Πώς να προσαρμόσετε μια φόρμα τιμολογίου στο QuickBooks 2011

Το QuickBooks 2011 σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη φόρμα τιμολογίου που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας. Για να επιλέξετε μια φόρμα τιμολογίου στο QuickBooks, επιλέξτε Πελάτες→ Δημιουργία τιμολογίων. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πρότυπο, που εμφανίζεται στο επάνω δεξιό τμήμα του παραθύρου, για να επιλέξετε τη φόρμα τιμολογίου που θέλετε.

Αν και μπορείτε να επιλέξετε ένα προκαθορισμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου για τα τιμολόγιά σας, το QuickBooks σάς προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία από αυτήν. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα φόρμας τιμολογίων για να σχεδιάσετε ένα τιμολόγιο που να μοιάζει ακριβώς όπως θέλετε.

Επιλογή προτύπου για προσαρμογή

Για να επιλέξετε ένα πρότυπο για προσαρμογή, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Τότε έχετε δύο επιλογές:

• Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου σχεδίου για να μεταβείτε σε μια τοποθεσία Web που σας οδηγεί σε μια πλήρη περίοδο λειτουργίας γραφικού σχεδιασμού για τη φόρμα τιμολογίου.

• Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων για πρόσβαση σε παράθυρα διαλόγου που σας επιτρέπουν να κάνετε μικρές αλλαγές στη φόρμα τιμολογίου.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων, το QuickBooks ρωτά πρώτα εάν μπορεί να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του ήδη εμφανιζόμενου τιμολογίου στο πρότυπο παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων (πρέπει να συμφωνήσετε με αυτό). Εάν κάνετε κλικ στο OK, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Πρόσθετη προσαρμογή. Κάντε κλικ στο κουμπί Βασική προσαρμογή.

Ίσως χρειαστεί να μεγιστοποιήσετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων για να δείτε το κουμπί Βασική προσαρμογή.

Για να προσδιορίσετε ποιο πρότυπο φόρμας τιμολογίου θέλετε να προσαρμόσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση προτύπων και, στη συνέχεια, όταν το QuickBooks εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση προτύπων, επιλέξτε το πρότυπο τιμολογίου που θέλετε να προσαρμόσετε.

Εύκολες προσαρμογές τιμολογίων

Το πλαίσιο διαλόγου Βασική προσαρμογή σάς παρέχει πολλές εύκολες επιλογές προσαρμογής τιμολογίων. Καθώς κάνετε αυτές τις προσαρμογές, το πλαίσιο προεπισκόπησης στο δεξιό μισό του πλαισίου διαλόγου Βασική προσαρμογή εμφανίζει τις αλλαγές σας.

Λογότυπο, παρακαλώ

Για να προσθέσετε ένα λογότυπο στα τιμολόγιά σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση λογότυπου. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή εικόνας. χρησιμοποιήστε το για να επιλέξετε το αρχείο εικόνας γραφικών που δείχνει το λογότυπό σας.

Χρωματίστε όμορφα

Για να προσθέσετε χρώμα στα τιμολόγιά σας, επιλέξτε τον συνδυασμό χρωμάτων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή συνδυασμού χρωμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή συνδυασμού χρωμάτων.

Παλεύοντας με τις γραμματοσειρές τιμολογίων

Μπορείτε να επιλέξετε τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιεί το QuickBooks για τα κομμάτια κειμένου που εμφανίζονται σε ένα τιμολόγιο. Απλώς επιλέξτε το κομμάτι κειμένου που θέλετε από το πλαίσιο λίστας Change Font For και κάντε κλικ στο κουμπί Change Font. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Παράδειγμα. Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Γραμματοσειρά, Στυλ γραμματοσειράς και Μέγεθος για να καθορίσετε πώς θα μοιάζει το επιλεγμένο κομμάτι κειμένου.

Καθορισμός πληροφοριών εταιρείας και συναλλαγών

Οι επιλογές Πληροφορίες εταιρείας και συναλλαγής σάς επιτρέπουν να υποδείξετε ποιες πληροφορίες πρέπει να εμφανίζονται στο πρότυπο φόρμας.

Εάν πρέπει να αλλάξετε κάποιες πληροφορίες της εταιρείας, κάντε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση πληροφοριών. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Company Information, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επεξεργαστείτε ή να ενημερώσετε το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου της εταιρείας σας και ούτω καθεξής.

Πρόσθετες επιλογές προσαρμογής

Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγια με την εμφάνιση ακριβώς όπως θέλετε χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες επιλογές στο παράθυρο Βασική προσαρμογή, το επόμενο βήμα σας είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί Πρόσθετη προσαρμογή. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς δίνει περισσότερο έλεγχο τόσο των πληροφοριών που εμφανίζονται στα τιμολόγιά σας όσο και του τρόπου εκτύπωσης των τιμολογίων.

Μπορείτε να επαναφέρετε όλες τις προσαρμοσμένες ρυθμίσεις τιμολογίου στην προεπιλεγμένη τους κατάσταση κάνοντας κλικ στο κουμπί Προεπιλογή. Όταν το κάνετε αυτό, ωστόσο, καταργείτε τυχόν αλλαγές ή προσαρμογές που έχετε κάνει.