Πώς να καταγράψετε τις δεδουλευμένες υποχρεώσεις με το QuickBooks 2012

Πολύ συχνά, μια επιχείρηση χρωστάει χρήματα για ορισμένα αγαθά ή υπηρεσίες ή φόρους που πρέπει να καταγράφονται στο λογιστικό σύστημα. Το QuickBooks 2012 μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό. Για παράδειγμα, εάν στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου - ας πούμε, στο τέλος του έτους - οφείλετε 1.200 $ τόκους σε κάποιο δάνειο, πρέπει πραγματικά να καταγράψετε αυτό το κόστος τόκου στο λογιστικό σας σύστημα

Για παράδειγμα, θέλετε να καταγράψετε το γεγονός ότι, αν και το υπόλοιπο του δανείου μπορεί να εμφανίζεται ως 10.000 $ στα λογιστικά σας αρχεία, πιθανότατα οφείλετε πραγματικά 11.200 $ επειδή οφείλετε και τα 10.000 $ αρχικού κεφαλαίου και τα 1.200 $ δεδουλευμένων τόκων.

Για να συγκεντρώσετε μια υποχρέωση, χρησιμοποιείτε μια εγγραφή ημερολογίου όπως αυτή που εμφανίζεται. Αυτή η καταχώριση ημερολογίου δείχνει τη δεδουλευμένη δαπάνη τόκου ύψους 1.200 $ σε ένα πληρωτέο δάνειο.

Καταχώριση ημερολογίου 16: Συλλογισμός υποχρέωσης

Η καταχώριση ημερολογίου δείχνει μια χρέωση 1.200 $ σε τόκους δανείου και μια πίστωση 1.200 $ σε πληρωτέους τόκους δανείου. Αυτή η ημερολογιακή εγγραφή καταγράφει ποσά που οφείλετε στο τέλος της λογιστικής περιόδου και τα οποία δεν καταγράφονται με άλλο τρόπο.

Πρέπει να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη χρήση ημερολογιακών εγγραφών όπως αυτή που εμφανίζεται στην Καταχώριση Ημερολογίου 16. Συνήθως, θέλετε να χρησιμοποιήσετε τέτοιες εγγραφές ημερολογίου όταν είναι πολύ σημαντικό να μετρήσετε όλα τα έξοδά σας και να μετρήσετε με ακρίβεια όλες τις υποχρεώσεις σας.

Μια συνηθισμένη περίπτωση όταν θέλετε να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί σχετικά με τη δημιουργία τέτοιων δεδουλευμένων είναι εάν πουλήσετε την επιχείρησή σας. Οποιοσδήποτε υποψήφιος αγοραστής θέλει να έχει όχι μόνο μια πολύ καλή εκτίμηση των πραγματικών εξόδων σας για τη λογιστική περίοδο, αλλά ο αγοραστής θέλει επίσης μια πολύ ακριβή εκτίμηση των υποχρεώσεων τη στιγμή που η επιχείρηση αξιολογείται.

Ωστόσο, οι δεδουλευμένες υποχρεώσεις όπως αυτή που παρουσιάζεται στην Καταχώριση Ημερολογίου 16 παρουσιάζουν στον λογιστή ή τον λογιστή ένα πρόβλημα. Για να επιστρέψουμε στο παράδειγμα των δεδουλευμένων τόκων που εμφανίζονται στην Καταχώριση Ημερολογίου 16, ας υποθέσουμε ότι σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο, η επιχείρηση πραγματοποιεί μια πληρωμή 3.000 $, η οποία περιλαμβάνει τους τόκους που έχουν συσσωρευτεί στην Καταχώριση Ημερολογίου 16.

Όταν ο λογιστής ή ο λογιστής αργότερα καταγράψει αυτήν την πληρωμή δανείου, πρέπει να θυμηθεί ή να αναγνωρίσει την προηγούμενη εγγραφή στο ημερολόγιο. Δεν θέλετε ο λογιστής ή ο λογιστής να διπλομετρήσει τα έξοδα τόκων καταγράφοντας ξανά τους ίδιους τόκους. Αυτό είναι λογικό, σωστά;

Επειδή οι λογιστές και οι λογιστές δεν μπορούν να θυμηθούν με αξιοπιστία αυτού του είδους τις εγγραφές σε δεδουλευμένη βάση - ίσως χρειαστεί να τις ανακαλέσουν μήνες αργότερα - συνήθως υπογράφουν την επίδραση του δεδουλευμένου από την πρώτη ημέρα της νέας λογιστικής περιόδου.

Για παράδειγμα, εάν η Καταχώριση Ημερολογίου 16 καταγράφηκε στο τέλος του έτους 1 για την ακριβή εκτίμηση των υπολοίπων εξόδων και υποχρεώσεων από τόκους, ένας λογιστής ή λογιστής θα μπορούσε, την πρώτη ημέρα του έτους 2, να καταχωρίσει μια αντίστροφη εγγραφή ημερολογίου.

Αυτή η αντιστρεπτική καταχώριση ημερολογίου θα πιστώσει δαπάνη τόκων δανείου για 1.200 $ και χρεωστικό τόκο δανείου για 1.200 $. Με άλλα λόγια, αυτή η αντιστρεπτική καταχώριση ημερολογίου αντιστρέφει το προηγούμενο δεδουλευμένο. Επειδή η εγγραφή σε δεδουλευμένη βάση εξακολουθεί να είναι στο έτος 1, ωστόσο, οι εκτιμήσεις του έτους 1 για τα υπόλοιπα των λογαριασμών τόκων και υποχρεώσεων εξακολουθούν να είναι σωστές.

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει πώς φαίνεται μια καταχώριση με αντιστροφή. Και πάλι, παρατηρήστε ότι είναι απλώς η κατοπτρική εικόνα του Journal Entry 16. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι ανατρεπόμενες.

Καταχώριση ημερολογίου 17: Αντιστροφή ενός δεδουλευμένου

Όταν πραγματοποιείται η πραγματική πληρωμή τόκων δανείου, η ημερολογιακή καταχώριση εμφανίζεται σαν να μην υπήρξε ποτέ δεδουλευμένη ή αντιστροφή. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει αυτό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάποια στιγμή του έτους 2 η επιχείρηση πληρώνει 1.800 $ τόκους πραγματοποιώντας μια πληρωμή σε μετρητά. Η καταχώριση ημερολογίου 18 δείχνει πώς καταγράφεται αυτή η συναλλαγή.

Καταχώριση ημερολογίου 18: Η «πραγματική» πληρωμή τόκου δανείου

• Η καταχώριση ημερολογίου 16 σάς δίνει τη δυνατότητα να δείξετε ότι, στο τέλος του έτους 1, η επιχείρηση οφείλει 1.200 $ τόκους για ένα δάνειο — παρόλο που αυτός ο τόκος δεν έχει ακόμη καταβληθεί. Η καταχώριση ημερολογίου 16 δείχνει επίσης ότι, παρόλο που τα χρήματα δεν πληρώθηκαν, προέκυψε δαπάνη τόκου δανείου ύψους 1.200 $.

• Οι καταχωρήσεις ημερολογίου 17 και 18 πρέπει να συνδυαστούν για να γίνουν κατανοητές. Η καταχώριση ημερολογίου 17, για παράδειγμα, μειώνει τους πληρωτέους τόκους του δανείου στο μηδέν. Θυμηθείτε ότι οι πληρωτέοι τόκοι δανείου θα είναι ένας λογαριασμός υποχρέωσης ισολογισμού.

  Ο συνδυασμός των 1.200 $ χρέωσης και πίστωσης μηδενίζει αυτόν τον λογαριασμό. Η πίστωση 1.200 $ σε δαπάνη τόκου δανείου στην Καταχώριση ημερολογίου 17 πρέπει να συνδυαστεί με τα 1.800 $ χρέωση τόκων σε δάνειο στο Ημερολόγιο 18. Αυτό φαίνεται αστείο γιατί τελικά, δεν πληρώνετε πραγματικά τόκο 1.800 $; Αυτό είναι αλήθεια.

  Αλλά κοιτάζοντας πίσω στο Journal Entry 16, μπορείτε να δείτε ότι έχετε ήδη καταγράψει 1.200 $ δαπάνη τόκου δανείου. Αυτό το έξοδο τόκων έχει καταγραφεί για το έτος 1 σε αυτό το παράδειγμα. Εάν έχετε συνολικά τόκο δανείου 1.800 $, αυτό που απομένει για το έτος 2 είναι τα υπόλοιπα 600 $.

  Ο συνδυασμός της πίστωσης 1.200 $ σε δαπάνη τόκου δανείου και της χρέωσης 1.800 $ σε δαπάνη τόκου δανείου παράγει αυτά τα 600 $ δαπάνη τόκου δανείου. Το μόνο άλλο στοιχείο αυτών των δύο εγγραφών ημερολογίου είναι η πίστωση 1.800 $ σε μετρητά. Αυτή η πίστωση σε μετρητά αντιπροσωπεύει μόνο την πραγματική πληρωμή σε μετρητά που πραγματοποιείται για την πληρωμή του ποσού των τόκων του δανείου.