Πώς να ορίσετε τις λογιστικές προτιμήσεις QuickBooks 2021

Η καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου στο πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις Λογιστικής παρέχει μια μοναδική επιλογή: Μπορείτε να πείτε στο QuickBooks 2021 ότι θέλετε να συμπληρώνει αυτόματα τις πληροφορίες κατά την εγγραφή μιας γενικής καταχώρισης ημερολογίου.

Ωστόσο, μην εκνευρίζεστε με την έλλειψη εξατομίκευσης. Αυτή η σχεδόν πλήρης έλλειψη εξατομικευμένων προτιμήσεων είναι λογική, αν το καλοσκεφτείτε. Η λογιστική για μια επιχείρηση πρέπει να λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο για την Τζέιν όπως για τον Τζο και τη Σούζαν.

Ωστόσο, έχετε την επιλογή να ορίσετε πολλές εταιρικές προτιμήσεις για τη λογιστική. Και πάλι, αυτό είναι λογικό αν το σκεφτείς. Διαφορετικές εταιρείες λειτουργούν τα λογιστικά τους συστήματα με διαφορετικούς τρόπους.

Αυτό το σχήμα δείχνει την καρτέλα Εταιρικές Προτιμήσεις του πλαισίου διαλόγου Προτιμήσεις Λογιστικής.

Η καρτέλα Εταιρικές Προτιμήσεις του πλαισίου διαλόγου Προτιμήσεις Λογιστικής

Χρήση αριθμών λογαριασμού στο QuickBooks

Από προεπιλογή, το QuickBooks σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε ονόματα για να αναγνωρίζετε λογαριασμούς στη λίστα Λογαριασμών ή στη λίστα λογαριασμών. Ο λογαριασμός που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση των δαπανών μισθών μπορεί να είναι γνωστός ως "μισθοί", για παράδειγμα, αλλά μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση αριθμών λογαριασμού για να πείτε στα QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς λογαριασμών αντί για ονόματα λογαριασμών για την αναγνώριση λογαριασμών. Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις με πολύ μεγάλες λίστες λογαριασμών χρησιμοποιούν συχνά αριθμούς λογαριασμών. Όταν χρησιμοποιείτε αριθμούς, μπορείτε να ελέγχετε πιο εύκολα τόσο την ταξινόμηση των λογαριασμών σε μια οικονομική κατάσταση όσο και την εισαγωγή νέων λογαριασμών στη λίστα Λογιστικού Λογαριασμού.

Το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση μόνο χαμηλότερου υπολογαριασμού (ανατρέξτε στο προηγούμενο σχήμα) σάς επιτρέπει να πείτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει να εμφανίζει τον χαμηλότερο δευτερεύοντα λογαριασμό και όχι τον υψηλότερο μητρικό λογαριασμό στις οικονομικές καταστάσεις. Το QuickBooks σάς επιτρέπει να δημιουργείτε δευτερεύοντες λογαριασμούς, οι οποίοι είναι λογαριασμοί εντός λογαριασμών. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε δευτερεύοντες λογαριασμούς, οι οποίοι είναι λογαριασμοί εντός υπολογαριασμών. Χρησιμοποιείτε υπολογαριασμούς για να παρακολουθείτε με μεγαλύτερη ακρίβεια τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια, τα έσοδα και τα έξοδα.

Ρύθμιση γενικών λογιστικών επιλογών στο QuickBooks

Η καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας (δεν εμφανίζεται) παρέχει τα ακόλουθα πέντε γενικά λογιστικά πλαίσια ελέγχου, καθώς και προειδοποιήσεις ημερομηνίας και ρυθμίσεις ημερομηνίας κλεισίματος. Τα πλαίσια ελέγχου είναι πιθανώς αυτονόητα για οποιονδήποτε έχει κάνει λίγη λογιστική με το QuickBooks, αλλά για τους νέους χρήστες QuickBooks, ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή του τι κάνει ο καθένας:

• Χρήση αριθμών λογαριασμού: Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση αριθμών λογαριασμού, εάν επιλεγεί, σας δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε έναν αριθμό λογαριασμού για μια συναλλαγή. Το συσχετισμένο πλαίσιο ελέγχου, Εμφάνιση μόνο του χαμηλότερου δευτερεύοντος λογαριασμού, λέει στο QuickBooks να εμφανίζει μόνο το όνομα και τον αριθμό λογαριασμού ενός δευτερεύοντος λογαριασμού (εάν χρησιμοποιείτε έναν) αντί για την πλήρη κληρονομιά του λογαριασμού. Εάν χρησιμοποιείτε πολλά επίπεδα δευτερευόντων λογαριασμών, αυτή η επιλογή μπορεί πραγματικά να καθαρίσει τις προβολές, διευκολύνοντας τον προσδιορισμό του λογαριασμού που κοιτάζετε.
• Απαιτούνται λογαριασμοί: Το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί, εάν επιλεγεί, ενημερώνει το QuickBooks ότι πρέπει να καθορίσετε έναν λογαριασμό για μια συναλλαγή. Αυτό βγάζει νόημα. Εάν δεν χρησιμοποιείτε λογαριασμούς για να παρακολουθείτε τα ποσά που εισρέουν και εξέρχονται από την επιχείρηση, δεν κάνετε πραγματικά λογιστική. Δεν θα είχε ποτέ νόημα, κατά την ταπεινή μου γνώμη, να αποεπιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί.
• Χρησιμοποιήστε την παρακολούθηση κλάσης για συναλλαγές:Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης κατηγορίας για συναλλαγές σάς επιτρέπει να πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε όχι μόνο λογαριασμούς για την παρακολούθηση των οικονομικών σας πληροφοριών, αλλά και οι Τάξεις σάς επιτρέπουν να διαχωρίζετε τις πληροφορίες σε επίπεδο λογαριασμού με άλλο τρόπο. Αυτό ακούγεται περίπλοκο, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλό. Η λίστα λογαριασμών, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδα ανά κατηγορίες εσόδων και εξόδων. Μπορείτε να παρακολουθείτε τα έξοδα χρησιμοποιώντας κατηγορίες όπως μισθοί, ενοίκιο και προμήθειες. Επομένως, οι τάξεις σάς παρέχουν έναν τρόπο να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες σε άλλη διάσταση. Μπορείτε, για παράδειγμα, να διαιρέσετε το κόστος των μισθών σε εκείνους τους μισθούς που δαπανώνται για δύο τοποθεσίες της επιχείρησής σας. Ένας εστιάτορας με δύο εστιατόρια μπορεί να θέλει να το κάνει αυτό. Λάβετε υπόψη ότι το QuickBooks παρέχει επίσης πλαίσια που μπορείτε να ελέγξετε για να υποδείξετε ότι το QuickBooks θα πρέπει να σας ζητήσει να εκχωρήσετε κλάσεις και να εκχωρήσετε κλάσεις σε λογαριασμούς,
• Αυτόματη αντιστοίχιση γενικού αριθμού καταχώρισης ημερολογίου : Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να εκχωρεί αριθμούς στις γενικές εγγραφές ημερολογίου που εισάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Δημιουργία γενικών εγγραφών ημερολογίου. Θέλετε να αφήσετε επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου. Οι γενικές εγγραφές ημερολογίου, παρεμπιπτόντως, συνήθως καταχωρούνται από το CPA σας ή τον επαγγελματία λογιστή σας.
• Προειδοποίηση κατά την δημοσίευση μιας συναλλαγής σε διανεμηθέντα κέρδη: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα κάθε φορά που επιχειρείτε (ή κάποιος άλλος επιχειρεί) να χρεώσει ή να πιστώσει απευθείας τον λογαριασμό κερδών διατηρητέων. (Κανονικά, δεν θέλετε να χρεώσετε ή να πιστώσετε απευθείας τον λογαριασμό κερδών εις νέο και μόνο εξειδικευμένοι λογιστές θα εισάγουν τις συναλλαγές απευθείας στα κέρδη εις νέο σε κάθε περίπτωση.)
• Απόκρυψη πεδίων αρχικού υπολοίπου σε ονόματα και είδη: Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο για να πείτε στο QuickBooks να αποκρύψει πληροφορίες υπολοίπου ανοίγματος για πελάτες, προμηθευτές, άλλα ονόματα και στοιχεία.
• Προειδοποιήσεις ημερομηνίας: Τα πλαίσια Προειδοποιήσεις ημερομηνίας ενημερώνουν το QuickBooks να σας προειδοποιεί όταν εισάγετε (ή κάποιος άλλος εισάγει) μια συναλλαγή με μια ημερομηνία πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Εάν επιλέξετε ένα από τα πλαίσια Προειδοποιήσεις ημερομηνίας, θέλετε επίσης να καθορίσετε πόσες ημέρες βρίσκονται πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον.
• Ρύθμιση ημερομηνίας κλεισίματος: Το πλαίσιο Ημερομηνία κλεισίματος σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε μια ημερομηνία πριν από την οποία δεν είναι δυνατή η αλλαγή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Με άλλα λόγια, εάν ορίσετε την ημερομηνία κλεισίματος στις 31 Δεκεμβρίου 2021, λέτε στο QuickBooks ότι δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks πριν από αυτήν την ημερομηνία. Αυτό σημαίνει ότι κάποιος δεν μπορεί να τροποποιήσει μια συναλλαγή που έχει ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματός σας χωρίς να λάβει ένα τρομακτικό προειδοποιητικό μήνυμα. Σημαίνει επίσης ότι κάποιος δεν μπορεί να εισαγάγει μια συναλλαγή χρησιμοποιώντας μια ημερομηνία πριν από αυτήν την ημερομηνία κλεισίματος. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας/κωδικού πρόσβασης για να εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να καθορίσετε μια ημερομηνία λήξης και να δημιουργήσετε τον κωδικό πρόσβασης που απαιτείται όταν κάποιος θέλει να προσθέσει μια παλιά συναλλαγή ή να τροποποιήσει μια παλιά συναλλαγή.

Πριν από πολύ καιρό, οι προηγούμενες εκδόσεις του QuickBooks σάς επιτρέπουν να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε μια λειτουργία διαδρομής ελέγχου χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας του πλαισίου διαλόγου Προτιμήσεις λογιστικής. Ωστόσο, όλες οι πρόσφατες εκδόσεις του QuickBooks παρέχουν μια συνεχή διαδρομή ελέγχου, έτσι ώστε να μην βλέπετε πλέον λογιστική προτίμηση στο πλαίσιο ελέγχου Ιχνηλάτησης ελέγχου. Μια διαδρομή ελέγχου, παρεμπιπτόντως, απλώς διατηρεί μια λίστα με το ποιος κάνει ποιες αλλαγές στις συναλλαγές. Οι λογιστές, όπως ήταν αναμενόμενο, λατρεύουν τα μονοπάτια ελέγχου. Τα ίχνη ελέγχου επιτρέπουν σε κάποιον, όπως το CPA σας ή έναν ελεγκτή της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων, να εισέλθει εκ των υστέρων και να καταλάβει γιατί ένα υπόλοιπο λογαριασμού είναι αυτό που είναι.