Πώς να ορίσετε λογιστικές προτιμήσεις στο QuickBooks 2011

Μπορείτε να καθορίσετε πώς λειτουργεί το QuickBooks για εσάς ορίζοντας προτιμήσεις. Στην πραγματικότητα, πολλά από αυτά που κάνετε όταν εκτελείτε το QuickBooks 2011 EasyStep Interview (όταν ρυθμίζετε το QuickBooks) παρέχουν πληροφορίες που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να ορίσει τις προτιμήσεις σας.

Για παράδειγμα, εάν υποδείξετε ότι χρεώνετε φόρο επί των πωλήσεων πελατών, η Συνέντευξη EasyStep περιγράφει πώς θα πρέπει να λειτουργεί ο φόρος επί των πωλήσεων για την επιχείρησή σας, χρησιμοποιώντας τις προτιμήσεις φόρου επί των πωλήσεων.

Η καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου του συνόλου Προτιμήσεις Λογιστικής παρέχει μία μόνο επιλογή: Μπορείτε να πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να συμπληρώνει αυτόματα τις πληροφορίες κατά την εγγραφή μιας γενικής καταχώρισης ημερολογίου.

Η καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας παρέχει τα ακόλουθα πέντε γενικά πλαίσια ελέγχου λογιστικής καθώς και ρυθμίσεις ημερομηνίας κλεισίματος.

• Χρήση αριθμών λογαριασμού: Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση αριθμών λογαριασμού, εάν επιλεγεί, σας δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε έναν αριθμό λογαριασμού για μια συναλλαγή.

• Απαιτούνται λογαριασμοί: Το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί, εάν επιλεγεί, ενημερώνει το QuickBooks ότι πρέπει να καθορίσετε έναν λογαριασμό για μια συναλλαγή.

• Χρήση παρακολούθησης τάξης: Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης σάς επιτρέπει να πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε όχι μόνο λογαριασμούς για την παρακολούθηση των οικονομικών σας πληροφοριών αλλά και τάξεων. Μπορείτε να παρακολουθείτε τα έξοδα χρησιμοποιώντας κατηγορίες όπως μισθοί, ενοίκιο και προμήθειες. Επομένως, οι τάξεις σάς παρέχουν έναν τρόπο να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες σε άλλη διάσταση.

• Αυτόματη εκχώρηση γενικού αριθμού καταχώρισης ημερολογίου : Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να εκχωρεί αριθμούς στις γενικές εγγραφές ημερολογίου που εισάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Δημιουργία καταχώρισης ημερολογίου. Θέλετε να αφήσετε επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

• Προειδοποίηση κατά τη δημοσίευση μιας συναλλαγής στο Διανεμηθέντα Κέρδη: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα κάθε φορά που εσείς ή κάποιος άλλος επιχειρεί να χρεώσει ή να πιστώσει απευθείας τον λογαριασμό κερδών εις νέο.

• Προειδοποιήσεις ημερομηνίας: Τα πλαίσια Προειδοποίησης ημερομηνίας ενημερώνουν το QuickBooks να σας προειδοποιεί όταν εσείς ή κάποιος άλλος εισάγετε μια συναλλαγή με μια ημερομηνία πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Θέλετε επίσης να καθορίσετε πόσες ημέρες είναι πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον.

• Ρυθμίσεις ημερομηνίας κλεισίματος: Το πλαίσιο Ημερομηνία κλεισίματος σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε μια ημερομηνία πριν από την οποία δεν είναι δυνατή η αλλαγή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Με άλλα λόγια, εάν ορίσετε την ημερομηνία κλεισίματος στις 31 Δεκεμβρίου 2010, λέτε στο QuickBooks ότι δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks πριν από αυτήν την ημερομηνία.

Οι προηγούμενες εκδόσεις του QuickBooks σάς επιτρέπουν επίσης να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε μια λειτουργία διαδρομής ελέγχου χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας στις Προτιμήσεις Λογιστικής. Ωστόσο, από το 2007, το QuickBooks παρέχει μια διαρκή διαδρομή ελέγχου, επομένως δεν θα βλέπετε πλέον το πλαίσιο ελέγχου Ιχνηλάτησης ελέγχου στη λογιστική προτίμηση. Μια διαδρομή ελέγχου, παρεμπιπτόντως, απλώς διατηρεί μια λίστα με το ποιος κάνει ποιες αλλαγές στις συναλλαγές. Οι λογιστές, όπως ήταν αναμενόμενο, λατρεύουν τα μονοπάτια ελέγχου. Τα ίχνη ελέγχου επιτρέπουν σε κάποιον, όπως το CPA σας, να εισέλθει εκ των υστέρων και να καταλάβει γιατί ένα υπόλοιπο λογαριασμού είναι αυτό που είναι.