Πώς να καταχωρίσετε μια παραγγελία αγοράς στο QuickBooks Online

Οι επιχειρήσεις που παραγγέλνουν πολλά πράγματα από πωλητές χρησιμοποιούν συχνά εντολές αγοράς για να παρακολουθούν τα είδη που έχουν παραγγελθεί. Οι παραγγελίες αγοράς στο QuickBooks Online (QBO) δεν επηρεάζουν κανέναν από τους λογαριασμούς σας. Αντίθετα, απλώς σας βοηθούν να παρακολουθείτε τι παραγγέλνετε. Και, όταν φτάσει η παραγγελία, μπορείτε να συγκρίνετε τα προϊόντα που έρχονται στην πόρτα με αυτά που αναφέρονται στην παραγγελία αγοράς για να βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν.

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε εντολές αγοράς, τότε η διαδικασία παραγγελίας συνήθως πραγματοποιείται με τον ακόλουθο τρόπο:

• Κάνετε μια παραγγελία σε έναν πωλητή και εισάγετε μια παραγγελία αγοράς στο QBO που ταιριάζει με την παραγγελία που υποβάλατε.

• Λαμβάνετε τα είδη που παραγγείλατε, συνήθως μαζί με έναν λογαριασμό για τα είδη. Στη συνέχεια, αντιστοιχίζετε τα είδη που λαμβάνετε με την παραγγελία αγοράς και εισάγετε έναν λογαριασμό για τα είδη. Σημειώστε ότι μερικές φορές λαμβάνετε τον λογαριασμό χωρίς τα είδη ή τα είδη χωρίς τον λογαριασμό.

• Πληρώνετε τον λογαριασμό του πωλητή.

Εισαγάγετε μια εντολή αγοράς χρησιμοποιώντας το παράθυρο συναλλαγής εντολής αγοράς. μπορείτε να ανοίξετε αυτό το παράθυρο είτε από τη σελίδα Συναλλαγές Εξόδων είτε από το μενού Δημιουργία (το σύμβολο συν). Μια τυπική παραγγελία αγοράς μοιάζει με αυτήν που εμφανίζεται εδώ και θα παρατηρήσετε ότι το παράθυρο μοιάζει πολύ με το παράθυρο ελέγχου.

Το παράθυρο Εντολή Αγοράς.

Καθώς συμπληρώνετε το παράθυρο συναλλαγής Εντολής Αγοράς, το QBO εκχωρεί την κατάσταση Ανοιχτό στην εντολή αγοράς. η κατάσταση εμφανίζεται ακριβώς κάτω από το όνομα του προμηθευτή στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου συναλλαγής.

Όταν λαμβάνετε τα αγαθά, τον λογαριασμό του πωλητή ή και τα δύο, καταγράφετε έναν λογαριασμό ή μια επιταγή, μια συναλλαγή εξόδων ή μια χρέωση πιστωτικής κάρτας, που δείχνει τι πληρώσατε (ή τι οφείλετε) στον πωλητή.

Όταν επιλέγετε έναν προμηθευτή που έχει ανοιχτές εντολές αγοράς σε οποιονδήποτε από αυτούς τους τύπους συναλλαγών, εμφανίζεται ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, το οποίο δείχνει τις διαθέσιμες εντολές αγοράς. Προσθέτετε μια εντολή αγοράς στη συναλλαγή με τον ίδιο τρόπο που προσθέσατε έναν λογαριασμό σε μια συναλλαγή επιταγής: κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Εδώ, έχει ανοίξει μια συναλλαγή επιταγής και επιλέγεται ένας πωλητής που έχει ανοιχτές εντολές αγοράς.

Το παράθυρο Έλεγχος, με επιλεγμένο προμηθευτή που έχει ανοιχτές εντολές αγοράς.

Όταν κάνετε κλικ στην Προσθήκη για να προσθέσετε την εντολή αγοράς στη συναλλαγή, το QBO προσθέτει τις γραμμές παραγγελίας αγοράς στην πρώτη διαθέσιμη γραμμή στην ενότητα Λεπτομέρειες είδους της συναλλαγής Έλεγχος. Το QBO υποδεικνύει επίσης, κάτω από το όνομα του προμηθευτή, ότι η συναλλαγή επιταγής έχει μία συνδεδεμένη συναλλαγή.

Μια συναλλαγή με επιταγή μετά την προσθήκη μιας εντολής αγοράς σε αυτήν.

Εάν αποθηκεύσετε τη συναλλαγή Επιταγή και στη συνέχεια ανοίξετε ξανά την εντολή αγοράς, η QBO άλλαξε την κατάσταση εντολών αγοράς από ανοιχτή σε κλειστή, ώστε να μην προσθέσετε κατά λάθος την εντολή αγοράς σε άλλη συναλλαγή.

Εάν προσθέσετε λάθος παραγγελία αγοράς σε μια συναλλαγή, μπορείτε να καταργήσετε τη γραμμή παραγγελίας αγοράς στην ενότητα Λεπτομέρειες προϊόντος κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων στη δεξιά άκρη της γραμμής.

Το QBO δεν μπορεί να προσθέσει μόνο μέρος μιας παραγγελίας αγοράς σε μια συναλλαγή. Επομένως, εάν λάβετε μόνο μέρος μιας παραγγελίας αγοράς, προσθέστε την εντολή αγοράς στη συναλλαγή σας και, στη συνέχεια, καταγράψτε μια πληρωμή για το μέρος της εντολής αγοράς που λάβατε διαγράφοντας γραμμές από την επιταγή για αντικείμενα που δεν λάβατε. Για να συνεχίσετε να παρακολουθείτε το εκκρεμές μέρος της παραγγελίας αγοράς, μπορείτε να κλείσετε με μη αυτόματο τρόπο την αρχική εντολή αγοράς και να δημιουργήσετε μια νέα εντολή αγοράς που περιέχει τα υπόλοιπα αντικείμενα που εκκρεμούν. όταν δημιουργείτε τη δεύτερη παραγγελία - ουσιαστικά μια πίσω παραγγελία - προσπαθήστε να της αντιστοιχίσετε έναν αριθμό που σας βοηθά να την παρακολουθείτε σε σχέση με την αρχική παραγγελία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους δικούς σας προσαρμοσμένους αριθμούς παραγγελίας αγοράς, εάν επιλέξετε Gear→ Ρυθμίσεις εταιρείας→ Έξοδα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μολύβι δίπλα στο στοιχείο Παραγγελίες αγοράς για να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις παραγγελίας αγοράς, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσαρμοσμένοι αριθμοί συναλλαγών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Όταν πρέπει να προσδιορίσετε ανοιχτές εντολές αγοράς, χρησιμοποιήστε την αναφορά Ανοιχτή λίστα εντολών αγοράς.