Πώς να καταγράφετε τραπεζικές καταθέσεις με το QuickBooks 2012

Το QuickBooks 2012 παρέχει επίσης μια εντολή και ένα παράθυρο για την καταγραφή τραπεζικών καταθέσεων. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το προϊόν του QuickBooks για το μικρό αδελφό, Quicken, πολλές από τις πληροφορίες που βλέπετε εδώ θα είναι γνωστές. Τα τραπεζικά εργαλεία QuickBooks μοιάζουν με το δημοφιλές πρόγραμμα QuickBooks.

Για να καταγράψετε τις τραπεζικές καταθέσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Τραπεζική→ Πραγματοποίηση Καταθέσεων.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές προς Κατάθεση. Το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει τυχόν πληρωμές που είχαν καταγραφεί προηγουμένως χρησιμοποιώντας τις εντολές Λήψη πληρωμών και Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων, οι οποίες εμφανίζονται στο μενού Πελάτες.

2 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Payments to Deposit για να επιλέξετε τις πληρωμές που θέλετε να καταθέσετε.

Μπορείτε να επιλέξετε όλες τις πληρωμές που αναφέρονται κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες πληρωμές κάνοντας κλικ σε αυτές. Το QuickBooks επισημαίνει τις επιλεγμένες πληρωμές με ένα σημάδι επιλογής.

3 Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων.

4 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Κατάθεση σε για να προσδιορίσετε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο καταθέτετε τα χρήματα και το πλαίσιο Ημερομηνία για να προσδιορίσετε την ημερομηνία κατάθεσης.

Μπορείτε να εισαγάγετε την ημερομηνία με τον τρόπο μμ/ηη/εεεε ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί μικρού ημερολογίου στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία. Στο ημερολόγιο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην ημέρα που θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο Ημερομηνία.

5 Καταγράψτε τυχόν πρόσθετα ποσά κατάθεσης.

Εάν θέλετε επίσης να συμπεριλάβετε ως μέρος της κατάθεσης κάποια άλλη πληρωμή που δεν αναφέρεται αρχικά στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επόμενη κενή σειρά της λίστας για να περιγράψετε αυτήν την πληρωμή. Για να περιγράψετε την πληρωμή, χρησιμοποιήστε τη στήλη Λήφθηκε από για να προσδιορίσετε τον πελάτη, τον πωλητή ή άλλο άτομο ή επιχείρηση που πραγματοποιεί την πληρωμή.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Από λογαριασμό για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό που πρέπει να πιστωθεί για αυτήν την πληρωμή. Στην περίπτωση πληρωμής πελάτη που είναι πώληση, για παράδειγμα, ο λογαριασμός εσόδων από πωλήσεις θα πρέπει να είναι αυτός που καταγράφεται στη στήλη Από λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε τις υπόλοιπες στήλες του παραθύρου Πραγματοποίηση καταθέσεων — Σημείωση, Αρ. Chk, Pmt Meth., Κατηγορία και Ποσό — για να δώσετε τις άλλες λεπτομέρειες της πληρωμής.

6 Προσδιορίστε οποιοδήποτε ποσό επιστροφής μετρητών.

Εάν κάνετε μια κατάθεση 1.000 $ αλλά θέλετε να κρατήσετε 100 $ από την κατάθεση ως μετρητά, καταγράφετε ένα ποσό επιστροφής μετρητών. Για να καταγράψετε ένα ποσό επιστροφής μετρητών, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Cash Back Goes To για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό που πρέπει να προσαρμοστεί για την επιστροφή μετρητών. Χρησιμοποιήστε το πεδίο Υπόμνημα επιστροφής μετρητών για να περιγράψετε τον λόγο της συναλλαγής επιστροφής μετρητών.

Τέλος, εισαγάγετε το ποσό επιστροφής μετρητών στο πλαίσιο με τον έξυπνο τίτλο Cash Back Amount. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να κρατήσετε επιστροφή μετρητών 100 $ για μπόνους υπαλλήλων, μπορείτε να εισαγάγετε μπόνους υπαλλήλων (υποθέστε ότι πρόκειται για λογαριασμό εξόδων) στο πλαίσιο Cash Back Goes To. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Υπόμνημα επιστροφής μετρητών για να περιγράψετε την περίσταση αυτών των μπόνους υπαλλήλων.

Τέλος, θα εισάγατε το ποσό επιστροφής μετρητών, 100 $ , στο πλαίσιο Ποσό επιστροφής μετρητών.

7 Αποθηκεύστε τη συναλλαγή κατάθεσης.

Όπως συμβαίνει με άλλα παράθυρα καταχώρισης συναλλαγών QuickBooks, κάντε κλικ είτε στο Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης. Σημειώστε ότι αφού αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης, το QuickBooks καταγράφει την κατάθεση στον κατάλληλο τραπεζικό λογαριασμό.

Αυτό το σύνολο της συναλλαγής κατάθεσης — που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου στο πεδίο Σύνολο κατάθεσης — είναι το ποσό που εμφανίζεται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού. Είναι επίσης το ποσό που εμφανίζεται στο μητρώο τραπεζικού λογαριασμού.

Το παράθυρο Πραγματοποίηση Καταθέσεων παρέχει επίσης τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο που σας δίνουν τη δυνατότητα να πραγματοποιείτε σελίδα εμπρός και πίσω μέσω των συναλλαγών κατάθεσης. Το κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Πραγματοποίηση καταθέσεων σάς επιτρέπει να εκτυπώσετε μια λίστα καταθέσεων. Το κουμπί Πληρωμές σάς επιτρέπει να εμφανίσετε ξανά το πλαίσιο διαλόγου Πληρωμές σε Κατάθεση.