Πώς να καταχωρίσετε συναλλαγές με πιστωτική κάρτα στο QuickBooks 2015

Εάν επιλέξετε την εντολή Τραπεζική→ Χρήση Εγγραφής και επιλέξετε λογαριασμό πιστωτικής κάρτας, το QuickBooks εμφανίζει το μητρώο πιστωτικών καρτών. Το μητρώο πιστωτικών καρτών λειτουργεί όπως το κανονικό παράθυρο εγγραφής που χρησιμοποιείτε για έναν λογαριασμό όψεως. Εισάγετε συναλλαγές στις σειρές του μητρώου. Όταν καταγράφετε μια χρέωση, το QuickBooks ενημερώνει το υπόλοιπο της πιστωτικής κάρτας και το υπόλοιπο πιστωτικό όριο.

Καταγραφή χρέωσης πιστωτικής κάρτας

Η καταγραφή χρέωσης πιστωτικής κάρτας είναι παρόμοια με την καταγραφή επιταγής ή ανάληψης τραπεζικού λογαριασμού. Για λόγους απεικόνισης, ας υποθέσουμε ότι χρεώσατε μπουρίτο και μαργαρίτες αξίας $50,00 στο αγαπημένο σας μεξικάνικο εστιατόριο, το La Cantina. Δείτε πώς καταγράφετε αυτήν τη χρέωση:

Επιλέξτε Τράπεζες→ Εισαγάγετε Χρεώσεις Πιστωτικής Κάρτας.

Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή χρεώσεων πιστωτικής κάρτας.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα Πιστωτική κάρτα, επιλέξτε την πιστωτική κάρτα στην οποία χρεώσατε το κόστος.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα πιστωτικών καρτών και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια κάρτα από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Στο πεδίο Αγορά από, καταγράψτε το όνομα της επιχείρησης που πληρώσατε με πιστωτική κάρτα.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη γραμμή Αγορά από και κάντε κλικ στο κάτω βέλος. Βλέπετε μια λίστα με ονόματα. Επιλέξτε ένα από τη λίστα.

Εάν δεν έχετε δειπνήσει ποτέ σε αυτό το υπέροχο κατάλυμα, επιλέξτε Προσθήκη νέου. Στη συνέχεια, προσθέστε το όνομα της επιχείρησης.

Επιλέξτε το κατάλληλο κουμπί επιλογής για να υποδείξετε εάν η συναλλαγή είναι αγορά ή πίστωση.

Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αγορά/Χρέωση εάν θέλετε να καταγράψετε μια αγορά (αυτό που κάνετε τις περισσότερες φορές και αυτό που σας δείχνει αυτό το παράδειγμα). Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιστροφή χρημάτων/Πίστωση εάν θέλετε να καταγράψετε μια πίστωση στον λογαριασμό σας (αν επιστρέψατε κάτι, για παράδειγμα).

Εισαγάγετε την ημερομηνία χρέωσης στο πεδίο Ημερομηνία.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη γραμμή Ημερομηνία και πληκτρολογήστε την ημερομηνία, χρησιμοποιώντας τη μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε είτε 06302015 είτε 30/6/15 για τις 30 Ιουνίου 2015. Εάν εισάγετε αυτήν τη χρέωση δύο ή τρεις ημέρες μετά το γεγονός, εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η χρέωση. Η χρήση αυτής της ημερομηνίας διευκολύνει τη συμφωνία των αρχείων σας με τα αρχεία της εταιρείας της πιστωτικής σας κάρτας όταν λαμβάνετε το μηνιαίο αντίγραφο κίνησης.

Πληκτρολογήστε το ποσό χρέωσης στο πεδίο Ποσό.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη γραμμή Ποσό και εισαγάγετε το συνολικό ποσό χρέωσης. Σημείωση: Μην πληκτρολογείτε σύμβολο δολαρίου, αλλά πληκτρολογήστε την περίοδο για να υποδείξετε το δεκαδικό ψηφίο.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε μια περιγραφή σημείωσης στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση.

Μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση και πληκτρολογήστε τον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο φορτίζετε το στοιχείο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να πληκτρολογήσετε Σημαντική επαγγελματική συνάντηση ή κάτι τέτοιο.

Αυτό το πλαίσιο περιγραφής σημείωσης είναι ένα καλό μέρος για να τεκμηριώσετε τον επιχειρηματικό σκοπό για μια χρέωση, η οποία αποτελεί απαίτηση φορολογικής νομοθεσίας, εάν καταγράφετε χρέωση επαγγελματικής πιστωτικής κάρτας ταξιδιού, γεύματος ή ψυχαγωγίας.

Συμπληρώστε την καρτέλα Έξοδα.

Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Έξοδα για να καταγράψετε τα επαγγελματικά έξοδα.

Μεταβείτε στη στήλη Λογαριασμός της καρτέλας Έξοδα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε έναν λογαριασμό Εξόδων από τη λίστα (πιθανότατα, Travel & Ent:Meals, αν αυτό ήταν επαγγελματικό γεύμα). Εάν εισαγάγετε ένα όνομα εδώ που το QuickBooks δεν γνωρίζει ήδη, σας ζητά να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό εξόδων.

Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα τη στήλη Ποσό όταν εισάγετε ένα άθροισμα στο πεδίο Ποσό. Πληκτρολογήστε κάτι στη στήλη Σημείωση και εκχωρήστε αυτήν τη δαπάνη σε έναν πελάτη: Εργασία και τάξη, εάν θέλετε. Πρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση τάξης εάν θέλετε να εκχωρήσετε τη δαπάνη σε μια τάξη.

Συμπληρώστε την καρτέλα Στοιχεία.

Επειδή αυτή η χρέωση είναι για ένα γεύμα σε εστιατόριο, δεν προσδιορίζετε αναλυτικά τη χρέωση. Ωστόσο, εάν χρεώνατε είδη αποθέματος, όπως ξυλεία, προμήθειες χαρτιού κ.λπ., θα συμπληρώσατε την καρτέλα Είδη.

Εάν έχετε καταχωρίσει μια εντολή αγοράς (PO) με τον προμηθευτή που καταχωρίσατε στη γραμμή Αγορά από, το QuickBooks σας το λέει. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή PO για να δείτε μια λίστα με τις εκκρεμείς παραγγελίες αγοράς σας με τον προμηθευτή.

Καταγράψτε τη χρέωση κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Η χρέωση καταγράφεται στο μητρώο πιστωτικών καρτών.

Αλλαγή χρεώσεων που έχετε ήδη καταχωρίσει

Ίσως καταγράψετε μια χρέωση πιστωτικής κάρτας και μετά συνειδητοποιήσετε ότι την καταγράψατε λάθος. Ή ίσως δεν έπρεπε να το ηχογραφήσετε καθόλου επειδή δεν πληρώσατε για το επαγγελματικό γεύμα.

Πρέπει να μεταβείτε στο μητρώο πιστωτικών καρτών και είτε να επεξεργαστείτε είτε να διαγράψετε τη χρέωση ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε Λίστες→ Λογαριασμός.

Βλέπετε το παράθυρο Λογιστικό Σχέδιο.

Κάντε διπλό κλικ στον λογαριασμό πιστωτικής κάρτας όπου βρίσκεται η ελαττωματική χρέωση.

Ως δια μαγείας, το μητρώο πιστωτικών καρτών εμφανίζεται στην οθόνη.

Επιλέξτε τη συναλλαγή με πιστωτική κάρτα που θέλετε να διαγράψετε ή να αλλάξετε.

Αυτό είναι εύκολο. Απλώς μετακινήστε τον κέρσορα στη συναλλαγή.

Ακύρωση, διαγραφή ή επεξεργασία της συναλλαγής:

• Για να ακυρώσετε τη συναλλαγή με πιστωτική κάρτα, επιλέξτε Επεξεργασία→ Ακύρωση χρέωσης πιστωτικής κάρτας και μετά κάντε κλικ στο OK.

• Για να διαγράψετε τη συναλλαγή, επιλέξτε Επεξεργασία→ Διαγραφή χρέωσης πιστωτικής κάρτας. Το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που ρωτά εάν θέλετε πραγματικά να διαγράψετε τη συναλλαγή. Κάντε κλικ στο OK.

• Για να επεξεργαστείτε τη συναλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία συναλλαγής στο επάνω μέρος του παραθύρου. Επιστρέφετε στο παράθυρο Εισαγωγή χρεώσεων πιστωτικής κάρτας. Κάντε τις αλλαγές σας εκεί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέο ή Αποθήκευση & Κλείσιμο. Μπορείτε επίσης να κάνετε αλλαγές μέσα στο μητρώο πιστωτικών καρτών και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Εγγραφή όταν τελειώσετε.