Πώς να καταγράψετε τραπεζικές καταθέσεις στο QuickBooks 2015

Δεν μπορείτε να συντάξετε επιταγές με το QuickBooks εκτός και αν καταθέσετε κάποια χρήματα στον λογαριασμό όψεως. Δεν το ήξερες αυτό; Λοιπόν, την επόμενη φορά που θα κάνετε την άσκησή σας στην αυλή της φυλακής, σκεφτείτε το σοβαρά. Από καιρό σε καιρό, πρέπει να καταθέτετε χρήματα στον λογαριασμό όψεως και να καταγράφετε αυτές τις καταθέσεις στο μητρώο. Μπορείτε να καταγράψετε τις καταθέσεις με δύο τρόπους.

Καταγραφή απλών καταθέσεων

Εάν έχετε μια απλή κατάθεση να κάνετε — ένα χρηματικό ποσό που δεν προήλθε από έναν από τους πελάτες σας — απλώς κάντε την κατάθεση απευθείας στο μητρώο.

Ας υποθέσουμε ότι η ηλικιωμένη θεία σας Ίρις σας στέλνει 100 $ με ένα σημείωμα που εξηγεί πώς πριν από περισσότερα από 80 χρόνια, ο μεγάλος θείος Μπερτ ξεκίνησε την επιχείρηση κατασκευής αιώρας με μόνο $100 και για καλή τύχη, η θεία Ίρις σας στέλνει 100 $ για να σας βοηθήσει.

Η καταγραφή μιας απλής κατάθεσης είναι, λοιπόν, αρκετά απλή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Ανοίξτε το μητρώο.

Επιλέξτε Τράπεζες→ Χρήση Εγγραφής ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Εγγραφή στην ενότητα Τραπεζικές εργασίες της αρχικής οθόνης. Εάν έχετε περισσότερους από έναν τραπεζικούς λογαριασμούς, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήση εγγραφής. Επιλέξτε τον λογαριασμό όψεως στον οποίο θέλετε να κάνετε την κατάθεση και κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο εγγραφής.

Στη στήλη Ημερομηνία, εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία κάνατε την κατάθεση.

Στη στήλη Δικαιούχος πληρωμής, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου ή της επιχείρησης που σας έστειλε χρήματα.

Μην ανησυχείτε εάν το QuickBooks προσθέσει έναν αριθμό επιταγής στο πεδίο Αριθμός όταν μεταβαίνετε στη στήλη Δικαιούχος πληρωμής. Όταν εισάγετε ένα ποσό κατάθεσης, το QuickBooks αλλάζει το πεδίο Αριθμός σε DEP (για κατάθεση, φυσικά).

Εισαγάγετε το ποσό που καταθέτετε.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη στήλη Κατάθεση και εισαγάγετε το ποσό.

Εισαγάγετε έναν λογαριασμό για αυτήν την κατάθεση.

Μεταβείτε στο πεδίο Λογαριασμός, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε έναν λογαριασμό από τη λίστα. Για ένα δώρο όπως αυτό, πιθανότατα θα επιλέξετε έναν λογαριασμό όπως το μη κατηγοριοποιημένο εισόδημα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Η κατάθεσή σας εισάγεται και το υπόλοιπο του τραπεζικού λογαριασμού σας παχαίνει ανάλογα. Σημειώστε ότι όλες οι εγγραφές στο μητρώο γίνονται με χρονολογική σειρά, με πρώτα τις καταθέσεις και μετά τις επιταγές.

Κατάθεση εσόδων από πελάτες

Η κατάθεση εσόδων από πελάτες είναι λίγο πιο περίπλοκη εάν εκδίδετε τιμολόγια και λαμβάνετε πληρωμές, επειδή περιλαμβάνει τη χρήση του πλαισίου διαλόγου Πληρωμές προς Κατάθεση. Εάν έχετε καταγράψει τις πληρωμές πελατών και έχετε πει στο QuickBooks να τις ομαδοποιήσει με τα άλλα μη κατατεθειμένα κεφάλαιά σας, το QuickBooks τοποθετεί αυτές τις πληρωμές στον λογαριασμό σας Μη Κατατεθειμένα Κεφάλαια.

Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μεταφέρετε τα κεφάλαια που δεν έχουν κατατεθεί στον τραπεζικό λογαριασμό σας. Δείτε πώς:

Επιλέξτε Τράπεζες→Κάντε Καταθέσεις.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Εγγραφή καταθέσεων στην ενότητα Τραπεζικές εργασίες της αρχικής οθόνης. Επειδή έχετε μη κατατεθειμένα κεφάλαια, βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει τις επιταγές που έχετε λάβει αλλά δεν έχετε τοποθετήσει ακόμη σε λογαριασμό όψεως ή άλλο τραπεζικό λογαριασμό.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Προβολή Τύπου μεθόδου πληρωμής σάς επιτρέπει να βλέπετε πληρωμές μόνο ενός συγκεκριμένου τύπου: μετρητά, επιταγές, American Express και ούτω καθεξής. Εάν ομαδοποιήσετε τις καταθέσεις ανά τύπο πληρωμής, αυτή η λίστα λειτουργεί ως ένα εύχρηστο εργαλείο για την ομαδοποίηση των συναλλαγών που θα καταθέσετε μαζί.

Επιλέξτε τις επιταγές που θέλετε να καταθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής (κάντε κλικ στη στήλη) δίπλα στις επιταγές που θέλετε να καταθέσετε. Εάν θέλετε να καταθέσετε όλες τις επιταγές, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων.

Εμφανίζεται το παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων. Αναγνωρίζετε τις πληροφορίες στη μέση του παραθύρου; Περιγράφει τις επιταγές που μόλις επιλέξατε να κατατεθούν.

Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το Σύνολο κατάθεσης που εμφανίζεται στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων είναι το σωστό ποσό κατάθεσης — με άλλα λόγια, το πραγματικό ποσό που κατατέθηκε πραγματικά στον τραπεζικό λογαριασμό. Όταν επιχειρείτε να συμβιβάσετε τον τραπεζικό λογαριασμό, θα συγκρίνετε το σύνολο της κατάθεσης που εμφανίζεται εδώ με το ποσό των εκκαθαρισμένων καταθέσεων του τραπεζικού λογαριασμού σας.

Επιλέξτε τον λογαριασμό όψεως για να λάβετε αυτές τις καταθέσεις.

Επιλέξτε τον λογαριασμό από την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε στο επάνω μέρος του παραθύρου. Και ενώ βρίσκεστε σε αυτό, βεβαιωθείτε ότι το πεδίο Ημερομηνία εμφανίζει την ημερομηνία κατά την οποία θα καταθέσετε αυτές τις επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό σας. Με άλλα λόγια, εάν δεν πρόκειται να φτάσετε στην τράπεζα ή στο ΑΤΜ μέχρι αύριο, βάλτε την αυριανή ημερομηνία στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία.

Προσθέστε οποιεσδήποτε άλλες καταθέσεις εκτός πελατών που θα συμπεριληφθούν στο δελτίο κατάθεσης.

Εάν η γιαγιά σας σας έδωσε 1.000 πένες σε 20 ρολά, για παράδειγμα, αυτό είναι ένα επιπλέον $10 που μπορείτε να καταγράψετε σε αυτό το δελτίο κατάθεσης. Στο κάτω μέρος της λίστας πληρωμών, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου που σας έδωσε τα μετρητά. ο λογαριασμός; ένα σημείωμα? έναν αριθμό επιταγής? τον τρόπο πληρωμής (σε μετρητά, σε αυτήν την περίπτωση). μια τάξη, εάν χρησιμοποιείτε τάξεις. και το ποσό.

(Προαιρετικό) Γράψτε μια σημείωση στον εαυτό σας στο πλαίσιο Σημείωση για να περιγράψετε αυτήν την κατάθεση.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση για να λάβετε ένα έντυπο αντίγραφο του δελτίου κατάθεσης.

Πολλές τράπεζες δέχονται αυτό το δελτίο κατάθεσης, επομένως μπορείτε να το εκτυπώσετε και να το βάλετε στον φάκελο με την κατάθεσή σας στο ΑΤΜ ή να το παραδώσετε στον τραπεζικό υπάλληλο. Ό,τι γράψετε στο σημείωμα εμφανίζεται στο μητρώο. (Πιθανότατα θα πρέπει να γράψετε ένα σημείωμα στον εαυτό σας σε περίπτωση που χρειαστεί να μάθετε τι είναι αυτή η κατάθεση σε χρόνια από τώρα, όταν είστε γερασμένοι και άγνωστοι.)

Καταγράψτε τυχόν επιστροφή μετρητών που σκοπεύετε να λάβετε με την κατάθεση.

Εάν χρειάζεται να λάβετε μετρητά για να αναπληρώσετε τον λογαριασμό σας σε μικρά μετρητά, επιλέξτε τον λογαριασμό από την αναπτυσσόμενη λίστα Cash Back Goes To, γράψτε ένα σημείωμα και, στη συνέχεια, καταγράψτε το ποσό των μετρητών που θέλετε να λάβετε πίσω από την κατάθεση.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου Πραγματοποίηση καταθέσεων.

Η κατάθεση καταγράφεται στα QuickBooks. Εμφανίζεται στο μητρώο σας δίπλα στα γράμματα DEP.