Πώς να καταγράψετε επιστροφές χρημάτων στο QuickBooks Online

Συμβαίνει. Είναι τρομερό, αλλά, συμβαίνει. Περιστασιακά, πρέπει να επιστρέψετε χρήματα που έχετε λάβει από έναν πελάτη και πρέπει να τα καταγράψετε στο QuickBooks Online.

Εάν ένας πελάτης σας επιστρέψει εμπορεύματα, εκδώστε ένα πιστωτικό σημείωμα. Εναλλακτικά, εάν πρέπει να επιστρέψετε χρήματα σε έναν πελάτη - ίσως επειδή τα εμπορεύματα έφτασαν κατεστραμμένα και ο πελάτης δεν θέλει να τα παραγγείλει εκ νέου - εκδώστε μια απόδειξη επιστροφής χρημάτων.

Καταγραφή πιστωτικού σημειώματος

Εάν ένας πελάτης επιστρέψει αγαθά που αγόρασε προηγουμένως ή εάν εσείς και ο πελάτης συμφωνείτε ότι το οφειλόμενο ή μελλοντικό υπόλοιπο του πελάτη πρέπει να μειωθεί, καταγράψτε ένα πιστωτικό σημείωμα στο QBO.

Από προεπιλογή, το QBO εφαρμόζει αυτόματα πιστωτικά σημειώματα σε εκκρεμή ή μελλοντικά τιμολόγια. Εάν θέλετε να αλλάξετε αυτήν τη συμπεριφορά, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Λογαριασμός και Ρυθμίσεις (επιλέξτε μενού Gear → Account and Settings) και κάντε κλικ στο Advanced στα αριστερά. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Αυτοματισμός στα δεξιά και κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη εφαρμογή πιστώσεων.

Εισάγετε μια συναλλαγή πιστωτικού σημειώματος σχεδόν με τον ίδιο τρόπο που εισάγετε ένα τιμολόγιο. για να εμφανίσετε το παράθυρο Πιστωτικό Σημείωμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία του μενού και να επιλέξετε Πιστωτικό Σημείωμα ή, από τη σελίδα Συναλλαγές Πωλήσεων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα συναλλαγή και να επιλέξετε Πιστωτικό Σημείωμα.

Εισαγωγή πιστωτικού σημειώματος.

Επιλέξτε τον πελάτη, συμπληρώστε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες για τις οποίες εκδίδετε πιστωτικό σημείωμα, συμπληρώστε στο κάτω μέρος του παραθύρου Πιστωτικό Σημείωμα με τις κατάλληλες πληροφορίες και αποθηκεύστε τη συναλλαγή. Αυτό το παράθυρο συναλλαγής μοιάζει πολύ με το παράθυρο συναλλαγής τιμολογίου..

Μπορείτε να εισαγάγετε ένα πιστωτικό σημείωμα για έναν πελάτη ακόμα κι αν ο πελάτης δεν έχει προς το παρόν εκκρεμή τιμολόγια. όταν εισάγετε το επόμενο τιμολόγιο του πελάτη, η QBO θα εφαρμόσει το πιστωτικό σημείωμα στο τιμολόγιο.

Όταν εισάγετε ένα πιστωτικό σημείωμα για έναν πελάτη που έχει εκκρεμή τιμολόγια, η QBO εφαρμόζει το πιστωτικό σημείωμα σε ένα εκκρεμές τιμολόγιο. αν δείτε τη λίστα Συναλλαγών Πωλήσεων για το συγκεκριμένο τιμολόγιο, θα παρατηρήσετε ότι η κατάστασή του είναι Μερική, που σημαίνει ότι το τιμολόγιο έχει εξοφληθεί μερικώς.

Έκδοση επιστροφής χρημάτων σε πελάτη

Χρησιμοποιήστε τη συναλλαγή απόδειξης επιστροφής χρημάτων της QBO εάν πρέπει να επιστρέψετε χρήματα σε έναν πελάτη αντί να μειώσετε ένα οφειλόμενο ή μελλοντικό υπόλοιπο. Σε αυτό το παράδειγμα, μια επιταγή επιστροφής χρημάτων πρόκειται να εκδοθεί σε έναν πελάτη, η οποία θα αφαιρέσει το ποσό της επιστροφής χρημάτων από έναν τραπεζικό λογαριασμό και θα μειώσει έναν λογαριασμό εισοδήματος. Ο πελάτης δεν επέστρεψε κανένα αντικείμενο.

Για να λάβετε υπόψη τις επιστροφές χρημάτων που εκδίδετε όταν ένας πελάτης δεν επιστρέφει ένα προϊόν, δημιουργήστε πρώτα έναν λογαριασμό που ονομάζεται Επιστροφές και επιδόματα και αντιστοιχίστε αυτόν τον λογαριασμό στην κατηγορία Τύπος εισοδήματος και έναν λεπτομερή τύπο εκπτώσεων/επιστροφών χρημάτων. Στη συνέχεια, ρυθμίστε μια υπηρεσία στη λίστα Προϊόντα και Υπηρεσίες και ονομάστε την κάτι σαν Επιστροφές χρημάτων πελατών ή ακόμα και Επιστροφές & Επιδόματα. Μην επιλέξετε Φορολογείται για την υπηρεσία. Εκχωρήστε την υπηρεσία στον λογαριασμό Επιστροφές και Επιδόματα και μην ορίσετε μια προεπιλεγμένη Τιμή/Τιμή.

Η συμπλήρωση του παραθύρου Απόδειξη επιστροφής χρημάτων μοιάζει πολύ με τη συμπλήρωση του παραθύρου τιμολογίου. Για να εμφανίσετε το παράθυρο Απόδειξη επιστροφής χρημάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία — το σύμβολο συν (+) — και επιλέξτε Απόδειξη επιστροφής χρημάτων στη στήλη Πελάτες. Επιλέξτε έναν πελάτη και η QBO συμπληρώνει τις σχετικές πληροφορίες πελατών.

Έκδοση επιταγής επιστροφής χρημάτων.

Επιλέξτε έναν τρόπο πληρωμής και έναν λογαριασμό. εάν επιλέξετε τραπεζικό λογαριασμό, το QBO εμφανίζει το τρέχον υπόλοιπο του τραπεζικού λογαριασμού και τον επόμενο αριθμό επιταγής που σχετίζεται με τον λογαριασμό. Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα.

Στο παράδειγμα, ο πελάτης δεν επιστρέφει αντικείμενα, επομένως επιλέχθηκε η υπηρεσία Επιστροφές χρημάτων και επιδομάτων. Εάν ο πελάτης σας επιστρέφει αντικείμενα, επιλέξτε το στοιχείο στη στήλη Προϊόν/Υπηρεσία που επιστρέφει ο πελάτης με αντάλλαγμα την επιστροφή χρημάτων και μην επιλέξετε την υπηρεσία Επιστροφές χρημάτων και επιδομάτων.

Μπορείτε να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος του παραθύρου συναλλαγής Απόδειξη επιστροφής χρημάτων και να συμπληρώσετε όλες τις ίδιες πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο κάτω μέρος ενός τιμολογίου.