Πώς να καταγράψετε τους λογαριασμούς σας με το QuickBooks 2015 με τον τρόπο πληρωτέων λογαριασμών

Όταν έρχεται ένας λογαριασμός, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να τον καταγράψετε στο QuickBooks 2015. Μπορείτε να καταγράψετε λογαριασμούς μέσω του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών ή του μητρώου Πληρωτέοι λογαριασμοί. Εάν σκοπεύετε να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς ανά έξοδο και είδος, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Για να καταγράψετε έναν λογαριασμό μέσω του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Προμηθευτές→ Εισαγάγετε λογαριασμούς.

Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή λογαριασμών στην περιοχή Προμηθευτές στην Αρχική σελίδα. Αναμφίβολα παρατηρείτε ότι το επάνω μισό αυτού του παραθύρου μοιάζει πολύ με επιταγή, και αυτό συμβαίνει επειδή πολλές από τις πληροφορίες που τοποθετείτε εδώ καταλήγουν στην επιταγή που γράφετε για να πληρώσετε τον λογαριασμό σας.

Επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή που πληρώνετε.

Εάν θέλετε να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό σε έναν προμηθευτή που βρίσκεται ήδη στη λίστα Προμηθευτών, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής Προμηθευτή και επιλέξτε τον προμηθευτή. Εάν αυτός ο προμηθευτής είναι νέος, το QuickBooks σας ζητά να προσθέσετε ή να ρυθμίσετε ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή: τη διεύθυνση, το πιστωτικό όριο, τους όρους πληρωμής και ούτω καθεξής.

Εάν έχετε μία ή περισσότερες μη εκπληρωμένες εντολές αγοράς με τον προμηθευτή που επιλέγετε, το QuickBooks σάς ρωτά εάν θέλετε να λάβετε έναντι μιας παραγγελίας αγοράς. Εάν επιλέξετε να λάβετε έναντι παραγγελίας αγοράς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα παραγγελιών αγοράς. Εμφανίζει τις ανοιχτές εντολές αγοράς που έχετε καταγράψει.

Για να δημιουργήσετε μια παραγγελία, η οποία είναι μια καταγραφή των προϊόντων που παραγγέλνετε από προμηθευτές, επιλέξτε Προμηθευτές→Δημιουργία εντολών αγοράς. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς, περιγράψτε την παραγγελία σας. Παρεμπιπτόντως, εκτυπώνετε και επεξεργάζεστε εντολές αγοράς με τον ίδιο τρόπο που εκτυπώνετε τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα.

Επιλέξτε τους όρους πληρωμής που περιγράφουν πότε λήγει ο λογαριασμός.

Στη γραμμή Όροι, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τους όρους πληρωμής.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε τον αριθμό αναφοράς του πωλητή.

Εάν εισαγάγετε τον αριθμό αναφοράς του πωλητή για τον λογαριασμό — αυτός είναι πιθανώς μόνο ο αριθμός τιμολογίου ή ο αριθμός λογαριασμού σας — ο αριθμός αναφοράς εκτυπώνεται στο κουπόνι που αποτελεί μέρος της εκτυπωμένης επιταγής.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε ένα σημείωμα για να περιγράψετε τον λογαριασμό.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια σημείωση στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση. Η σημείωση που εισάγετε εμφανίζεται στο μητρώο A/P.

Μετακινήστε τον κέρσορα προς τα κάτω στη στήλη Λογαριασμός της καρτέλας Έξοδα και εισαγάγετε ένα όνομα λογαριασμού εξόδων.

Οι πιθανότητες είναι καλές να θέλετε να εισαγάγετε το όνομα ενός λογαριασμού εξόδων που βρίσκεται ήδη στο λογιστικό σχέδιο. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς σας. Μάλλον πρέπει να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα για να φτάσετε στους λογαριασμούς εξόδων. Κάντε κλικ στον λογαριασμό που αντιπροσωπεύει αυτός ο λογαριασμός.

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία λογαριασμού εξόδων για αυτόν τον λογαριασμό, επιλέξτε Προσθήκη νέου από την κορυφή της λίστας. Βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Νέος λογαριασμός. Συμπληρώστε τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο OK.

Τι θα συμβεί αν τα χρήματα που πληρώνετε λόγω αυτού του λογαριασμού μπορούν να μοιραστούν σε δύο, τρεις ή τέσσερις λογαριασμούς εξόδων; Απλώς κάντε κλικ κάτω από τον λογαριασμό που μόλις εισαγάγατε. Εμφανίζεται το κάτω βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό για να εισαγάγετε έναν άλλο λογαριασμό εξόδων και έναν άλλο, και έναν άλλον, εάν χρειάζεται.

Μεταβείτε στη στήλη Ποσό, εάν χρειάζεται, και αλλάξτε τους αριθμούς.

Εάν μοιράζετε αυτόν τον λογαριασμό σε πολλούς λογαριασμούς, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί στη στήλη Ποσό προστίθενται στο σύνολο του λογαριασμού.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε λέξεις επεξήγησης ή σοφίας στη στήλη Σημείωση.

(Προαιρετικό) Εκχώρηση της δαπάνης σε Πελάτη: Εργασία.

Εάν σκοπεύετε να λάβετε αποζημίωση για αυτά τα έξοδα ή εάν θέλετε απλώς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας ανά εργασία, εισαγάγετε τον πελάτη που πρόκειται να σας αποζημιώσει. Εισαγάγετε ένα ποσό για κάθε λογαριασμό εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κάτω βέλος για να βρείτε πελάτες και, στη συνέχεια, να τους κάνετε κλικ.

(Προαιρετικό) Εκχωρήστε τη δαπάνη σε μια τάξη.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα έξοδα ανά τάξη κάνοντας καταχωρίσεις στη στήλη Τάξη. Παρατηρήστε το συνηθισμένο κάτω βέλος και κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε μια λίστα τάξεων.

Εάν θέλετε το QuickBooks να παρακολουθεί τα έξοδα ανά τάξη, μπορείτε να το ρυθμίσετε να το κάνει. Για να ρυθμίσετε τα QuickBooks για παρακολούθηση δαπανών, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης.

Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να συνοψίσετε τα έξοδα.

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Στοιχεία για να καταγράψετε τα διάφορα είδη που αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία. Εισαγάγετε τα είδη που αγοράσατε και τις τιμές που πληρώσατε για αυτά.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής, επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή που σας έστειλε τον λογαριασμό. Στη λίστα με τις ανοιχτές εντολές αγοράς, κάντε κλικ στη στήλη στα αριστερά για να βάλετε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στην εντολή αγοράς για την οποία πληρώνετε. Αρκετά εύκολο; Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε.

Μεταβείτε στη στήλη Στοιχείο και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το στοιχείο.

Παρατηρήστε το κάτω βέλος σε αυτήν τη στήλη. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τη λίστα Στοιχείων. Το αντικείμενο για το οποίο πληρώνετε εμφανίζεται σε αυτήν τη λίστα; Εάν ναι, κάντε κλικ σε αυτό το στοιχείο. Εάν όχι, επιλέξτε Προσθήκη νέου από την κορυφή της λίστας και συμπληρώστε το παράθυρο Νέο στοιχείο.

Συμπληρώστε τις υπόλοιπες σειρές των στοιχείων στην καρτέλα Στοιχεία.

Μπορείτε να εισάγετε όλα τα είδη που αγοράζετε εδώ. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα "Είδη" εμφανίζει με ακρίβεια τα είδη που αγοράζετε, το κόστος τους και τις ποσότητες τους. Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να αθροίσετε τα στοιχεία.

Αποθηκεύστε το λογαριασμό.

Κάντε κλικ στο Save & New για να αποθηκεύσετε το αρχείο του λογαριασμού σας και, στη συνέχεια, εισαγάγετε έναν άλλο λογαριασμό. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε τον λογαριασμό σας, αλλά να μην εισαγάγετε άλλο λογαριασμό.