Εάν τα έχετε κάνει όλα σωστά και έχετε καταγράψει σωστά τους λογαριασμούς σας, η σύνταξη επιταγών με το QuickBooks 2015 είναι μια γρήγορη λύση. Και θα σας εξοικονομήσει όλον αυτόν τον χρόνο σκυμμένος πάνω από ένα βιβλιάριο επιταγών. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
Επιλέξτε Προμηθευτές→ Πληρωμή λογαριασμών.
Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληρωμή λογαριασμών που βρίσκεται στην Αρχική σελίδα. Βλέπετε το παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών.
Αλλάξτε την Ημερομηνία Πληρωμής (στο κάτω μέρος) στην ημερομηνία που θέλετε να εμφανίζεται στις επιταγές.
Από προεπιλογή, αυτό το πεδίο εμφανίζει τη σημερινή ημερομηνία. Εάν θέλετε άλλη ημερομηνία στην επιταγή πληρωμής — για παράδειγμα, εάν μεταχρονολογείτε την επιταγή — αλλάξτε αυτήν την ημερομηνία.
Ορίστε μια ημερομηνία λήξης για την εμφάνιση λογαριασμών.
Στο πεδίο Εμφάνιση λογαριασμών ληξιπρόθεσμων κατά την ημερομηνία ή πριν από την ημερομηνία, πείτε στο QuickBooks ποιοι λογαριασμοί να εμφανίζονται εισάγοντας μια ημερομηνία. Εάν θέλετε να δείτε όλους τους λογαριασμούς, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση όλων των λογαριασμών.
Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά για να πείτε στο QuickBooks πώς να ταξινομεί τους λογαριασμούς.
Μπορείτε να τακτοποιήσετε τους λογαριασμούς μέχρι την ημερομηνία λήξης με τους παλαιότερους λογαριασμούς που αναφέρονται πρώτα, να τους τακτοποιήσετε αλφαβητικά ανά προμηθευτή ή να τους κανονίσετε από τον μεγαλύτερο στον μικρότερο.
Προσδιορίστε ποιους λογαριασμούς να πληρώσετε.
Εάν θέλετε να πληρώσετε όλους τους λογαριασμούς στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων των λογαριασμών. Εάν θέλετε να διαγράψετε όλους τους λογαριασμούς που σημειώσατε, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση επιλογών. Εάν θέλετε να επιλέξετε και να επιλέξετε, κάντε κλικ στα αριστερά της ημερομηνίας λήξης του λογαριασμού για να πληρώσετε τον λογαριασμό. Σημειώστε ότι μετά την εφαρμογή μιας πληρωμής, το κουμπί Εκκαθάριση επιλογών αντικαθιστά το κουμπί Επιλογή όλων των λογαριασμών.
Αλλάξτε το Amt. to Pay αριθμός αν θέλετε να πληρώσετε μόνο μέρος ενός λογαριασμού.
Αυτό είναι σωστό — μπορείτε να πληρώσετε μόνο μέρος ενός λογαριασμού αλλάζοντας τον αριθμό στο Amt. στη στήλη πληρωμής.
Λάβετε το προεξοφλητικό επιτόκιο πρόωρης πληρωμής στους λογαριασμούς σας, εάν υπάρχει.
Μπορεί να δικαιούστε έκπτωση πρόωρης πληρωμής σε ορισμένους λογαριασμούς. Για να μάθετε πόση έκπτωση λαμβάνετε, κάντε κλικ στο Amt. στο πεδίο Πληρωμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός έκπτωσης για να δείτε την καρτέλα Έκπτωση στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και πιστώσεις.
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ποσό έκπτωσης της καρτέλας Έκπτωση για να δώσετε το ποσό της έκπτωσης σε δολάρια. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Έκπτωση Λογαριασμός της καρτέλας Έκπτωση για να καθορίσετε ποιος λογαριασμός θα χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή των χρημάτων που εξοικονομήθηκαν μέσω της έκπτωσης.
Λάβετε μια λίστα πιστωτικών σημειώσεων που μπορείτε να εφαρμόσετε για την πληρωμή.
Κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων για να δείτε την καρτέλα Πιστώσεις του πλαισίου διαλόγου Έκπτωση και Πιστώσεις. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μία από τις πιστώσεις που αναφέρονται για να μειώσετε το ποσό του λογαριασμού, κάντε κλικ σε αυτήν και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος.
Επιλέξτε ημερομηνία, μέθοδο πληρωμής και τραπεζικό λογαριασμό.
Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία της περιοχής πληρωμών για να καθορίσετε πότε πρέπει να πληρωθεί ο λογαριασμός, την αναπτυσσόμενη λίστα Μέθοδος για να επιλέξετε τη μέθοδο πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (επιταγή ή πιστωτική κάρτα) και την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός για να επιλέξετε τον τραπεζικό λογαριασμό από ποια πληρωμή θα γίνει.
Εάν έχετε εγγραφεί και ρυθμίσει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πληρωμής λογαριασμών QuickBooks, έχετε άλλη επιλογή μεθόδου πληρωμής: ηλεκτρονική πληρωμή.
Εάν σκοπεύετε να εκτυπώσετε την επιταγή, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Προς εκτύπωση.
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν QuickBooks για να παρακολουθούν τις επιταγές, αλλά αντί να εκτυπώνουν τις επιταγές, βάζουν τους υπαλλήλους να τις γράφουν με το χέρι. Εάν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί αυτήν τη μέθοδο, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εκχώρηση αριθμού ελέγχου. Στη συνέχεια, όταν το QuickBooks ρωτά πώς πρέπει να αριθμήσει την επιταγή, είτε δώστε τον αριθμό πληκτρολογώντας τον στο κατάλληλο πλαίσιο είτε πείτε στο QuickBooks να αριθμήσει αυτόματα την επιταγή.
Κάντε κλικ στο κουμπί Πληρώστε επιλεγμένους λογαριασμούς για να πληρώσετε τους λογαριασμούς.
Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου Περίληψη πληρωμών που παραθέτει τους λογαριασμούς που έχετε πληρώσει και καταγράφει τις πληρωμές. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Payment Summary's Pay More Bills για να επιστρέψετε στο παράθυρο Pay Bills και να επιλέξετε άλλους λογαριασμούς για πληρωμή.
Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση επιταγών της περίληψης πληρωμών για να πραγματοποιήσετε το επόμενο βήμα πληρωμής λογαριασμών: εκτύπωση επιταγών για την πληρωμή των λογαριασμών. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση ελέγχων, το QuickBooks σας καθοδηγεί στη διαδικασία εκτύπωσης επιταγών.
Άλλο ένα μικρό λογιστικό ασήμαντο. Όταν πληρώνετε έναν λογαριασμό, το QuickBooks μπαίνει στο μητρώο λογαριασμών πληρωτέων και σημειώνει ότι πληρώσατε αυτούς τους λογαριασμούς. τότε μπαίνει στο μητρώο και «γράφει» την επιταγή ή ελέγχει.
Εδώ, βλέπετε να πληρώνεται ένας λογαριασμός 1.000$ από το Bertha's Workshop.
Το QuickBooks εμφανίζει το αρχικό ποσό λογαριασμού ως το ποσό που καταβλήθηκε, όχι το αρχικό ποσό λογαριασμού μείον την έκπτωση πρόωρης πληρωμής. Πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτή τη μέθοδο για να εξοφλήσει πλήρως τον λογαριασμό.
Στο μητρώο Πληρωτέων λογαριασμών, βλέπετε BILLPMT στη στήλη Τύπος και το ποσό που καταβλήθηκε στη στήλη Πληρωμένο. Οι στήλες Ημερομηνία λήξης και Χρεώσεις είναι πλέον κενές.
Στο μητρώο τραπεζικού λογαριασμού, βλέπετε ξανά το BILLPMT στη στήλη Τύπος.
Αλλά μην κοροϊδεύετε τον εαυτό σας - αυτοί οι λογαριασμοί δεν έχουν ακόμη πληρωθεί πραγματικά. Σίγουρα, πληρώνονται στο μυαλό των QuickBooks, αλλά το μυαλό των QuickBooks εκτείνεται μόνο μέχρι το μεταλλικό (ή μοντέρνο πλαστικό) κουτί που κρατά τον υπολογιστή σας. Πρέπει ακόμα να γράψετε ή να εκτυπώσετε τις επιταγές και να τις παραδώσετε στους δικαιούχους.
Εάν πρόκειται να γράψετε τις επιταγές με το χέρι, εισαγάγετε τους αριθμούς επιταγών από το δικό σας βιβλίο επιταγών στη στήλη Αριθμός μητρώου QuickBooks. Θέλετε αυτοί οι αριθμοί να ακούγονται, όχι να μοιάζουν.
Και κάτι άλλο: Εάν εισάγετε έναν λογαριασμό, πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Pay Bills για να καταγράψετε την πληρωμή που εξοφλεί τον λογαριασμό. Εάν δεν το κάνετε αυτό, ο απλήρωτος λογαριασμός θα παραμείνει εκεί για πάντα, μοναχικός και απογοητευμένος.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
