για να παρακολουθεί την επένδυση σε δολάρια σε αυτό το στοιχείο. Συνήθως, χρησιμοποιείτε τον λογαριασμό Inventory Asset. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο άλλο λογαριασμό ενεργητικού.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Reorder Point για να προσδιορίσετε το επίπεδο αποθήκευσης αποθέματος στο οποίο θέλετε το QuickBooks να σας ειδοποιεί για να παραγγείλετε ξανά το είδος. Εάν έχετε διαθέσιμο απόθεμα για αυτό το είδος, εισαγάγετε την ποσότητα που έχετε στη διάθεσή σας και την αξία που έχετε στη διάθεσή σας, χρησιμοποιώντας τα πλαίσια On Hand και Total Value. Καθορίζετε επίσης την ημερομηνία κατά την οποία οι πληροφορίες ποσότητας και αξίας είναι σωστές χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Ως Από.

Πραγματικά δεν θα έπρεπε να εισάγετε υπόλοιπα αποθέματος για ένα στοιχείο αποθέματος όταν το ρυθμίζετε στη λίστα Στοιχείων. Θα πρέπει να εισάγετε ή να αλλάζετε ποσότητες και αξίες αποθέματος όταν αγοράζετε το απόθεμα (που καταγράφεται στο παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς ή στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών) και όταν πουλάτε το απόθεμα (συνήθως καταγράφεται στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων ή στο παράθυρο Αποδείξεις πώλησης).

Εάν εισαγάγετε μια ποσότητα διαφορετική από το μηδέν ή μια συνολική αξία διαφορετική από το μηδέν όταν χρησιμοποιείτε το παράθυρο Νέο στοιχείο, πρέπει επίσης να κάνετε μια ημερολογιακή εγγραφή για να καταγράψετε το άλλο μισό της συναλλαγής. Εάν αυτή η επιχείρηση "άλλο μισό" ακούγεται περίπλοκη: Δεν θα πρέπει να εισάγετε πληροφορίες ποσότητας ή αξίας σε αυτό το παράθυρο.

Εάν καταλαβαίνετε αυτή την επιχείρηση "άλλο μισό", θα πρέπει να γνωρίζετε καλύτερα από το να εισάγετε πληροφορίες ποσότητας ή αξίας στο παράθυρο Νέου είδους!

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορθογραφία για να ελέγξετε την ορθογραφία των λέξεων και των φράσεων που έχετε εισαγάγει στο παράθυρο Νέο στοιχείο. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες που έχετε εισαγάγει για ένα στοιχείο και να εμφανίσετε ξανά το παράθυρο Νέο στοιχείο ώστε να μπορείτε να προσθέσετε ένα άλλο στοιχείο.