Για να χρεώσετε έναν πελάτη στο QuickBooks, δημιουργείτε ένα τιμολόγιο. Για να καταγράψετε το γεγονός ότι πουλήσατε στον πελάτη κάποιο είδος — πιθανώς επειδή ο πελάτης αγοράζει και πληρώνει ταυτόχρονα για το προϊόν ή την υπηρεσία — δεν τιμολογείτε τον πελάτη. Αντίθετα, δημιουργείτε μια απόδειξη πώλησης. Μια απόδειξη πώλησης μοιάζει πολύ, πολύ με ένα τιμολόγιο.
Ωστόσο, δεν περιλαμβάνει πληροφορίες αποστολής (γιατί δεν είναι σχετικές) και σας επιτρέπει να καταγράφετε το ποσό που πληρώνει ο πελάτης.
Για να καταγράψετε μια απόδειξη πώλησης όταν χρειάζεται, επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Στο παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Customer:Job για να περιγράψετε τον πελάτη ή, προαιρετικά, τον πελάτη και την εργασία.
Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη για να προσδιορίσετε την τάξη εάν εκτελείτε παρακολούθηση τάξης.
Μπορείτε να προσαρμόσετε μια απόδειξη πώλησης με τον ίδιο βασικό τρόπο που προσαρμόζετε μια φόρμα τιμολογίου.
Δώστε τις πληροφορίες κεφαλίδας απόδειξης πώλησης.
Μια απόδειξη πώλησης, όπως ένα τιμολόγιο, περιλαμβάνει ορισμένες πληροφορίες κεφαλίδας. Συγκεκριμένα, η απόδειξη πώλησης περιλαμβάνει ημερομηνία απόδειξης πώλησης και αριθμό πώλησης. Η απόδειξη πώλησης περιλαμβάνει επίσης ένα κουτί Sold To, το οποίο δείχνει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη. Θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι αυτές οι πληροφορίες είναι σωστές — και θα πρέπει να είναι εάν καταγράφετε έγκαιρες αποδείξεις πωλήσεων και έχετε μια ενημερωμένη λίστα πελατών.
Χρησιμοποιήστε τη στήλη Στοιχείο για να περιγράψετε τα αντικείμενα που πουλάτε.
Η στήλη Είδος μιας απόδειξης πώλησης λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο όπως η στήλη Είδος ενός τιμολογίου. Επομένως, αντί να επαναλαμβάνομαι, επιστρέψτε στην προηγούμενη συζήτηση για το πώς λειτουργεί αυτή η στήλη.
(Προαιρετικό) Εάν θέλετε, εισαγάγετε ένα μήνυμα πελάτη στην περιοχή υποσέλιδου του παραθύρου Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων.
Εάν έχετε προσθέσει άλλες πληροφορίες υποσέλιδου στο παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης — επειδή έχετε προσαρμόσει το πρότυπο φόρμας απόδειξης πώλησης — μπορείτε να συμπεριλάβετε και αυτές τις πληροφορίες.
Περιγράψτε πού πηγαίνουν τα έσοδα από τις πωλήσεις.
Στην κάτω αριστερή γωνία, το παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης ενδέχεται να εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε. Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα για να υποδείξετε τι να κάνετε με τα χρήματα που λαμβάνετε από αυτήν την πώληση.
Εάν καταθέσετε αμέσως το ποσό σε τραπεζικό λογαριασμό, επιλέξτε τον λογαριασμό στον οποίο θέλετε να καταθέσετε την επιταγή. Εάν θέλετε να συνδυάσετε αυτήν την απόδειξη με ένα σωρό άλλες αποδείξεις — ίσως πρόκειται να καταθέσετε τις αποδείξεις της ημέρας μαζί σε ένα εφάπαξ ποσό — επιλέξτε Ομάδα με άλλα ακατάθετα κεφάλαια.
Εάν δεν βλέπετε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε, μπορεί να έχετε υποδείξει (ίσως και ακούσια) κατά τη ρύθμιση ότι θέλετε το QuickBooks να υποθέσει ότι τα κεφάλαια κατατίθενται σε λογαριασμό μη κατατεθειμένων κεφαλαίων. Αυτό μάλλον λειτουργεί μια χαρά.
Εάν θέλετε να καθορίσετε έναν λογαριασμό στον οποίο πηγαίνουν τα έσοδα από τις πωλήσεις όταν καταγράφετε την απόδειξη πώλησης, επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληρωμές, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή Χρήση μη κατατεθειμένων κεφαλαίων ως προεπιλεγμένης κατάθεσης σε λογαριασμό.
(Προαιρετικό) Για να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο της απόδειξης, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.
Όταν εκτυπώσετε την απόδειξη, μπορείτε να την παραδώσετε στον πελάτη σας.
Τα κουμπιά Προηγούμενο, Επόμενο, Εύρεση, Ορθογραφία, Εμφάνιση/Απόκρυψη ιστορικού και Χρόνος/Κόστος στο παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων λειτουργούν πανομοιότυπα με τα ίδια κουμπιά στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε την απόδειξη πώλησης.
Αυτά τα κουμπιά λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο στο παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης όπως και στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.
Τόσο το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων όσο και το παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης περιλαμβάνουν ένα πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα στη γραμμή εργαλείων στην καρτέλα Κύρια. Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το QuickBooks προσθέτει το τιμολόγιο ή την απόδειξη πώλησης στη λίστα με τα μη εκτυπωμένα τιμολόγια ή τις αποδείξεις πωλήσεων.
Μπορείτε να εκτυπώσετε τιμολόγια και αποδείξεις πωλήσεων που εμφανίζονται σε κάθε πλευρά αυτών των λιστών επιλέγοντας την εντολή Αρχείο→Εκτύπωση φορμών και, στη συνέχεια, επιλέγοντας είτε την εντολή Τιμολόγια είτε την εντολή Απόδειξη πώλησης. Υπάρχει επίσης ένα πλαίσιο ελέγχου Email Later που μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να στείλετε με e-mail μια απόδειξη αργότερα.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
