Πώς να ορίσετε τις προτιμήσεις ελέγχου QuickBooks 2012

Εάν εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις και κάνετε κλικ στο εικονίδιο Έλεγχος, το QuickBooks 2012 εμφανίζει είτε την καρτέλα Οι προτιμήσεις μου είτε την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.

Η καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου για Έλεγχος Προτιμήσεων σάς επιτρέπει να πείτε στα QuickBooks ποιον λογαριασμό θα πρέπει να προτείνει ως προεπιλεγμένο λογαριασμό όταν ανοίγετε συγκεκριμένους τύπους παραθύρων στο QuickBooks.

Για παράδειγμα, το πλαίσιο ελέγχου Open the Write Checks είναι το πρώτο πλαίσιο ελέγχου στην καρτέλα. Στα δεξιά του πλαισίου ελέγχου Άνοιγμα των ελέγχων εγγραφής, βλέπετε την αναπτυσσόμενη λίστα Φόρμα με λογαριασμό. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα των ελέγχων εγγραφής, μπορείτε να επιλέξετε έναν λογαριασμό από την αναπτυσσόμενη λίστα Φόρμα με λογαριασμό.

Αυτό λέει στο QuickBooks να χρησιμοποιεί ή να προτείνει τον καθορισμένο λογαριασμό κάθε φορά που ανοίγετε το παράθυρο Εγγραφή επιταγών.

Η καρτέλα Οι προτιμήσεις μου περιλαμβάνει επίσης πλαίσια ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τον προεπιλεγμένο λογαριασμό για το παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών, το παράθυρο Πληρωμή φόρου επί των πωλήσεων και το παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων. Εάν έχετε ρυθμίσει πολλούς λογαριασμούς όψεως, είναι καλή ιδέα να ορίσετε τους προεπιλεγμένους λογαριασμούς χρησιμοποιώντας την καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου.

Η ρύθμιση αυτών των προτιμήσεων καθιστά λιγότερο πιθανό να γράψετε εσφαλμένα επιταγές ή να πληρώσετε λογαριασμούς από λάθος λογαριασμό.

Η καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας παρέχει πλαίσια ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιγράψετε πώς λειτουργούν οι έλεγχοι στα QuickBooks:

• Εκτύπωση ονομάτων λογαριασμού στο κουπόνι: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου σάς επιτρέπει να υποδείξετε στο QuickBooks ότι πρέπει να εκτυπώσει ονόματα λογαριασμών στο τμήμα του κουπονιού της επιταγής.

• Αλλαγή ημερομηνίας ελέγχου κατά την εκτύπωση: Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να πείτε στο QuickBooks να χρησιμοποιήσει την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος ως την εκτυπωμένη ημερομηνία ελέγχου.

• Έναρξη με Πεδίο δικαιούχου πληρωμής στην επιταγή: Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να πείτε στο QuickBooks να τοποθετήσει το σημείο εισαγωγής ή τον κέρσορα κειμένου στο πεδίο Δικαιούχος πληρωμής όταν ανοίγετε το παράθυρο Εγγραφή επιταγών.

• Προειδοποίηση σχετικά με τους διπλότυπους αριθμούς ελέγχου: Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το QuickBooks σας ειδοποιεί για διπλότυπους αριθμούς ελέγχου. (Θέλετε να αφήσετε επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου, προφανώς, ώστε να μην χρησιμοποιείτε διπλότυπους ή λανθασμένους αριθμούς ελέγχου.)

• Αυτόματη συμπλήρωση αριθμού λογαριασμού δικαιούχου πληρωμής στο σημείωμα ελέγχου: Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να πείτε στο QuickBooks να συμπληρώνει αυτόματα τον αριθμό λογαριασμού δικαιούχου πληρωμής όταν γράφετε μια επιταγή. Το QuickBooks ανακτά τον αριθμό λογαριασμού για έναν δικαιούχο πληρωμής από τη Λίστα προμηθευτών ή από τη λίστα άλλων ονομάτων.

• Επιλογή προεπιλεγμένων λογαριασμών προς χρήση: Αυτά τα πλαίσια ελέγχου σάς επιτρέπουν να καθορίσετε ποιον λογαριασμό προτείνει το QuickBooks όταν ανοίγετε το παράθυρο Δημιουργία επιταγών πληρωμής ή ανοίγετε το παράθυρο Υποχρεώσεις μισθοδοσίας. Ουσιαστικά, λοιπόν, αυτά τα πλαίσια σάς επιτρέπουν να πείτε στο QuickBooks ποιον λογαριασμό όψεως χρησιμοποιείτε για τη σύνταξη επιταγών μισθοδοσίας και για την πληρωμή υποχρεώσεων μισθοδοσίας, όπως τα ποσά παρακράτησης ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος.

• Επιλογή προβολής Online Banking: Εάν έχετε ενεργοποιήσει τις ηλεκτρονικές τραπεζικές συναλλαγές για QuickBooks, το QuickBooks παρέχει κουμπιά επιλογών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται οι πληροφορίες ηλεκτρονικών συναλλαγών στο παράθυρο ηλεκτρονικής τραπεζικής.