Πώς να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα πελατών QuickBooks 2011

Μια επιχείρηση χωρίς πελάτες δεν είναι και πολύ δουλειά. Η Λίστα πελατών του QuickBooks 2011 παρακολουθεί όλες τις πληροφορίες των πελατών σας, όπως διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής και αριθμούς τηλεφώνου. Όταν χρειάζεται να συντάξετε τιμολόγια ή να κάνετε παραγγελίες, το QuickBooks είναι εκεί για να κάνει τη δουλειά να πάει ομαλά και γρήγορα.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα πελατών:

Επιλέξτε Πελάτες→ Κέντρο Πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

Επιλέξτε Νέος πελάτης και εργασία→ Νέος πελάτης.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος πελάτης.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Θέλετε απλώς μια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

Εισαγάγετε όσες ή λιγότερες πληροφορίες για τον πελάτη θέλετε ή χρειάζεστε.

• Εάν χρεώνετε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Νόμισμα.

• Συνήθως, απλώς αγνοείτε τα κουτιά Open Balance και As Of. Συνήθως δεν θέλετε να ορίσετε το αρχικό υπόλοιπο του πελάτη χρησιμοποιώντας τα πλαίσια Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από. Αντίθετα, θα καταγράψετε το αρχικό υπόλοιπο σε μια καταχώριση ημερολογίου.

  Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα αρχικό υπόλοιπο για έναν πελάτη, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών σας την ημερομηνία μετατροπής ορίζοντας ένα αρχικό υπόλοιπο για κάθε πελάτη από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να προσδιορίσει το σύνολο των εισπρακτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.

• Χρησιμοποιήστε τα κουτιά για να δώσετε το όνομα της εταιρείας, τα στοιχεία επικοινωνίας, τις διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής, το όνομα επικοινωνίας, τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας, τον αριθμό φαξ και ούτω καθεξής.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες για να δώσετε μερικές πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει πολλά άλλα πλαίσια.

• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη που ταιριάζει σε έναν συγκεκριμένο "τύπο πελάτη".

• Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Όροι για να προσδιορίσετε τους προεπιλεγμένους όρους πληρωμής του πελάτη.

• Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep για να προσδιορίσετε τον προεπιλεγμένο εκπρόσωπο πωλήσεων του πελάτη.

• Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο προτιμώμενης αποστολής για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μέθοδο για τη μετάδοση των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειώσεων του πελάτη.

• Μπορείτε επίσης να καταγράψετε έναν αριθμό μεταπώλησης, να καθορίσετε ένα προεπιλεγμένο επίπεδο τιμής και ακόμη και να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

  

Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής για να εμφανίσετε το σύνολο των πλαισίων που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο και τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info (Πληροφορίες εργασίας) για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.

Η καρτέλα Job Info σάς επιτρέπει να περιγράφετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Πληροφορίες εργασίας" εάν όχι μόνο ρυθμίζετε έναν πελάτη αλλά ρυθμίζετε επίσης μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.

Κάντε κλικ στο Επόμενο ή στο OK για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες.

Κάνοντας κλικ στο OK προσθέτει τον πελάτη στη λίστα και σας επιστρέφει στο παράθυρο του Κέντρου πελατών. Κάνοντας κλικ στο Επόμενο προσθέτει τον πελάτη στη λίστα, αλλά διατηρεί το παράθυρο Νέος πελάτης στην οθόνη, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους πελάτες.