Πώς να πληρώσετε έναν λογαριασμό με το QuickBooks 2010

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks 2010 για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς που οφείλετε, λέτε στο QuickBooks να εμφανίσει μια λίστα με αυτούς τους απλήρωτους λογαριασμούς που έχετε ήδη καταγράψει — και στη συνέχεια επιλέγετε και επιλέγετε ποιους λογαριασμούς πρέπει να πληρώσει το QuickBooks και τον τραπεζικό λογαριασμό από τον οποίο Τα QuickBooks θα πρέπει να γράψουν την επιταγή.

1 Επιλέξτε Προμηθευτές→ Πληρωμή λογαριασμών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών. Χρησιμοποιείτε το παράθυρο Pay Bills για να περιγράψετε την πληρωμή που θέλετε να κάνετε.

2 Επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής Εμφάνιση λογαριασμών στο επάνω μέρος του παραθύρου για να προσδιορίσετε τι θέλετε να δείτε.

Εάν επιλέξετε το κουμπί επιλογής Οφειλόμενη Ενεργοποίηση ή Πριν, εισαγάγετε μια ημερομηνία στο πλαίσιο κειμένου για να εμφανίζονται μόνο οι λογαριασμοί που είναι ληξιπρόθεσμοι την ημερομηνία ή πριν από αυτήν. Για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς που πρέπει να πληρώσετε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση όλων των λογαριασμών.

3(Προαιρετικό) Επιλέξτε τη σειρά που χρησιμοποιεί το QuickBooks για την καταχώριση των λογαριασμών σας από την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση λογαριασμών κατά.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τους λογαριασμούς κατά ημερομηνία λήξης, ημερομηνία έκπτωσης, προμηθευτή και οφειλόμενο ποσό.

4 Επιλέξτε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε κάνοντας κλικ στη στήλη ελέγχου.

Η στήλη επιταγών είναι η πιο αριστερή στήλη στη λίστα των απλήρωτων λογαριασμών — έχει ένα σημάδι επιλογής. Για να καταργήσετε την επιλογή ενός λογαριασμού, κάντε ξανά κλικ στη στήλη ελέγχου. Το QuickBooks αφαιρεί το σημάδι επιλογής.

5 (Προαιρετικό) Ελέγξτε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό κάνοντας κλικ στον λογαριασμό στη λίστα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Μετάβαση στο λογαριασμό.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών με τις πληροφορίες λογαριασμού. Για να κλείσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

6 Κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός έκπτωσης εάν ο λογαριασμός περιλαμβάνει έκπτωση.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Έκπτωση και Πιστώσεις με ανοιχτή την καρτέλα Έκπτωση.

7 Εισαγάγετε ένα ποσό έκπτωσης για τον λογαριασμό.

Εισαγάγετε επίσης τον εκπτωτικό λογαριασμό, ο οποίος πιστώνεται για τη μείωση.

8Εάν θέλετε να εφαρμόσετε πίστωση στον λογαριασμό, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων.

Το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Credits του πλαισίου διαλόγου Discount and Credits. Η καρτέλα Πίστωση παραθέτει τυχόν πιστωτικά σημειώματα από αυτόν τον προμηθευτή.

9 Για να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα στο οφειλόμενο ποσό ενός προμηθευτή, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων.

Το QuickBooks επισημαίνει τις πιστώσεις που έχουν εφαρμοστεί τοποθετώντας ένα σημάδι επιλογής στη σημειωμένη στήλη.

10 Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας με το πλαίσιο διαλόγου Εκπτώσεις και πιστώσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Το παράθυρο διαλόγου κλείνει και επιστρέφετε στο παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών.

11 Από την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός πληρωμών, επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό που θα χρησιμοποιηθεί για την πραγματοποίηση πληρωμών.

Το τελικό υπόλοιπο για τον τραπεζικό λογαριασμό εμφανίζεται κάτω από την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός πληρωμών.

12 Από την αναπτυσσόμενη λίστα Τρόπος πληρωμής, επιλέξτε τον τρόπο πληρωμής.

Εάν θέλετε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας με επιταγή, για παράδειγμα, επιλέξτε Έλεγχος. Υποθέτοντας ότι θα εκτυπώσετε τις επιταγές στο QuickBooks, επιλέξτε το κουμπί επιλογής To Be Printed (διαφορετικά, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εκχώρηση αριθμού επιταγών για να εκχωρήσετε το QuickBooks τον επόμενο διαδοχικό αριθμό ελέγχου). Μπορείτε επίσης να πληρώσετε λογαριασμούς με άλλες μεθόδους, όπως με πιστωτική κάρτα και με ηλεκτρονική πληρωμή (εάν έχετε ρυθμιστεί για ηλεκτρονικές πληρωμές ή ηλεκτρονική τραπεζική).

13 Επιλέξτε την ημερομηνία πληρωμής που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Ημερομηνία πληρωμής.

Η καταχώριση ημερομηνίας πληρωμής αλληλεπιδρά με την καταχώριση μεθόδου πληρωμής. Η ημερομηνία πληρωμής που ορίζετε, για παράδειγμα, επηρεάζει το πότε πραγματοποιείται μια ηλεκτρονική πληρωμή.

14Αφού επιλέξετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε και περιγράψετε πώς θέλετε να τους πληρώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Pay Selected Bills για να πληρώσετε τους επιλεγμένους λογαριασμούς.

Το QuickBooks καταγράφει τις συναλλαγές πληρωμής στον τραπεζικό λογαριασμό για την πληρωμή των επιλεγμένων λογαριασμών και το παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών κλείνει.