Πώς να καταγράψετε μια απόδειξη πώλησης στο QuickBooks 2015

Καταγράφετε μια απόδειξη πώλησης στο QuickBooks 2015 όταν ένας πελάτης σας πληρώνει πλήρως για τα αγαθά στο σημείο πώλησης. Τα ακόλουθα βήματα περιγράφουν τον τρόπο καταγραφής των αποδείξεων πωλήσεων για προϊόντα, τα οποία είναι ο πιο περίπλοκος τύπος πώλησης σε μετρητά. Η καταγραφή των αποδείξεων πωλήσεων για υπηρεσίες λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο. Απλώς συμπληρώστε λιγότερα πεδία.

Επιλέξτε Πελάτες→ Εισαγάγετε αποδείξεις πωλήσεων.

Ή, στην Αρχική οθόνη, κάντε κλικ στο εικονίδιο Δημιουργία αποδείξεων πωλήσεων. Ή, στο Κέντρο Πελατών, επιλέξτε τον πελάτη από τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέες Συναλλαγές→ Αποδείξεις Πωλήσεων.

Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης.

Το QuickBooks προσαρμόζει τις φόρμες του για να ταιριάζουν στον συγκεκριμένο τύπο επιχείρησής σας.

Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν χρειάζεται, την εργασία.

Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά του πλαισίου. Κάντε κύλιση στη λίστα Customer:Job μέχρι να δείτε τον πελάτη ή το όνομα εργασίας που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό. Λάβετε υπόψη ότι σε αντίθεση με τα τιμολόγια, το πεδίο Customer:Job δεν απαιτείται για πωλήσεις σε μετρητά.

(Προαιρετικό) Καθορίστε μια κατηγορία για την απόδειξη πώλησης.

Εάν χρησιμοποιείτε κλάσεις για την κατηγοριοποίηση συναλλαγών, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία και επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία για την απόδειξη πώλησης.

Ημερομηνία της απόδειξης πώλησης.

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ. Μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε από τους κωδικούς επεξεργασίας ημερομηνίας.

(Προαιρετικό) Εισαγάγετε έναν αριθμό πώλησης.

Το QuickBooks προτείνει έναν αριθμό έκπτωσης προσθέτοντας 1 στον τελευταίο αριθμό πώλησης που χρησιμοποιήσατε. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον αριθμό ή την καρτέλα στο πλαίσιο κειμένου "Αριθμός έκπτωσης" και αλλάξτε τον αριθμό σε ό,τι θέλετε.

Διορθώστε τη διεύθυνση Sold To, εάν είναι απαραίτητο.

Το QuickBooks αφαιρεί τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα πελατών και χρησιμοποιεί τη διεύθυνση χρέωσης ως διεύθυνση Πωλήθηκε σε. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση για την πώληση σε μετρητά, αντικαθιστώντας το κατάλληλο τμήμα της συνήθους διεύθυνσης χρέωσης.

Καταγράψτε τον αριθμό επιταγής.

Εισαγάγετε τον αριθμό ελέγχου του πελάτη στο πλαίσιο κειμένου "Αριθμός ελέγχου". Εάν ο πελάτης σας πληρώνει με μετρητά, μπορείτε να αφήσετε κενό το πλαίσιο κειμένου Check No..

Καθορίστε τον τρόπο πληρωμής.

Για να καθορίσετε τη μέθοδο πληρωμής, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Τρόπος πληρωμής και επιλέξτε κάτι από αυτήν: μετρητά, επιταγή, Visa, MasterCard ή οτιδήποτε άλλο. Εάν δεν βλέπετε τη μέθοδο πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να προσθέσετε τη μέθοδο στη λίστα Τρόποι πληρωμής. Επιλέξτε Προσθήκη νέου για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέα μέθοδος πληρωμής. Εισαγάγετε μια περιγραφή του τρόπου πληρωμής στο πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο OK.

Περιγράψτε κάθε αντικείμενο που πουλάτε.

Μετακινήστε τον κέρσορα στην πρώτη σειρά του πλαισίου λίστας Στοιχείο/Περιγραφή/Φόρος/Ποσότητα/Ποσοστό/Ποσό. Όταν το κάνετε, το QuickBooks μετατρέπει το πεδίο Item σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Item της πρώτης άδειας σειράς στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο.

Όταν το κάνετε, το QuickBooks συμπληρώνει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Βαθμολογία με οποιαδήποτε περιγραφή πώλησης και τιμή πώλησης καταχωρίσατε στη λίστα Στοιχείων. Εισαγάγετε τον αριθμό των ειδών που πωλήθηκαν στο πλαίσιο κειμένου Ποσότητα. Περιγράψτε καθένα από τα άλλα αντικείμενα που πουλάτε συμπληρώνοντας τις επόμενες κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

Περιγράψτε τυχόν ειδικά είδη που πρέπει να περιλαμβάνει η απόδειξη πώλησης.

Ιδού η σέσουλα: Η QuickBooks πιστεύει ότι οτιδήποτε κολλάτε σε μια απόδειξη είναι κάτι που πουλάτε. Εάν πουλάτε μπλε, κίτρινα και κόκκινα thingamajigs, προφανώς πρέπει να προσθέσετε καθένα από αυτά τα στοιχεία στη λίστα Item. Αλλά αν προσθέσετε χρεώσεις ναύλων στην απόδειξή σας, η QuickBooks πιστεύει ότι αυτές οι χρεώσεις είναι απλώς ένα άλλο πράγμα και απαιτεί από εσάς να εισαγάγετε ένα άλλο στοιχείο στη λίστα.

Για να συμπεριλάβετε ένα από αυτά τα ειδικά στοιχεία, μετακινήστε τον κέρσορα στην επόμενη κενή σειρά στο πλαίσιο Στοιχείο, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα κάνοντας κλικ στο βέλος στη δεξιά πλευρά του πλαισίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο. Αφού το QuickBooks συμπληρώσει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Βαθμολογία, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες.

Εάν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου Φορολογητέα όταν προσθέσατε το στοιχείο στη λίστα Είδος, η λέξη Φόρος εμφανίζεται στη στήλη Φόρος για να υποδείξει ότι το είδος θα φορολογηθεί.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα είδος έκπτωσης, πρέπει να κολλήσετε ένα υποσύνολο στην απόδειξη μετά τα είδη αποθέματος ή άλλα είδη που θέλετε να κάνετε έκπτωση. Στη συνέχεια, κολλήστε το προϊόν έκπτωσης αμέσως μετά το υποσύνολο. Με αυτόν τον τρόπο, το QuickBooks υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

(Προαιρετικό) Προσθέστε ένα μήνυμα πελάτη.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο Μήνυμα πελάτη, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε ένα έξυπνο μήνυμα πελάτη. Για να προσθέσετε μηνύματα πελατών στη λίστα μηνυμάτων πελατών, επιλέξτε Προσθήκη νέου. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το πλαίσιο Μήνυμα νέου πελάτη, συμπληρώστε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Προσδιορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

Εάν καθορίσετε φορολογικά στοιχεία κατά τη δημιουργία του αρχείου της εταιρείας σας κατά τη ρύθμιση QuickBooks, το QuickBooks συμπληρώνει τα προεπιλεγμένα φορολογικά στοιχεία προσθέτοντας τα φορολογητέα στοιχεία και πολλαπλασιάζοντας με το ποσοστό που υποδείξατε όταν δημιουργήσατε το εταιρικό σας αρχείο. Εάν οι πληροφορίες είναι εντάξει, προχωρήστε στο Βήμα 13. Εάν όχι, μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο Φόρος και επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

Προσθέστε ένα σημείωμα στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια περιγραφή σημειώματος με τις πληροφορίες πώλησης σε μετρητά. Αυτό το σημείωμα δεν είναι για τον πελάτη σας. Δεν τυπώνεται καν στην απόδειξη μετρητών, αν αποφασίσετε να εκτυπώσετε. Το σημείωμα είναι μόνο για τα μάτια σας. Οι περιγραφές σημειώσεων σάς παρέχουν έναν τρόπο αποθήκευσης πληροφοριών που σχετίζονται με μια πώληση με τις πληροφορίες απόδειξης πώλησης.

Αποφασίστε εάν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη.

Εάν δεν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα είναι κενό.

Αποθηκεύστε την απόδειξη πώλησης.

Για να αποθηκεύσετε μια ολοκληρωμένη απόδειξη πώλησης, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.