Πώς να καταγράψετε την παραλαβή αντικειμένων στο QuickBooks 2014

Όταν λαμβάνετε αντικείμενα από έναν προμηθευτή, μπορείτε να καταγράψετε την απόδειξη στο QuickBooks. Συνήθως το κάνετε αυτό όταν θέλετε να καταγράψετε την παραλαβή ενός αντικειμένου ακόμη και πριν λάβετε έναν λογαριασμό για το αντικείμενο. Για παράδειγμα, σε οποιαδήποτε επιχείρηση με απόθεμα, θέλετε να γνωρίζετε ακριβώς πόσο απόθεμα έχετε στην αποθήκη σας ή στον όροφο του καταστήματός σας.

Δεν θέλετε να περιμένετε να προσαρμόσετε τα αρχεία αποθέματός σας για αυτές τις αγορές έως ότου λάβετε το τιμολόγιο από τον προμηθευτή. Σε αυτό το σενάριο, ηχογραφείτε όταν λαμβάνετε στοιχεία.

Για να καταγράψετε τις αποδείξεις προϊόντων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές→Λήψη αντικειμένων.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου.

Επιλέξτε τον προμηθευτή από τον οποίο λαμβάνετε αντικείμενα από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής.

Επιλέξτε τυχόν παραγγελίες αγοράς από τις οποίες λαμβάνετε προϊόντα.

Εάν υπάρχουν ανοιχτές εντολές αγοράς για τον προμηθευτή, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος, το οποίο σας ρωτά εάν θέλετε να λαμβάνετε αντικείμενα έναντι μιας από τις ανοιχτές εντολές αγοράς. Εάν τα αντικείμενα που λαμβάνετε είναι στοιχεία που έχετε ορίσει σε μια παραγγελία αγοράς, κάντε κλικ στο Ναι.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα παραγγελιών αγοράς — το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει μόνο ανοιχτές εντολές αγοράς — επιλέξτε αυτή που παρήγγειλε τα προϊόντα που λαμβάνετε τώρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks συμπληρώνει την καρτέλα Είδη του παραθύρου Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες από την παραγγελία αγοράς.

Αυτή η αυτόματη εισαγωγή δεδομένων των πληροφοριών παραγγελίας αγοράς θα σας εξοικονομήσει χρόνο, εάν τα στοιχεία που λαμβάνετε ταιριάζουν με τα στοιχεία της παραγγελίας αγοράς.

Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραλαβής.

Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία για να επιβεβαιώσετε την ημερομηνία παραλαβής. Όπως και με το πεδίο Ημερομηνία σε άλλα σημεία στα QuickBooks, εισαγάγετε την ημερομηνία σε μορφή μμ/ηη/εεεε. Ή κάντε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο που εμφανίζεται στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία και επιλέξτε την ημερομηνία από το αναδυόμενο ημερολόγιο που εμφανίζει το QuickBooks.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σύνολο για να προσδιορίσετε τη συνολική αξία της παραγγελίας που ελήφθη, εάν είναι διαθέσιμη.

Το QuickBooks υπολογίζει αυτό το σύνολο για εσάς προσθέτοντας το κόστος μεμονωμένων αντικειμένων, ώστε να μπορείτε να περιμένετε μέχρι αργότερα.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε έναν αριθμό αναφοράς.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ref. Πεδίο αριθ. για να δώσετε έναν αριθμό αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αναφέρετε τον αριθμό παραγγελίας του προμηθευτή.

(Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση.

Περιγράψτε τα στοιχεία που παραλήφθηκαν.

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Στοιχεία για να προσδιορίσετε τα στοιχεία που έχετε λάβει. Η καρτέλα "Είδη" του παραθύρου "Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου" μοιάζει και λειτουργεί με την καρτέλα "Είδη" του παραθύρου "Δημιουργία παραγγελίας αγοράς".

Περιγράψτε τυχόν σχετικά έξοδα.

Η καρτέλα Έξοδα του παραθύρου Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου λειτουργεί όπως η καρτέλα Έξοδα του παραθύρου Εγγραφή επιταγών.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε το στοιχείο απόδειξης.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο, το QuickBooks αποθηκεύει τις πληροφορίες παραλαβής του αντικειμένου σας και κλείνει το παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο, το QuickBooks αποθηκεύει τις πληροφορίες παραλαβής του στοιχείου και εμφανίζει ξανά μια νέα, καθαρή, καθαρισμένη έκδοση του παραθύρου Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο για να περιγράψετε τις αποδείξεις ορισμένων άλλων συνόλων αντικειμένων.